Gestionnaire administratif·ve
Référence : 2024-1708785
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Bordeaux 3
- Localisation : Université Bordeaux Montaigne
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Logistique :
• Référent des emplois du temps des formations de plusieurs départements
• Saisie des emplois du temps de ces mêmes formations sur le logiciel Hyperplanning (vérification de la concordance entre les maquettes et les emplois du temps reçus par les enseignants responsables).
• Gestion des services enseignants sur l’application Pêche (saisie et suivi de la validation des services prévisionnels et définitifs de chaque enseignant rattaché aux formations en charge)
• Réservation ponctuelle de salles sur le logiciel Hyperplanning (réunions, soutenances, jurys, rattrapage de cours, contrôles continus, examens UFR, etc)
• Accueil des enseignants et des personnels administratifs
Communication :
• Lien direct avec les responsables d’emploi du temps des formations en charge (physique, téléphonique et mail)
• Collaboration avec les bureaux des Licences et des Masters pour l’organisation des examens
• Collaboration avec les autres composantes (gestion des cours mutualisés, prêt de salles entre UFR)
• Collaboration avec les services centraux de l’Université (Cellule d’aide au pilotage pour la saisie des services enseignants, Direction du patrimoine immobilier et logistique pour l’affectation des amphithéâtres)
Profil recherché
Connaissances :
• Connaissance des techniques de secrétariat
Compétences opérationnelles :
• Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Maîtriser les modes de communication à l’écrit et à l’oral.
• Savoir utiliser les outils bureautiques (Maîtrise de word et excel)
• Trier, hiérarchiser, classer les informations.
• Gérer la confidentialité des informations et des données.
Compétences comportementales :
• Sens de l'organisation
• Réactivité
• Rigueur / Fiabilité
• Sens relationnel
• Gestion du temps
• Gestion du stress
Compétences autres :
• Maîtrise souhaitée du logiciel Hyperplanning
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Université Bordeaux Montaigne est une université d’Arts, Lettres, Langues et Sciences Humaines qui accueille plus de 18 000 étudiants chaque année (chiffres 2020-2021). Elle compte 1258 personnels dont 707 enseignants et chercheurs et 551 personnels BIATSS. Elle est actuellement organisée en 3 UFR, 2 instituts (IJBA et IUT), 1 école doctorale, 16 équipes de recherche dont 7 unités mixtes et porte la Maison des sciences de l’homme de Bordeaux, unité d’appui à la recherche.
Pour en savoir plus, consultez nos pages.
Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à envoyer au plus tard le 14 octobre 2024 en cliquant ici.
Descriptif du service
L'UFR Langues et Civilisations de l'Université Bordeaux Montaigne a pour mission l'accueil et la formation des étudiant·e·s, ainsi que la transmission des connaissances assurée par les enseignant·e·s et les enseignant·e·s-chercheur·e·s de l'UFR à travers l'étude du langage, des langues et des cultures qu'elles véhiculent.
L’UFR Langues et Civilisations compte environ 6200 étudiants, 230 enseignant·e·s titulaires et contractuel·le·s ainsi que 250 vacataires (chargé·e·s de cours), et 28 personnels administratifs.
L’UFR Langues et Civilisations est organisée en :
- 13 départements d’enseignement ;
- 1 accueil et 4 services administratifs
Missions du service :
Le Bureau Logistique a pour mission la gestion des emplois du temps de toutes les formations de l’UFR Langues et Civilisations.
Il gère également les services des enseignants dits “statutaires” dans l’application Pêche (enseignants, enseignants chercheurs, lecteurs, formateurs en langues, enseignants contractuels en CDI, ATER, professeurs invités).
Le Bureau Logistique assure la gestion
La fiche de poste est consultable ici.
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 30/09/2024
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
