Gestionnaire administratif·ve et financier·ère

-           Rédaction de courriers, classement, archivage, reprographie ;

-           Assistance à la direction de l’Institut : gestion des agendas de la direction, prise et organisation des rendez-vous et déplacements, préparation et remise des dossiers ;

-           Préparation des réunions internes : demande d’ordre du jour, communication des avis de réunions, circulation des documents pré- et post-réunions, rédaction du relevé de décisions ;

-           Suivi et commandes des fournitures, mobilier et autres achats de l’Institut ; interface avec les agents pour les besoins de maintenance liés à la vie sur le site ;

-           Suivi de la gestion des locaux en relation avec le bailleur et les prestataires intervenant dans les locaux du GIP (propreté, maintenance bâtimentaire, accès aux locaux) ;

-           Relations avec les services utiles du ministère de la Justice concernant l’organisation interne (reprographie, courrier, salles de réunion, badges, etc.) ;

-           Point de contact avec les fournisseurs et les prestataires de l’Institut : demande de devis, réservations à l’occasion d’évènements internes ou externes ou de rendez-vous extérieurs (hôtels et restaurants) ; préparation des accueils café lors des événements organisés dans les locaux de l’Institut, etc. ;

-           Alimentation et mise à jour de la base de données contacts de l’Institut : recherche nécessaire de mise à jour, intégration des nouveaux contacts, etc. ;

-           Suivi de l’inventaire physique de l’Institut ;

-           Référent·e en gestion des ressources humaines de proximité : gestion de l’accueil des nouveaux arrivants et du départ du personnel, secrétariat RH, rassemblement et communication des éléments variables de la paie et communication des bulletins de salaire.