Gestionnaire administratif(ve)
Référence : 2024-1698209
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université des Antilles
Université des Antilles - Localisation : Schoelcher
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Statutaire € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Assurer des fonctions polyvalentes d’assistance au sein des services administratifs de la composante ou de projets et/ou réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l’établissement :
* Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
* Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
* Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
* Retranscrire des informations orales à l'écrit
* Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
* Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
* Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
* Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
* Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
* Classer et archiver des documents
* Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
* Participer à la gestion administrative des services administratifs de la structure en appliquant les procédures dédiées
* Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
* Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
* Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratif, financier et/ou ressources humaines
* Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
* Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
Profil recherché
Diplôme : Baccalauréat
Domaines de formation souhaitées : Secrétariat, gestion administrative
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Compétences attendues
*Compétences principales :
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'élaboration de documents
- Culture internet
- Techniques de communication
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
Compétences opérationnelles
*Compétences opérationnelles :
- Accueillir et prendre des messages
- Accueillir les populations concernées
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Utiliser les outils bureautiques
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Mettre en œuvre une démarche qualité
*Compétences comportementales :
- Bonne expression orale
- Sens de l'organisation et de l'initiative
- Capacité d'adaptation
- Disponibilité et réactivité
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel
- Capacité d'écoute
- Capacité à communiquer
- Capacité à travailler en équipe
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Université des Antilles (UA) a été transformée par la loi n°2015-737 du 25 juin 2015, à l’issue de la création de l’Université de Guyane. Elle constitue une particularité du livre VII de la troisième partie du code de l’éducation par la création de deux pôles universitaires régionaux autonomes : la Guadeloupe et la Martinique.
L’UA est un Etablissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP) pluridisciplinaire avec secteur santé. Son siège se trouve sur le campus de Fouillole, à Pointe à Pitre, en Guadeloupe.
L’université implantée sur deux territoires comprend :
• Le pôle universitaire régional de Guadeloupe : 4 UFR, 1 INSPE, 1 IUT, 1 Service de formation continue et 1 Service culturel ;
• Le pôle universitaire régional de Martinique : 3 UFR, 1 INSPE, 1 IUT, 1 Service de formation continue ;
• Des structures transversales : 1 UFR de Santé, 7 Services communs, 1 IPAG.
• 25 structures de recherche (Équipes d’accueil, UMR, structures fédératives, …).
Elle accueille plus de 12.000 étudiants, emploie près de 990 personnels et dispose d’un bâti universitaire d’environ 91.185 m2 et d’un budget annuel global de 100 millions d’euros. L’UA est passée aux RCE au 1ER janvier 2013.
Descriptif du service
Campus Université de Fort-de-France
Inspé de Martinique
Sous l’autorité directe du responsable du service administratif d’affectation (n+1), ainsi que du responsable des services administratifs et financiers (n+2) et du Directeur de la composante (n+3).
À propos de l'offre
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- Contraintes liées au calendrier de fermeture de l’établissement
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Vacant à partir du 15/10/2024
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Assistant de gestion "Accueil, facturation, recouvrement"
