GESTIONNAIRE AU BUREAU DES DIPLÔMES ET TRANSFERTS
Référence : 2024-1609666
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Toulouse Capitole
- Localisation : 2 Rue du Doyen Gabriel Marty 31000 Toulouse
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 1801 € / mois € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Sous la responsabilité du responsable du service de Scolarité Générale au sein du Bureau des Diplômes et Transferts composé de deux agents, le gestionnaire a pour mission de :
- Contribuer au contrôle, à l’édition et à la délivrance des diplômes.
- Gérer le processus des transferts des dossiers inter universités « arrivées » et « départs ».
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Contribuer au contrôle, à l'édition et à la délivrance des diplômes
- Participer au contrôle des listes des nouveaux diplômés (près de 10.000 diplômés /an)
- Assurer une veille réglementaire sur la délivrance des diplômes dans l’enseignement
supérieur.
- Editer les parchemins des diplômes depuis Apogée et contrôler les visas et les dates d’arrêtés.
- Réceptionner les demandes de délivrances et tenir les usagers informés de la mise à disposition de leurs diplômes. Expédier les diplômes et assurer le suivi des envois. Tenir à jour les registres des diplômés. Organiser la conservation des diplômes non délivrés.
- Etablir les tableaux de bord et de suivi de la délivrance des diplômes
- Mettre à jour les informations du site de l’université relatives aux procédures de demande de diplôme.
- Evaluer les besoins en matériels (enveloppes cartonnées, recommandés, imprimés...) pour le bureau et opérer les commandes de parchemin auprès de l’Imprimerie Nationale ou du service de reprographie de l’Université.
Gestion des transferts « Arrivée » et « Départ »
- Accueillir et renseigner les étudiants en transfert « arrivée » ou « départ » (environ 1600 étudiants concernés par an)
- Gérer le traitement des dossiers (suivi, classement)
- Contrôler les pièces justificatives
- Mettre à jour les données « Transfert » sur APOGEE
- Assurer l’envoi et le suivi des dossiers universitaires auprès des universités d’accueil.
Contribuer aux actions transversales du service
- Participer à la production du bilan d’activité annuel du service de Scolarité Générale.
- Participer aux appels d’examens.
- Participer aux Journées Portes Ouvertes et au Forum d’accueil
Profil recherché
§ Les savoirs :
- Connaître l’organisation générale et le fonctionnement de l’établissement et de ses composantes
- Connaître la réglementation relative à la délivrance des diplômes de l’enseignement supérieur français
§ Les savoir-faire :
- Savoir chercher l’information et la mettre en application
- Savoir utiliser le logiciel « Apogée »
- Savoir utiliser les logiciels de bureautique (Pack office)
- Savoir prendre des initiatives
- Savoir encadrer des vacataires
- Savoir prioriser les tâches
- Savoir partager l’information, transférer les connaissances et rendre compte.
§ Les savoir-être :
- Avoir un excellent relationnel (savoir s’adapter à un public varié)
- Etre rigoureux et ponctuel
- Être dynamique
- Savoir travailler en équipe, en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.
Précisions particulières relatives au poste :
Surcharge de travail en période de rentrée et de fin d’année universitaire
Ouverture du bureau au public toute la semaine.
Les missions sont susceptibles d’évoluer au cours de l’année universitaire.
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Issue d’une longue tradition universitaire, l’Université Toulouse Capitole est devenue au premier janvier 2023 un Établissement public expérimental.
Ce nouvel établissement regroupe, à ce jour, les composantes suivantes : Faculté de droit et science politique, Toulouse School of Management, Faculté d'Administration et Communication, Faculté d'informatique, IUT de Rodez, et deux établissements composants : Toulouse School of Economics et Sciences po Toulouse.
Avec près de 20 000 étudiants, ses 700 enseignants-chercheurs et 600 personnels administratifs contribuent à son rayonnement.
Son ambition : créer un pôle de recherche pluridisciplinaire et international, développer des partenariats locaux et internationaux, promouvoir l’innovation pédagogique et favoriser l’attractivité du site universitaire toulousain.
Descriptif du service
Au sein de la Direction des Etudes et de la Vie Etudiante, le service de la Scolarité Générale assure les missions transversales et de logistique communes à l’ensemble des filières, depuis l’admission et l’inscription des étudiants jusqu’à la délivrance des diplômes. La Scolarité Générale est organisée actuellement en deux pôles : Bureau de la Vie Etudiante (BVE) et le bureau des Inscriptions et de l’Organisation des études (BIO).
À propos de l'offre
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Poste de catégorie C
Ouvert aux personnels titulaires par la voie de la mutation ou du détachement ainsi qu'aux personnels contractuels
Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, jusqu’au 31 août 2025, renouvelable sous conditions.
Rémunération 1 801.74 € bruts mensuels (par référence au 1er échelon du corps des Adjoints Techniques de Recherche et Formation.) + régime indemnitaire pour les fonctionnaires.
Date de prise de fonctions : 02 septembre 2024La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel avant le 19/08/2024 à la Direction des Ressources Humaines, à l’adresse : utcapitolerecrute@ut-capitole.fr en indiquant le titre du poste dans l’objet.
Date prévue des entretiens : Fin août 2024
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Vacant à partir du 02/09/2024
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Gestionnaire de scolarité
