Gestionnaire administratif(ve)
Référence : 2025-2112626
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université de Valenciennes
L'université Polytechnique Hauts de France - Localisation : Valenciennes
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Fonction de l'expérience € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Mission principale:
Le/la Gestionnaire Administratif/ve recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire auprès de la présidence.
Il·elle accompagne la communication externe et interne de la gouvernance.
Il·elle accompagne les manifestations et événements en lien avec la communication et les relations internationales (cérémonies protocolaires, accueil de délégations étrangères, vœux, palmes académiques, cérémonie des retraités, assemblées...)
Il·elle est garante de la qualité de l’accueil de la présidence.
Tâches et activitées liées au poste :
Suivi et veille des agendas de la présidence au sein du cabinet
Préparation / organisation logistique et matérielle de réunions
Planification et gestion des déplacements (missions, réunions, conférences et colloques)
Réalisation de travaux préparatoires aux réunions (recherche d'informations, constitution de dossiers, courriers)
Diffusion des informations émanant de la présidence à l’ensemble des services internes et/ou externes
Définir et mettre en œuvre des procédures de gestion facilitant le traitement de l'information interne et externe
Appui à la préparation de dossiers stratégiques (COMP, HCERES...) et la gestion des relations avec les partenaires externes (rectorat, communauté d’agglomération...)
Diffusion des informations émanant de la présidence à l’ensemble des services qui y sont rattachés en lien avec le service communication
Organisation d’événements portés par la présidence
Participation à la politique d'archivage de l'établissement - rôle de correspondant/référent
Collaboration avec les services adossés à la présidence (DCom + SAC + PRI), la DG et autres SC-SG
Profil recherché
Compétences et connaissances requises :
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et des Universités
Maîtrise des techniques de communication orale et écrite
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie
Savoir créer et utiliser des tableaux de bord et outils de planification et suivi
Savoir évaluer et hiérarchiser des besoins
Savoir planifier et respecter des délais dans un calendrier et un cadre de gestion
Savoir gérer les aléas
Maîtrise de la communication
Compétences comportementales attendues:
Sens de l’initiative
Capacité d’adaptation
Réactivité
Capacité à gérer le stress
Sens relationnel, souplesse
Discrétion, réserve, sens de la confidentialité
Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
Capacité d’anticipation
Sens de l'écoute
Sens du service public
Disponibilité
Diplôme, formation ou expérience requise :
Bac/ Bac + 2 Secrétariat de Direction serait un plus
Anglais niveau B1
Expérience souhaitée : 3 à 5 ans dans un poste similaire
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L'université Polytechnique Hauts-de-France accueille près de 13 000 étudiants et favorise la fertilisation croisée entre les sciences, les technologies, les humanités et propose des cursus pluridisciplinaires.
Aujourd’hui, l’établissement propose plus de 160 formations réparties au sein de trois établissements composants :
- l’Institut National des Sciences Appliquées Hauts-de-France (INSA HdF)
- l’Institut Universitaire de Technologie (IUT)
- l’Institut Sociétés et Humanités (ISH) - l'Institut des Transversalités, du Sport et de la Santé (IT2S)
La recherche à l’Université Polytechnique Hauts-de-France se déploie sur 5 campus (Mont Houy, les Tertiales, Cambrai, Maubeuge, Arenberg) et se développe au sein de 8 laboratoires.
Descriptif du service
Le cabinet du président de l’UPHF est une cellule stratégique rattachée directement au président de l’université, le Pr Abdelhakim Artiba.
Son rôle consiste à assister le président dans ses missions de gouvernance, de pilotage stratégique et de représentation de l’établissement. Il coordonne les missions de conseillers et chargé·e·s de mission.
Le cabinet est également un relais clé entre la présidence et les différentes instances de décision de l’université : le conseil d’administration, les services administratifs, les vice-présidences, etc.
À propos de l'offre
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Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels
Localisation du poste : Campus des Tertiales-Bâtiment Ronzier à Valenciennes
nformations rémunérations:
-Titulaires: IFSE de catégorie B de 450 €
-Contractuels: CDD de 1 an renouvelable ;
Salaire mensuel entre 1855 € brut (minimum 1 an expérience sur un poste similaire) et 1964 € brut (minimum 5
ans d'expérience sur un poste similaire)Le télétravail pourra être envisagé après une période d’intégration, mais il ne sera pas possible lors de la prise de poste.
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Le poste exige une grande capacité à gérer les situations d’urgence dans les périodes de surcharge de travail liées à l’activité de la présidence
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Assistante / Assistant de direction
