Gestionnaire administratif.ve des formations diplômantes et qualifiantes en formation continue FCPS UP1
Référence : 2024-1617912
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Paris I - Panthéon- Sorbonne
- Localisation : 21 rue Broca 75005 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels selon expérience € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Mission principale de l’agent : sous la responsabilité du responsable administrati.f.ve de la Formation Continue Panthéon Sorbonne et du responsable du Pôle formation FCPS le.la gestionnaire formation doit assurer les missions administratives et financières ainsi que les missions de scolarité de suivi des stagiaires pour le bon déroulement des formations continues qui lui sont attribuées.
Conseil et orientation Informer, orienter, conseiller et suivre les stagiaires de la Formation Continue sur les démarches administratives liées à la formation
- Informer, orienter et suivre les stagiaires en Apprentissage sur les démarches administratives liées à la formation
- Assurer un accompagnement et un suivi personnalisé du stagiaire durant toute sa scolarité
- Assurer le rôle d’interface entre les différents partenaires : responsable pédagogique, équipe pédagogique, services centraux de l’université, entreprises, organismes financeurs …
- Assurer la diffusion d’informations relatives aux formations en interne avec la personne chargée de la communication.
Gestion administrative - Assurer le bon déroulement d’une formation offerte aux stagiaires : respecter la campagne de recrutement des stagiaires, assurer et suivre les inscriptions administratives, diffuser et mettre à jour les plannings formations, diffuser les maquettes de diplômes et règlements de contrôle des connaissances (RCC)…
- Assurer la gestion du courrier et de la messagerie
- Assurer la mise à jour des documents liés à la formation : feuilles d’émargement, feuilles de présence, , CPF…
- Assurer le classement et l’archivage
Gestion scolarité Transmettre et récupérer les questionnaires de satisfaction
- Organiser la rentrée officielle avec les responsables pédagogique
- Gérer et superviser la plateforme FCPS TA pour les stagiaires en distanciel
- Gérer les galops d’essai des présentiels et distanciels
- Assurer la diffusion et le respect du programme
- Organiser les amphis à mi-parcours
Gestion financière- Elaborer les devis et suivre les dossiers de financement individuels, CPF, entreprises, Pole Emploi sur les plateformes dédiées
- Assurer le suivi des mises en paiement
- Assurer et suivre le traitement des conventions, des contrats, des prises en charge financière
- Préparer les éléments nécessaires à la mise en paiement des vacataires
Assistance logistique Mettre à disposition l’ensemble des moyens pédagogiques (locaux, matériel informatique, reprographie) pour le bon déroulement d’une formation
- Gérer et renseigner l’application FCA MANAGER (gestion de la formation continue)
- Participer à l’organisation des réunions, des et des salons
Profil recherché
Outils spécifiques à l’activité
- Pack office / messagerie
- Base de données et application : FCA Manager – APOGEE - EPI
- Kairos
- CPF
- Transition Pro
Savoir-faire :
- Maitriser les techniques de gestion administratives
- Maîtriser la règlementation et les procédures liées à la gestion de la scolarité
- Connaitre la règlementation en matière de Formation Continue
- Etre organisé.e et rigoureu.x.se
- Avoir une aisance relationnelle et le sens de l’accueil
- Travailler en équipe
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
À propos de l'offre
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Pour candidater: recrutement@univ-paris1.fr
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Suite Mission Démarche qualité en continu
- Participer à la mise en place de FCA Manager au sein des composantes
- Référente au sein de FCPS et des composantes des montages de dossier de financement : Compte personnel de formation (Plateforme MonCompteFormation)
- Gérer les plannings des ouvertures de cours à distance
- Appliquer les règles de conservation et de destruction des documents du service des archives de l’université
- Appliquer les innovations dans la fonction tel que l’utilisation des plateformes interactives pour chacune des formations gérées
- Participer aux journées portes ouvertes en présentiel et/ou à distance
- Participer aux groupes de travail destines à moderniser en continu les procédures internes au service et en relation avec les services centraux (fichiers partages avec la Direction des Affaires Financières, l’Agence Comptable…)
- Assurer la continuité de service lors de l’absence d’un personnel du pôle formation
- Se former dans le cadre des évolutions réglementaires de la Formation Tout au Long de la ViePortefeuille mixte de formations
Formations diplômantes :
Licence Pro / Master / DU -
Susceptible d'être vacant à partir du 02/09/2024
-
*Conseillère / Conseiller d'orientation et d'insertion*
