Gestionnaire administrative et financière / Chargé d'accueil aux résidences H/F

Objectifs du poste
Assurer la gestion administrative et financière des 250 logements de la MIAA
et de la MINA (hors nuitées)
Gestion administrative
-Gérer les demandes de logements dans les 2 maisons de la Cité afin
d’optimiser leur remplissage tout au long de l’année (étudiants
d'AgroParisTech, étudiants internationaux, brassés de la Cité)
- Suivre les demandes dans SAM (logiciel de la CiuP)
-Traiter les demandes d’admission selon le type de logement souhaité
-Saisir le dossier de chaque résident dans le logiciel de gestion des logements
-Vérifier l’exactitude des données avec les Chargés d’Accueil
-Actualiser les dossiers en cours d’année
-Organiser et alimenter les dossiers partagés sur le serveur
-Mettre en place des modes de classement et d’archivage accessibles à tous.
- Etre l’interlocuteur des responsables d’exploitation des maisons pour
organiser et gérer les brassages (30% des effectifs des maisons de la CiuP)
 Accueil et fonctionnement quotidien des deux résidences
-Assurer des missions d’accueil dans l’une ou l’autre des résidences tous les
jours du lundi au vendredi en suppléant l’absence des Chargés d’accueil à
leur départ
-Actualiser les documents institutionnels
-Informer et accompagner les résidents dans leurs démarches administratives
auprès de la CAF et d'autres organismes (préfecture pour les
internationaux...)
-S'assurer de la préparation des logements
-Assurer le lien avec les prestataires extérieurs en coordination avec les
autres membres de l’équipe et vérifier les mains courantes
-Répondre aux questions des résidents et en référer à la Directrice si
nécessaire
-Réaliser les états des lieux.
Gestion financière
-Encaisser chaque début de mois, les redevances par carte bancaire ou,
virement dans la caisse virtuelle sous le contrôle du régisseur
-Enregistrer les règlements et établir le journal des encaissements et savoir
en rendre compte (écrit/oral) en tant que mandataire du RAF des résidences
-Aider les étudiants à préparer leur dossier de demande d’aide au logement
(APL) et à résoudre les problèmes avec la CAF
Gestion de l’entretien et des travaux
-Suivre le travail des agents de ménage et faire appel à un renfort si
nécessaire (lorsqu’il y a de nombreux départs ou arrivées) en lien avec les
équipes de la MINA et de la MIAA
-Vérifier à chaque départ et arrivée, l’état des chambres
-Faire remonter à l’agent de maintenance les dysfonctionnements et pannes
rencontrés.
Santé, hygiène et sécurité des étudiants
La résidence des étudiants est un lieu privilégié pour être à l’écoute des
étudiants. Il est important de :
-Veiller au respect des règles d’hygiène et de sécurité dans la résidence et au
respect des normes réglementaires de sécurité des prestataires
-Etre attentif à la santé physique et morale des étudiants en assurant une
veille discrète auprès d’eux