Gestionnaire bureau formation continue
Référence : 2025-1822012
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Aix Marseille Université
Aix-Marseille Université (AMU) - Localisation : 29 avenue Robert SCHUMAN - 13100 Aix en Provence
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Activités :
Vous participez à toutes les opérations du bureau de la formation continue : accueil et accompagnement des publics spécifiques de la formation continue, relation avec les différents partenaires de la composante (CFA, OPCO, etc.) et suivi des demandes de financement, en interactions avec les agents du service et les services en lien avec la formation continue (Service de Formation A Distance, scolarité, service financier, service formation, la FORmation PROfessionnelle (FORPRO), etc.).
Missions :
ACCUEIL, INSCRIPTION ET SUIVI ADMINISTRATIF DU PUBLIC :
- Accueil, accompagnement inscription et suivi des différents publics de formation continue
- Gestion des campagnes d’admission
- Suivi des relations avec les différents partenaires, entreprises, organismes sociaux, services publics, CFA etc.
- Suivi des conventions de stages en lien avec la scolarité et le Fonctionnaire de sécurité de défense AMU
- Suivi des procédures.
GESTION DES DOSSIERS DES STAGIAIRES DE FORMATION CONTINUE :
- Constitution des dossiers des candidats et suivi administratif et financier des stagiaires (établissement des devis, rédaction des conventions de financement, édition de la facturation en lien avec le service financier)
- Instruction et suivi des dossiers de demandes de financement (Région, Organismes Paritaires Collecteurs Agréés, employeurs, CPF) et d'exonération de frais de formation (FOR PRO).
MISSIONS COMPLEMENTAIRES :
- Polyvalence de missions entre les deux bureaux formation continue et professionnelle notamment lors de pics d’activité des services
- Mise à jour et alimentation de la base de données
- Participation à la conception des supports de promotion de l'offre de formation
- Actualisation des données relatives aux formations sur le site web
- Renseignements d’enquêtes diverses.
Profil recherché
Le gestionnaire administratif et pédagogique assure le suivi et la gestion des activités liées à l'organisation des processus administratifs et à la coordination des activités pédagogiques. Il veille à la bonne application des réglementations en vigueur et participe à l'amélioration continue des procédures. Pour cela, il doit faire preuve d'excellentes capacités d'organisation et de planification, être capable d'analyser et de gérer efficacement les demandes d'information, et maîtriser les outils informatiques et bureautiques, en particulier Excel.
La rigueur est essentielle pour la gestion et la mise à jour des dossiers administratifs, tout comme la capacité à actualiser des outils informatiques et à tenir des tableaux de bord de suivi. Le gestionnaire doit également savoir utiliser des logiciels de gestion spécifiques.
Sur le plan comportemental, il doit faire preuve d'un sens aigu de l'organisation, de rigueur et de méthode, d'un bon esprit d'équipe, et avoir un sens développé de l'accueil et du service. Il est important qu'il dispose d'excellentes aptitudes relationnelles, d'une bonne gestion du stress, et qu'il soit capable de rendre compte de son activité à la hiérarchie de manière claire et précise. Le respect strict de la confidentialité des informations et des données traitées est primordial.
Ce poste implique des interactions régulières avec différents services administratifs, ainsi qu'une utilisation quotidienne d'outils informatiques spécifiques et généralistes.
Ce profil est conçu pour assurer une gestion administrative et pédagogique efficace, en garantissant un service de qualité pour l'ensemble des usagers et partenaires.
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le Bureau de la Formation Continue (BFC) de l’UFR ALLSH d’Aix-Marseille Université (AMU) accompagne une diversité de publics dans leurs projets de formation. Composé de 4 agents, il informe, conseille et oriente sur les formations diplômantes et qualifiantes, aide à la recherche de financements et au montage des dossiers, et assure un suivi tout au long des cursus.
Le BFC gère également les dispositifs d’alternance, met en œuvre la validation des acquis (VAE/VAP) et collabore avec les entreprises et partenaires institutionnels pour des actions de formation adaptées à leurs besoins.
Les publics concernés incluent : salariés, agents publics, travailleurs indépendants, alternants, demandeurs d’emploi, bénéficiaires du RSA, personnes en reconversion, ainsi que celles engagées dans une démarche de validation des acquis.
AMU, membre de l’alliance CIVIS des Universités Européennes, valorise la diversité des parcours et s’engage pour l’inclusion : toutes ses offres d’emploi sont handi-accessibles.
Découvrez AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk
À propos de l'offre
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Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, 2 étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social. -
Présence lors des évènements de la composante (rentrée, salons de l’étudiant, journée portes ouvertes)
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Vacant à partir du 01/01/2025
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Gestionnaire de scolarité
