Gestionnaire administratif.ve
Référence : 2025-1886365
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université de Strasbourg
- Localisation : 46 boulevard de la victoire 67000 STRASBOURG
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- Nature de l’emploi Emploi réservé aux fonctionnaires et lauréats d'un concours territorial
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Rénumération selon grille F.P.
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Emploi ouvert aux agents titulaires uniquement
Catégorie : C Corps : Adjoint technique principale (P2C)
Mission :
Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de la formation doctorale ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Activités principales :
- Gérer la procédure et le suivi des candidatures à l’Habilitation à diriger des recherches (HDR)
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec les inscriptions administratives et les soutenances des HDR (environ 75/an)
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Saisir et mettre à jour des bases de données
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Classer et archiver des documents
- Mise à jour de l’agenda électronique du Collège doctoral
Activités associées :
- Suivre la procédure et l’organisation des prix de thèses
- Suivre les propositions de jurys et les soutenances d’HDR en lien avec les écoles doctorales (ED) (75/an)
- Vérifier les informations administratives avant édition des diplômes
- Dépôt des manuscrits d’HDR et soutien aux ED pour le dépôt des manuscrits de thèse
Contact pour renseignements sur le poste :
Joëlle Hubé – responsable du Collège doctoral
Tél : 03 68 85 11 14 Mail : joelle.hube@unistra.fr
Profil recherché
a) Connaissances sur l’environnement professionnel
- Connaitre l’organisation et le fonctionnement des universités
- Avoir une connaissance de la réglementation en matière de formation doctorale
- Connaître les techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Maitriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
b) Savoir-faire opérationnels
- Accueillir et prendre des messages
- Enregistrer et classer les documents
- Travailler en équipe
- Maîtriser un ensemble de règles et de procédures dans le domaine de gestion administrative
- Savoir appliquer les textes réglementaires
- Savoir planifier les activités
- Maîtriser les outils courants de la bureautique
- Savoir rendre compte
- Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (APOGEE, file Maker-Pro, Typo3…)
- Avoir des notions en langue étrangère, notamment l’anglais
c) Savoir-faire comportementaux
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Travail en équipe
- Rigueur et conscience professionnelle
- Disponibilité, qualité d’écoute et sens du relationnel
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L’Université de Strasbourg est une université pluridisciplinaire de recherche qui comprend 56 000 étudiants et 5 800 personnels, dont 2 800 enseignants-chercheurs.
Elle propose un environnement professionnel intellectuellement stimulant, marqué par l’excellence de la recherche, un leadership régional et européen, et porté par un projet stratégique qui la définit comme internationale, ouverte, créative et inclusive.
Attentive à la qualité de vie au travail, à l’égalité femmes-hommes, et handibienveillante, l’Université de Strasbourg propose des opportunités professionnelles nombreuses et variées, au service de la formation des générations futures et du progrès scientifique.
Descriptif du service
Nom du service :
La Direction de la recherche et de la formation doctorale est un service central de l’université. Elle compte au total 80 personnes et travaille avec une équipe politique de 4 personnes (Vice-président + VP délégués).
L’activité s’exerce au sein de la Direction de la recherche et de la formation doctorale dans le cadre du Collège doctoral – Université de Strasbourg comptant 15 personnels administratifs répartis sur plusieurs pôles (Pôle scolarité, pôle International/poursuite de carrière, pôle formations, gestionnaires des écoles doctorales).
Nombre d’agents du service : 15
Nombre d’agents à encadrer : 0
Lieu d’exercice : Collège doctoral – 46 boulevard de la Victoire – 67000 Strasbourg
À propos de l'offre
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Situation du poste dans l’organigramme
Placé.e sous l’autorité du responsable du Collège doctoral - Université de Strasbourg, équipe regroupant 15 personnes répartis sur 3 pôles et 10 écoles doctorales.Relations hiérarchiques
La personne est placée sous l’autorité hiérarchique du responsable administratif du Collège doctoral – Université de Strasbourg.
Relations fonctionnelles
En qualité de gestionnaire administratif-ve , l’adjoint-e est sous l’autorité directe du responsable du collège doctoral-Université de Strasbourg et travaille en collaboration avec tous les personnels du collège.
Ses activités peuvent l’amener à travailler en collaboration avec les personnels des bibliothèques, des autres services centraux. -
Contraintes organisationnelles : disponibilité en fonction de l’activité, contraintes de délais à respecter – temps forts : période de rentrée
Contraintes diverses : interactions indispensables avec de nombreux interlocuteurs, traitements d’informations à caractère confidentiel -
Vacant à partir du 01/09/2025
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Gestionnaire de scolarité
