Gestionnaire administrative et pédagogique

Missions
Formations en alternance
- Licence professionnelle Métiers du Marketing Opérationnel (MMO)
- LPRO Management et Gestion des Organisations Nord (MGO ALT) Formations en cours du soir (formations continues)
- Master 1 Management et Administration des Entreprises (MAE)
- Master 2 Management et Administration des Entreprises parcours Création et Développement d’Entreprises Innovantes (MAE CDEI)
- Master 2 Management et Administration des Entreprises parcours Cadre Double Compétence (MAE CDC)
- DU Création et Développement d’Entreprises Innovantes
Activités essentielles :
Gestion administrative et pédagogique de filières :
En collaboration avec les responsables pédagogiques de chaque niveau de formation :
- Procéder aux Inscriptions administrative et pédagogique des étudiants.
- Gestion des trombinoscopes en lien avec le Responsable pédagogique et les délégués de promotion
- Mettre en place et saisir les emplois du temps de chaque filière ; réserver les salles de cours en conséquence.
- Respect du calendrier de l’alternance (formation-entreprise) : traitement des annulations de cours en priorité
- Pointage régulier des heures de cours réalisées
- Rappel hebdomadaire du planning aux intervenants.
- Suivre et contôler l’assiduité des étudiants et des stagiaires de la formation continue sur l’application JESUISENCOURS ; éditer les attestations d’assiduité notamment dans le cas d’une demande ponctuelle des entreprises pour les alternants.
- Pointer mensuellement l’assiduité des stagiaires demandeurs d’emploi sur l’application KAIROS
- Organiser les examens (envoi des convocations aux étudiants, tirage des sujets de session 2, préparation copies d’examens).
- Saisir les notes, lancer le calcul des résultats, verifier et éditer les procès-verbaux, afficher les résultats.
- Editer et diffuser les relevés de notes et les attestations de réussite ; délivrer les diplômes.
- Organiser les délibérations (envoi convocation aux membres des jurys, participation à la délibération)
- Gérer les réclamations des étudiants.
- Organiser les réunions des conseils de perfectionnement (envoi convocations), récupération des PV
- Veiller au respect des maquettes pédagogiques
Applications informatiques utilisées : APOGEE/ PEGASE ; Plateforme de gestion IAE ; SOWESIGN
- Réceptionner, vérifier et mettre à la signature les conventions de stage des étudiants. Actualiser la base de données stages si modifications manuelles de la convention.
- Recevoir, faire émarger et enregistrer les rapports de stage pour les licences et les mémoires de master.
- Mettre à jour la base de données des étudiants de Licence et Master
Autres Activités
- Rédiger des courriers simples (lettre de recommandation, attestations diverses, courriers de relance,…)
- Entretenir et veiller au respect du référentiel QUALICERT ; Archiver les documents de l’année écoulée
- Participer aux différentes manifestations de l’Institut (SPO, séminaires professionnels, galas etc...)