Gestionnaire adminstratif-ive
Référence : 2025-2004620
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Clermont Auvergne
- Localisation : Clermont-Ferrand
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
ACTIVITES ESSENTIELLES :
- Assister le Directeur et la Directrice Administrative dans la gestion administrative des relations internes et externes
- Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions des instances (ordre du jour, convocation, lancement des réunions en distanciel, prise de note, rédaction de PV et diffusion…)
- Préparer les dossiers du Directeur et de la Directrice Administrative, en vue des réunions et des interventions, en veillant au respect des délais, et en lien étroit avec les services des institut
- Elaborer et rédiger des documents (courriers, notes, procès-verbaux...)
- Transmettre en interne (composantes et laboratoires de recherche) et en externe, les décisions prises et les informations pertinentes
- Gérer des enquêtes
- Mettre à jour des bases de données, faire des extractions dans les systèmes d'information
- Gérer le fichier des contacts institutionnels (listes de diffusion, listes des référents…)
- Suivre les parapheurs en interface avec la Direction
- Rédiger des documents et des courriers administratifs
- Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers
- Participer à la réalisation de bilans d’activités
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES :
Connaissances :
- Connaissance de l’environnement institutionnel, en particulier de l’enseignement supérieur et de la recherche, et des règles administratives
- Connaissance des techniques d’élaboration de documents
- Connaissance des techniques d’accueil téléphonique et physique
- Connaissance des techniques de communicationConnaissance de la culture internet et des outils de communication collaborative (Teams)
Compétences opérationnelles :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Prendre et rédiger des notes, comptes-rendus et documents de tous ordres
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point…) et numérique (Site Internet, Visioconférence …
- Appliquer la réglementation des domaines d’implication et respecter les procédures
Compétences comportementales :
- Réactivité, dynamisme et rigueur
- Autonomie
- Discrétion professionnelle et stricte respect de la confidentialité des informations traitées
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d’un label d’excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables. Découvrez l’Université
Descriptif du service
La personne recrutée sur le poste de gestionnaire administrative est affectée à l’Institut Lettres, Langues, Sciences Humaines et Sociales (iLLSHS).
L’institut LLSHS est l’un des 6 instituts de l’UCA. Il regroupe 6 composantes (Institut National Supérieur du Professorat et de l’Education / Langues, Cultures et Communication / Lettres, Culture, Sciences Humaines / Psychologie, Sciences Sociales, Sciences de l’Education / Sciences et Techniques des Activités Physiques et Sportives / Ecole Nationale Supérieure d’Architecture de Clermont-Ferrand), 11 laboratoires de recherche, la Maison des Sciences de l’Homme (MSH) et une Ecole Doctorale.
Placé-e sous la responsabilité de la Directrice administrative, il/elle devra coordonner, différents dossiers transversaux en lien avec des directions d’appui ou de soutien et les différentes structures de l’iLLSHS.
Il/Elle aura également en charge l’organisation du bureau de l’institut.
À propos de l'offre
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POUR POSTULER :
Veuillez faire parvenir un CV et une lettre de motivation au plus tard pour le 25 août 2025 à l’attention de M. le Président
de l’Université Clermont Auvergne recrutement.drh@uca.fr
Les auditions se dérouleront mardi 9 septembre 2025 après-midi
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SPECIFICITES / CONTRAINTES DU POSTE :
- Possible surcharge ponctuelle
- Mobilité ponctuelle possible sur les campus universitaires
- Rémunération : base INM 366 soit 1801.74 € bruts mensuels
- Contrat de travail : 37h30 hebdomadaire
- Congés : 49 jours annuels pour un temps plein
- Participation aux frais de transports en commun
- Aménagement du temps de travail : https://www.uca.fr/universite/travailler-a-luca/services-aux-personnels
- Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
- Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents (https://class.uca.fr/)
- Possibilité d’accès, sous condition, à un emplacement parking à proximité
- Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail
Pour l’UCA, l’inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes notamment handi-accueillants.
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Vacant à partir du 01/10/2025
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Secrétaire
