Gestionnaire administratif/ve
Référence : 2025-1993985
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université de Strasbourg
- Localisation : Faculté des lettres
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Catégorie C. Adjoint technique € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
CDD de 3 mois (renouvelable) à pourvoir à compter du 08/09/2025
Catégorie : C Corps : Adjoint technique
Rémunération selon grille de la Fonction Publique
La fiche de poste est consultable sur le site de l'Université de Strasbourg
Mission :
Le/la gestionnaire administratif.ve participe à la gestion administrative et à la logistique au sein du bureau des affaires générales.
Il/elle est en charge des emplois du temps et de la gestion RH des chargés d’enseignement.
Il/elle assure, en sa qualité de référent.e des Relations internationales, la gestion administrative des étudiants internationaux.
Activités principales :
Gestion des emplois du temps (40%)
- Réaliser le planning d’occupation des salles et donc les emplois du temps des enseignants et des étudiants
en tenant compte du calendrier universitaire de la faculté, des effectifs, de la capacité des salles et des
maquettes d’enseignement - Saisir et mettre à jour les emplois du temps dans le logiciel ADE
- Préparer et mettre à jour les guides horaires et salles
Gestion des ressources humaines (30%)
- Assurer l’accueil des enseignants
- Gérer les services d’enseignement des chargés d’enseignement vacataires (CEV) et des enseignants
permanents - Assurer le suivi de la charge d’enseignement
- Aider à la gestion de carrière des personnels enseignants (avancement, recrutement, états des services d’enseignement, heures complémentaires)
Être le référent administratif des Relations internationales de la composante (15%)
Travail en binôme avec les correspondants pédagogiques RI de la composante
Pour les étudiants entrants et sortants :
- Accueillir et accompagner les étudiants pour toutes questions relatives aux Relations internationales
- Contrôler les échéances (dates limites inscriptions, bourses, stages…)
Mobilité entrante :
- Assurer le soutien logistique et participer à la journée d’accueil des étudiants en septembre
- Gérer le dispositif de parrainage interne
- Gérer les inscriptions administratives, pédagogiques et les contrats pédagogiques
- Établir les relevés de notes spécifiques
Mobilité sortante :
- Gérer les dossiers de candidature Erasmus et Hors Erasmus
- Gérer les dossiers de bourses des étudiants (Bourses Erasmus +, Aide à la mobilité internationale [AMI],
Unistra…) - Transcrire les relevés de notes en version anglaise et établir les suppléments aux diplômes
Gestion logistique de la composante (15%)
- Assurer le suivi de la maintenance du matériel audio-visuel des salles de cours en gestion propre
- Gérer les stocks : fournitures de bureau, petit matériel, consommables
- Participer à la gestion du matériel audio-visuel et technique (réservations-sorties-retours)
- Participer à la gestion des clés (bureaux-boîtes aux lettres…) et des badges d’accès aux locaux et
parkings
Contacts pour renseignements sur le poste :
Irène MONZON VALENCIA, responsable administrative et financière
Compétences attendues
a) Connaissances sur l'environnement professionnel
- Connaître l'organisation et le fonctionnement de la composante et de son environnement
- Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
- Maîtriser les techniques de communication
- Connaissance des dispositifs et procédures RI
b) Savoir-faire opérationnel
- Posséder une bonne expression orale et écrite
- Maîtriser l'utilisation des logiciels de bureautiques
- Maîtriser l'utilisation d'applications de gestion spécifiques (ORPHEE, OSE, APOGEE)
- Savoir hiérarchiser, établir des priorités et travailler dans l'urgence
- Savoir respecter les délais
- Savoir travailler en équipe et en autonomie
- Mettre en oeuvre des techniques d'élaboration de documents
- Réaliser des synthèses et concevoir des tableaux de bord et les mettre à jour
- Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers
c) Savoir-faire comportemental
- Savoir prendre des décisions et à en rendre compte à la hiérarchie
- Faire preuve de qualités relationnelles et d'adaptabilité
- Avoir le sens de l'organisation
- Savoir faire preuve de discrétion
- Avoir le sens des relations humaines
- Être réactif/dynamique
- Savoir anticiper
- Avoir des capacités d'adaptation
- Travailler en équipe et coordonner ses activités avec ses collègues
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L’Université de Strasbourg est une université pluridisciplinaire de recherche qui comprend 56 000 étudiants et 5 800 personnels, dont 2 800 enseignants-chercheurs. Elle propose un environnement professionnel intellectuellement stimulant, marqué par l’excellence de la recherche, un leadership régional et européen, et porté par un projet stratégique qui la définit comme internationale, ouverte, créative et inclusive.
Attentive à la qualité de vie au travail, à l’égalité femmes-hommes, et handi-bienveillante, l’Université de Strasbourg propose des opportunités professionnelles nombreuses et variées, au service de la formation des générations futures et du progrès scientifique.
Descriptif du service
Nom du service : Faculté des Lettres – Service des affaires générales
Nombre d’agents du service : 11
Nombre d’agents à encadrer (éventuellement) :
Lieu d’exercice : Université de Strasbourg – 14, rue René Descartes – Bâtiment Le Portique - 67084 Strasbourg cedex
À propos de l'offre
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Situation du poste dans l’organigramme
Poste situé au sein du service des affaires générales de la composante
Relations hiérarchiques
Poste placé sous la responsabilité du responsable administratif et financier de la composante et sous l’autorité du Doyen
Relations fonctionnelles
Internes- Enseignants de la faculté
- Direction des relations internationales
- Direction des ressources humaines
- Direction du numérique
- Direction des moyens généraux (DMG)
- Direction du patrimoine immobilier
- Présidence, secrétariat général
- Autres services centraux et communs
- Autres composantes
Externes
- Autres universités françaises et étrangères
- Organismes et institutions diverses (Rectorat, Préfecture, Lycées, Bibliothèques, INSPE)
-
- Plus grande disponibilité en période de rentrée et en début et fin de semestre
- Préparation et participation aux journées des universités (JU) et à la journée des portes ouvertes (JPO)
- Traitement d’informations à caractère confidentiel
- Formation obligatoire de sensibilisation à la sécurité pour nouvel entrant -
Vacant à partir du 08/09/2025
-
Gestionnaire de scolarité
