Gestionnaire administrative / administratif de formation - F/H
Référence : 2025-2121463
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Aix Marseille Université
Aix-Marseille Université - Localisation : Aix-en-Provence
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 1891.29 € brut / mois € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Vos missions :
Vous jouez un rôle essentiel au cœur du bureau, en accompagnant au quotidien les apprenantes et apprenants, mais aussi les différents partenaires internes et externes. Votre mission vous amène à assurer une gestion polyvalente, à la fois rigoureuse et tournée vers la qualité du service rendu, tout en veillant au respect des procédures, des règlements et des valeurs d’égalité.
Dans ce poste, vous accueillez avec attention chaque public, que ce soit au téléphone, par courrier électronique ou en présentiel, en offrant une écoute active et des informations fiables pour faciliter leurs démarches. Vous accompagnez les stagiaires tout au long de leur parcours, les orientez, préparez et suivez leurs dossiers, saisissez les informations dans les outils dédiés, établissez les documents nécessaires à la facturation ou aux demandes d’exonération, et veillez à proposer une communication claire, adaptée et professionnelle.
Votre quotidien est également rythmé par l’administration des dispositifs de formation à distance et de formation tout au long de la vie. Vous procédez aux inscriptions, élaborez les documents contractuels, suivez les conventions de stage et les relations avec les partenaires professionnels et institutionnels, tout en collaborant avec les services de l’Université. Vous assurez la mise à jour des tableaux de bord, contribuez à l’organisation des examens et vous garantissez la complétude des dossiers, dans un esprit de précision et de service.
Ce poste demande une disponibilité accrue lors des périodes de forte activité, notamment pendant les inscriptions et les rentrées universitaires, ainsi qu’une présence sur les plages horaires d’accueil du public. Vous exercez vos fonctions sous la responsabilité de la responsable du bureau EAD/FTLV, au sein du service de la Formation, où votre engagement contribue directement à la réussite des publics accompagnés.
Profil recherché
Rejoignez-nous si vous souhaitez mettre vos compétences au service d’un établissement public d’enseignement supérieur, en contribuant à la qualité de l’accompagnement de la population étudiante. Vous appréciez évoluer dans un environnement universitaire, en maîtrisant ou en souhaitant développer la connaissance de son fonctionnement, de ses outils et de ses pratiques. Vous êtes à l’aise avec les techniques de communication écrite et orale, et savez vous exprimer avec clarté, précision et professionnalisme, que ce soit pour rédiger un message, un document ou une synthèse, ou pour informer un public varié en face-à-face ou au téléphone.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et l’utilisation d’Internet, et vous vous adaptez facilement aux plateformes numériques, y compris celles dédiées à la gestion de la scolarité. Vous savez organiser votre activité avec méthode, faire preuve de rigueur et assurer un suivi fiable en rendant compte de vos actions. Vous accordez une importance réelle à la qualité de l’accueil et de la relation avec le public, en faisant preuve d’écoute, de courtoisie et de professionnalisme. Même autonome dans vos missions, vous appréciez travailler en équipe, partager l’information et contribuer à une dynamique collective constructive.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.
La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.
AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk
Descriptif du service
La Faculté de droit et de science politique d’Aix-Marseille Université accueille chaque année environ 10 000 étudiants sur ses trois sites : Aix-en-Provence (8000), Marseille (1800) et Arles (220).
Organisée autour de services centraux d’appui, d’Instituts facultaires et d’unités de recherche, elle propose une offre de formation riche et diversifiée dans un environnement de travail favorisant l’apprentissage, la transmission et la production de connaissances.
Le service de la Formation est composé d’environ une trentaine de personnes sur les 3 sites, il est en charge de l’accompagnement de la population étudiante tout au long de leur cursus. Il est composé de plusieurs bureaux dont celui dédié à l’enseignement à distance (EAD) et au public relevant de la Formation Tout au Long de la Vie (FTLV).
À propos de l'offre
-
Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travai -
Vacant à partir du 01/01/2026
-
Chargée / Chargé du pilotage de l'offre de formation
