Gestionnaire administrative – Assistant formation pédagogique H/F
Référence : 2025-2065535
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Paris-Saclay
- Localisation : Le Kremlin Bicêtre
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions principales de l’agent·e :
- Suivi et gestion des candidatures pour les formations qui lui sont attribuées (portefeuille : 2 DU/DIU)
- Suivi administratif des actions de formation (inscriptions Apogée et Web)
- Suivi et accompagnement des apprenants
- Élaboration, suivi, mise à jour des dossiers concernant les formations et les apprenants
- Suivi logistique des actions de formation
1/ Suivi administratif des actions de formation
- Production des documents liés à l'action de formation en lien avec le service de formation continue de la Faculté
- Saisie d'informations concernant les formations et les stagiaires dans des bases de données et logiciels permettant d'assurer la gestion administrative des formations
- Suivi des candidatures Web (eCandidat) et assistance pour la gestion des inscriptions Web
- Suivi des apprenants/apprenantes
- Information des différente·s interlocuteurs·trices en cas de modifications
- Vérification et édition des différents documents en lien avec la gestion des actions de formation
- Suivi des heures d'enseignement réalisées par les enseignants/enseignantes
- Suivi et mise à jour de procédures liées à l'organisation administrative des actions de formation
- Récupération, auprès des intervenants/intervenantes, et dépôt des supports de cours sur la plateforme dédiée eCampus -recherche d'informations concernant les formations et les apprenants, suivi et mise à jour des process.
2/ Organisation et logistique des actions de formation
- Diffusion d'informations et communication sur les actions formation en amont
- Réservations et vérification de la disponibilité des différents moyens nécessaires à la réalisation de la formation
- Vérification de la présence des apprenants/apprenantes et des enseignants/enseignantes
- Suivi du planning des formations
- Suivi de la réalisation des évaluations et relance en cas de non réalisation ou de retard
- Gestion en cas d’incidents majeurs : absence de formateurs·trices et suivi de la résolution de l'incident
3/ Gestion et coordination des informations liées aux actions de formation
- Gestion et suivi du courrier et des malls
- Diffusion et transmission des informations au responsable de la formation, à l'équipe pédagogique, aux service supports
4/ Diffusion, information et communication des actions de formation
- Aide pour la mise à jour du site internet pour les formations FMC
- Création et mise en place des liens pour les cours en ligne
5/ Suivi de la scolarité des apprenants
- Gestion des candidatures et des inscriptions en lien avec les responsables de formation
- Suivi et accompagnemt « au quotidien » des apprenants/apprenantes
- Informations des apprenants/apprenantes
- Identification des problèmes et difficultés rencontrés par les apprenants/apprenantes
- Traitement des difficultés rencontrées par les apprenants/apprenantes
- Assurer la gestion de l'évaluation et des sessions d'examens
- Gérer les résultats des examens, rédaction des procès-verbaux, remise des diplômes
Profil recherché
Connaissance, savoir :
Connaissance générale du système éducatif de l'enseignement supérieur
Notions de base de la réglementation de la formation continue du secteur santé
Maîtrise des techniques de gestion administratives et de secrétariat
Connaissance de la diversité des publics (stagiaires, employeurs, enseignants, partenaires, équipes pédagogiques)
Savoir-faire :
Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service et le déroulement des actions d’information publiques
S'exprimer de façon claire et concise
Aider son interlocuteur·trice à formuler et préciser sa demande
Utiliser les techniques documentaires
Qualité d'expression écrite et orale
Rechercher l'information, la vérifier et la classer
Rédiger des documents simples d'information et de communication
Se documenter auprès des professionnels pour actualiser et vérifier l'information à donner
Utiliser des bases de données, les logiciels courants de bureautique et logiciels de mise en forme de documents
Gestion des plannings, des diverses formations (notamment des 110 DU/DIU) du Département FMC
Savoir-être :
Qualité relationnelle et sens de l'accueil du public
Rigueur et polyvalence
Capacité d'adaptation et de travail en équipe
Être vecteur « d'initiatives » dans le cadre de ses attributions
Qui sommes-nous ?
Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...
Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr
Descriptif du service
La faculté de Médecine :
Ouverte en 1980, la Faculté de médecine de l'université Paris-Saclay est l'une des 6 facultés de médecine d'Ile de France. Elle forme des étudiants/étudiantes au métier de médecin, puis les accompagne tout au long de leur parcours professionnel et contribue par la recherche, étroitement liée à la pédagogie et aux soins, à l'avancée sur la connaissance au service des patients.
La Faculté de médecine compte :
- 7000 étudiants/étudiantes
- 300 enseignants-chercheurs/enseignantes-chercheuses
- 200 personnels BIATSS
Outre les études médicales initiales, la Faculté propose plusieurs MASTERS, 3 Écoles doctorales, plus de 100 DU dans le cadre de la Formation continue, un département de soins infirmiers avec 7 IFSI rattachés, un département universitaire de formation en kinésithérapie, un institut de formation des manipulateurs radio, un Institut de formation supérieure biomédicale IFSBM, un centre d'enseignement par simulation.
Ses hôpitaux de rattachement sont :
- L'hôpital du Kremlin-Bicêtre (Le Kremlin-Bicêtre)
- L'hôpital Paul Brousse (Villejuif) -
- L'hôpital Antoine Béclère (Clamart)
- Le Centre de Lutte Contre le Cancer Gustave Roussy (Villejuif)
Dans le domaine de la recherche, la Faculté compte 25 unités de recherche, 1 structure fédérative de recherche, 1 UMS, 1 LabEX...
À propos de l'offre
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Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions. -
Vacant à partir du 02/10/2025
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Gestionnaire de scolarité
