Gestionnaire au bureau des admissions F/H - 142
Référence : 2024-1604844
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Toulouse 3
Université Toulouse III Paul Sabatier - Localisation : Université Toulouse III Paul Sabatier
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
- Mission de la Division de la Formation : La Division de la Formation est chargée d’organiser la gestion des formations de Licences et Masters comprises dans le périmètre de l’offre de formation relevant de la compétence de la FSI depuis les admissions jusqu’à la délivrance du diplôme.
- Mission(s) du poste : Sous l’autorité de sa cheffe de service, l’adjoint en gestion administrative exécute des actes de gestion courante pour réaliser les activités du service des admissions. Il travaille en équipe pour assurer la continuité du service et partager une culture commune.
- Activités du poste :
Accueil et information des étudiants
Inscriptions et/ou modifications d’inscriptions administratives (réorientations, formations co-habilitées)
Mise à jour de l’offre de formation (Licence, Master)
Réception et traitement des dossiers au regard de la loi « silence vaut acceptation » en lien avec les enseignants, information aux étudiants des décisions des commissions.
Mise à jour des fiches de formation sur le site web de l’université
Edition des certificats de scolarité et cartes étudiantes
Organisation de la logistique des commissions des titres étrangers en partenariat avec les enseignants
Gestion et suivi des candidatures l’application « Etudes en France » et « e-candidat ».
Suivi des inscriptions administratives et traitement des transferts de dossiers universitaires (arrivée et départ) et saisie des cursus externes
- Autres activités :
-Traitement des dossiers de saisine
Suivre les formations proposées dans le cadre de l’évolution du métier et des procédures.
Elaborer des courriers administratifs et courriels
Profil recherché
Connaissances :
Avoir une connaissance de base de l’environnement et de la culture universitaire.
Connaître l’offre de formation de l’UPS et de la FSI.
Connaître l’organisation générale des formations L, M, D.
Connaître les règles de progression des licences et masters, les règles générales de la CFVU et l’environnement de la vie étudiante à l’UPS et à la FSI.
Appliquer la réglementation applicable au domaine d’activité
Respecter les procédures
Savoir faire technique :
APOGEE, SGCE, E-CANDIDAT, Mon Master
Utiliser les outils de bureautique : WORD, EXCEL et la messagerie électronique.
Avoir des notions de base des techniques de communication orale et écrite.
Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administratives et de secrétariat
Savoirs comportementaux :
Diplomatie, écoute, adaptabilité au public, s’exprimer oralement et par écrit
Trier, hiérarchiser et classer les informations
Analyser et gérer les demandes d’information
Gérer la confidentialité des informations et des données.
Travailler en équipe, en relation avec les autres services et les partenaires
Etre organisé pour anticiper les différentes tâches.
Rendre compte à son responsable
Diplôme requis : Bac
Expérience souhaitée : profil junior accepté
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Etablissement d’enseignement supérieur et de recherche, l'Université Toulouse III - Paul Sabatier (http://www.univ-tlse3.fr) se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.
Descriptif du service
La Faculté sciences et ingénierie (https://www.fsi.univ-tlse3.fr/), une des 5 composantes de l’université Toulouse III – Paul Sabatier, est une des plus grandes facultés scientifiques françaises. Elle accueille chaque année plus de 12 000 étudiants inscrits dans 12 mentions de licence, 6 mentions de licences professionnelles, une école d’ingénieur interne, l’UPSSITECH, et 27 mentions de master. Environ 2200 étudiantes et étudiants de licence, 100 de licence professionnelle, 90 d’école d’ingénieur et 1600 de master sortent annuellement avec un diplôme de la Faculté sciences et ingénierie. Les disciplines qui y sont enseignées vont de la biologie aux mathématiques en passant par la chimie, l’informatique, la physique, la mécanique, l’électronique, les sciences de la Terre, etc… L’insertion professionnelle des étudiantes et étudiants de master est très supérieure à 90% 6 mois après l’obtention de leur diplôme.
À propos de l'offre
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Avantages :
Contributions aux frais de transport en commun
Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
Contributions à la complémentaire santé
Subvention restauration collective
Chèques vacances
Service social
Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
Activités sportives et culturelles
Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)
Télétravail possible en fonction du poste
3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé
Possibilité d’aménagement du temps de travail
Crèche -
Conditions générales du poste :
Catégorie : C
Corps : ADT
Quotité de travail : 100%
Date de prise de poste : 01/09
Poste ouvert aux titulaires et contractuels
Type de contrat pour les contractuels : CDD 12 mois
Groupe RIFSEEP ou cotation groupe : Groupe 1
Rémunération :
- Pour les titulaires : En fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 310€ + modulation grade
- Pour les contractuels : elle est comprise entre 1801.74€ et 1900.19€ en fonction des expériences sur des fonctions similaires + montant cotation du poste 178€ -
Vacant à partir du 01/09/2024
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Gestionnaire de scolarité
