Gestionnaire Administratif(ve) et Financier(ère) - MAIRIE D ANNONAY

Placé sous l'autorité de la Directrice Aménagement urbain et cadre de vie, le/la gestionnaire administratif et financier recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif et financier de toute la direction.
Il/elle assure le secrétariat et la gestion quotidienne de l'activité de la direction, participe à la préparation et assure le suivi du budget en collaboration avec la CAF de la DGA ADAT, assiste la directrice, le chef de service et le chargé d'opérations ODP.

-- Participer à la préparation et assurer le budget le suivi du budget relatif à la direction :
o Contribuer à la définition et la déclinaison des objectifs financiers relatifs à la direction
o Contribuer à la préparation des différentes étapes budgétaires et superviser l'exécution des budgets en collaboration avec la CAF
o Assurer le traitement et le suivi des factures et des bons de commande de la direction
o Assurer le suivi budgétaire et administratif des opérations de travaux
o Assurer la saisie des bons de commande et la validation des factures sur le logiciel « Civil Finances »
o Vérifier la disponibilité des crédits et le rythme des dépenses sur les engagements
o Concevoir et optimiser les procédures internes d'élaboration et d'ajustement du budget de la direction en relation avec la CAF

-- Assurer la gestion quotidienne de l'activité de la direction :
o Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
o Prendre des notes, rédiger des courriers et mettre en forme des documents
o Assurer le secrétariat des réunions de coordination, d'autres réunions ou groupes de travail sur demande de la hiérarchie
o Coordonner le classement et l'archivage
o Assurer la continuité du secrétariat de la DGA
o Avoir une vue d'ensemble sur le temps de travail des agents de la direction et assurer le suivi des heures supplémentaires, récupérations, absences, formations etc...
o Assurer la coordination administrative (suivi du courrier ISIWORK, contrôle et suivi des demandes sur l'application GRU, relayer les informations...)
o Renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction

-- Assister la directrice et le chef de service :
o Être en appui de la directrice et du chef de service sur certaines missions
o Organiser l'agenda et la prise de rendez-vous
o Intégrer les priorités de la direction
o Assister certains agents ou chefs d'équipe sur des dossiers

-- Être en appui du chargé d'opérations ODP sur les dossiers ODP :
o Assurer l'accueil physique et téléphonique pour les demandes d'autorisation d'ODP
o Assurer le suivi des demandes en cours sous forme de tableau
o Assurer la mise en page, la numérotation, l'édition et la diffusion des arrêtés aux différents interlocuteurs
o Assurer le suivi des arrêtés avec redevance