Gestionnaire au bureau des examens
Référence : 2025-1937913
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Sorbonne Nouvelle Paris 3
- Localisation : Campus Nation, 8 avenue de Saint- Mandé 75012 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Au sein du Pôle, le bureau des examens organise les épreuves des sessions d'examens pour les Licences et les Masters (une session initiale par semestre et une session de rattrapage regroupant les deux semestres).
Mission 1 : Organiser les sessions d’examen (initiale et de rattrapage) en licence et master et assurer la gestion des sujets :
Mission 2 : Suivi des surveillances d’examens
Mission 3 : Informer les étudiants et les enseignants des modalités d’organisation et de passation des examens
Mission 4 : Classement et archivage des données relatives aux épreuves
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Mission 1 : Organiser les sessions d’examen (initiale et de rattrapage) en licence et master et assurer la gestion des sujets :
- Collecte des données pédagogiques auprès des 18 directions de composantes - permettant maquettage et paramétrages des épreuves.
- Codification et paramétrage de l’ensemble des épreuves sur le logiciel APOGEE (suivi des données et évolution liées aux domaines Epreuves, Résultats et Modalités de contrôle)
- Gestion des sujets établis sur supports réglementaires ; préparation des supports, publipostage à partir des fichiers transmis par les composantes, envoi aux enseignants
- Collecte des sujets d’examens – Pointage, relances.
- Organisation matérielle des épreuves : reprographie et sécurisation des sujets, mises à disposition et sous plis fermés, des sujets reprographiés, préparation des dossiers réglementaires relatifs aux épreuves (procès-verbaux, listes d’émargements …) donnés lors des épreuves, suivi des remises de copies pour correction, affichage du planning journalier en direction des étudiants et des enseignants, gestion des salles en relation avec la Division du Patrimoine Immobilier et de la Logistique
- Contribution à l’élaboration et à la saisie du calendrier des épreuves écrites
Mission 2 : Suivi des surveillances d’examens
- Envoi de convocations
Mission 3 : Informer les étudiants et les enseignants des modalités d’organisation et de passation des examens
- Durant les épreuves, accueillir et renseigner le personnel enseignant et les étudiants rencontrant
des difficultés
Mission 4 : Classement et archivage des données relatives aux épreuves
- Mise à disposition d’annales de sujets d’examens
- Statistiques annuelles des taux de présence des étudiants aux examens
Profil recherché
Connaissances :
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de
l’université
- Connaissance de la réglementation générale du domaine de la scolarité (inscriptions, examens)
- Maîtrise de la réglementation relative à l’organisation des examens
Compétences opérationnelles :
- Recherche, vérification et classement de l’information
- Maîtrise souhaitée des outils bureautique Word, Excel et messagerie électronique.
- Maîtrise du logiciel APOGEE (notamment domaine épreuves et résultats).
- Application de la réglementation en matière d’examens.
Compétences comportementales :
- Grande disponibilité durant les périodes de forte activité, réactivité.
- Sens de l’organisation, précision, rigueur et méthode.
- Savoir communiquer, apaiser les tensions et résister aux pressions, maîtrise du stress.
- Capacité à travailler de façon autonome dans son champ de compétence.
- Sens de l’accueil et du contact avec les usagers.
- Capacité d’adaptation.
- Savoir expliciter le sens d’une action ou d’une réglementation donnée.
- Devoir de réserve et de confidentialité.
- Aptitude au travail en équipe.
Diplôme réglementaire exigé - formation professionnelle – expérience :
- BEP/CAP minimum
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Localisation
Qui sommes-nous ?
Créée en 1970, la Sorbonne Nouvelle est issue de l'ancienne faculté des lettres de l'Université de Paris. L’université propose des formations pluridisciplinaires de haut niveau en Licence, Master et Doctorat dans le domaine des Langues, Lettres, Arts & Médias, Sciences Humaines et Sociales. Les formations de la Sorbonne Nouvelle sont adossées à des activités de recherche internationalement reconnues dans le domaine des humanités modernes.
La Sorbonne Nouvelle en chiffres :
- 15 570 étudiant.es (dont un tiers d’étudiant.es internationaux)
- 710 enseignant.es-chercheurs.euses et 900 chargé.es de cours
- 620 personnels administratif.ves et de bibliothèques
- 83 parcours en Licence et 69 parcours-type en Master
- 5 écoles doctorales
- 29 unités de recherche
- Un réseau de 400 établissements d’enseignement supérieur dans près de 30 pays
Pour en savoir plus : www.sorbonne-nouvelle.fr
Nos engagements : égalité, diversité, laïcité, lutte contre toute forme de discrimination et de harcèlement.
Descriptif du service
La Direction des études et de la vie universitaire (DEVU) assure le pilotage de projets transversaux relatifs à son champ d’intervention et se compose de cinq services :
● Service de la scolarité et de la gestion des formations
● Service de la formation tout au long de la vie
● Service information, orientation et carrière
● Service de la vie étudiante
● Service ingénierie des formations et de la pédagogie universitaire
Le poste est placé sous la responsabilité directe du Responsable du Service de l'Evaluation des Etudiants entité du Service Scolarité et Gestion des Formations relevant de la DEVU.
Les missions Service Scolarité et Gestion des Formations sont :
- assurer une veille réglementaire, technique et fonctionnelle en matière de scolarité ;
- assurer la coordination des Pôles de Scolarité des composantes, et notamment le cadrage transversal
des opérations d’admission, d’inscription et de gestion des résultats pédagogiques ;
- assurer la gestion transversale de l’organisation des examens et de la délivrance des diplômes ;
- participer à tout projet relatif à l’organisation des études ;
- apporter expertise et conseil au Bureau Ingénierie des formations.
À propos de l'offre
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Les candidatures (CV + LM) devront être adressées à cette adresse :
recrutement@sorbonne-nouvelle.fr
Date limite pour candidater : 28/06/2025
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Vacant à partir du 28/05/2025
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Gestionnaire de scolarité
