Gestionnaire administratif·ve et financier·ere
Référence : 2025-1999635
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Bordeaux 3
- Localisation : Université Bordeaux Montaigne
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels à partir de 22K € brut/an € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions principales :
1. Gestion administrative et financière des projets pédagogiques
• Assurer l’engagement des dépenses, du bon de commande à la constatation du
service fait
o Recherche de devis (hors marché)
o Saisie des bons de commande dans GFC Dépenses
o Vérification des livraisons
• Émission des bons de commande et documents relatifs aux missions d’intervenants extérieurs, en lien avec les autres gestionnaires :
o Utilisation de GFC Dépenses, GFC Missions et de la plateforme du marché de voyage
• Suivi budgétaire des projets partenariaux, notamment le master IPCI
• Réalisation d’actes de gestion administrative divers pour le bureau SGF
2. Gestion des recrutements et de la paie des enseignants vacataires
• Suivi des recrutements en coordination avec les gestionnaires du SGF :
o Vérification des pièces administratives
o Suivi des contrats
o Saisie des heures et mise en paiement en relais opérationnel avec la gestionnaire référente
Contribution à la continuité de service
• Appui ponctuel à l’accueil de l’UFR
• Participation à l’organisation des appels d’examens
• Soutien si nécessaire à des missions au sein de l’établissement
Environnement de travail
Le poste est intégré au bureau service général et finance. Le bureau service général et finance est rattaché au Pôle Affaires Générales, sous la responsabilité du Responsable administratif et financier.
Répartition des effectifs :
• Service Général et Financier (SGF) : 4 personnes
• Espace Accueil et bureau logistique : 8 personnes, Maison des Arts : 3 personnes
Relations fonctionnelles :
• Pôle Études de l’UFR Humanités
• Enseignants et équipes pédagogiques
• Service financier central
• Agence comptable
• Pôle enseignants de la Direction des ressources humaines
• CFA
• Étudiants et partenaires externes
Profil recherché
Connaissances :
• Techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Classement, archivage, suivi de dossiers
• Organisation de l’université et fonctionnement des composantes
• Réglementation administrative et budgétaire
• Règle de comptabilité publique
Savoir-faire opérationnel :
• Accueillir, informer et orienter les usagers
• Saisir, mettre en forme et archiver des documents
• Gérer les courriers et les relances
• Utiliser les logiciels bureautiques (Word, Excel)
• Maîtriser ou avoir des connaissances sur :
o GFC Dépenses et Missions
o Pêche et Purple et hyperplanning (gestion des vacataires)
o Amplitudes, PJ Missions
• Gérer son activité dans un cadre contraint
• Travailler en équipe et en réseau
• Prioriser, trier et organiser les tâches
Savoir-être :
• Sens de l’accueil et du service public
• Rigueur, fiabilité, discrétion
• Réactivité et adaptabilité
• Polyvalence, dynamisme
• Bon relationnel et esprit d’équipe
• Bonne gestion du temps et des priorités
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Université Bordeaux Montaigne est une université d’Arts, Lettres, Langues et Sciences Humaines qui accueille plus de 18 000 étudiants chaque année (chiffres 2020-2021). Elle compte 1258 personnels dont 707 enseignants et chercheurs et 551 personnels BIATSS. Elle est actuellement organisée en 3 UFR, 2 instituts (IJBA et IUT), 1 école doctorale, 16 équipes de recherche dont 7 unités mixtes et porte la Maison des sciences de l’homme de Bordeaux, unité d’appui à la recherche.
Pour en savoir plus, consultez nos pages.
Consulter l'offre ici
Les candidatures (CV et Lettre de motivation) sont à envoyer au plus tard le 21 août 2025 à l'adresse suivante : drh-recrutement@u-bordeaux-montaigne.fr
(Les candidatures seront traitées au retour des congés d'été, à compter du 25 août)
Descriptif du service
L'UFR participe à l'élaboration de la politique de l'établissement et elle contribue à sa mise en oeuvre. Elle a un rôle essentiel d'organisation des enseignements et de gestion administrative et pédagogique des étudiants. L'UFR porte un projet éducatif adossé à la recherche. L'UFR Humanités est l'une des 3 UFR de l'Université Bordeaux-Montaigne.
L’UFR Humanités compte environ 6400, 230 enseignants titulaires et 400 contractuels ainsi que 38 personnels administratifs. L’UFR est compte 5 départements d’enseignement et 2 services administratifs : le Pôle Affaires Générales et le Pôle Etudes. Le Pôle Affaires Générales est composé du Service général et Financier, du Service Logistique et Accompagnement, de l’Espace Accueil et de la Maison des Arts.
L'adjoint en gestion administrative sera sous l’autorité hiérarchique du bureau service général et financier (budget et nombre de chargé de cours) exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure. Il recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l'unité. Il informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
