Gestionnaire courrier

Groupe RIFSEEP : 2
 
Vos activités principales :
- Réceptionner – trier – enregistrer – numériser – orienter et Affranchir le courrier pour les services de la préfecture, le la DDETSPP, de la DREETS, de la DDT et de toutes les entités situées sur le site du Pastel
- Gestion des courriers recommandés (réception, envois) et déplacement en bureau de poste pour retrait des AR non distribués
- Gérer le flux et l’envoi des « retours aux communes », com-com et syndicats chaque fin de semaine
- Gérer l’impression des étiquettes des communes, com-com et syndicats
- Numériser, analyser et enregistrer les courriers réservés sur l’outil Maarch selon les procédures et éditer les fiches de liaison pour le courrier réservé en désignant l’entité traitante
- Enregistrer les parapheurs au départ du courrier vers le cabinet puis au retour au courrier
- Accueillir les vaguemestres, les agents de La Poste et livreurs Chronopost
- Éditer les rapports statistiques de l’affranchissement de la préfecture, de la DDETSPP et suivre les consommations mensuelles
- Gérer les stocks
- Gestion des courriers retour aux communes (mise sous pli + étiquettes)
- Envois des courriers volumineux FREQUENCEO (NAT) ou communes.
- Réception des colis préfectures et DDI.
- Toutes missions en lien avec le service logistique/immobilier, en appui des équipes en place
 
Votre environnement professionnel :
Activités du service :
Le secrétariat général commun aux DDI et à la préfecture a pour mission d’assurer les fonctions supports pour les 3 entités.
Il est composé de 4 services et 1 mission :
- service des systèmes d’information et de communication
- service des ressources humaines (SRH)
- service du budget/comptabilité (SBC)
- service achats, immobilier et logistique (SAIL)
- mission parcours accompagnement (MPA)
 Le poste de gestionnaire courrier est intégré au SAIL, service en charge de toutes les questions liées à l’immobilier, à la logistique ou aux achats.


Composition et effectifs du service :
Le SGCD se compose d’une cinquantaine d’agents répartis comme suit :
- un équipe de direction : une directrice et deux adjoints
- SSIC : 18 agents
- SRH + MPA : 18 agents – le SRH travaille en multi-sites
- SBC : 6 agents
- SAIL : 15 agents


Liaisons hiérarchiques :
Le (la) responsable du PSI l’îlot préfecture – le (la) responsable du service Achat Immobilier Logistique


Liaisons fonctionnelles :
Les services de l’îlot préfecture, les autres agents du SGCD, la Poste, les fournisseurs de consommables et formulaires, les DDI.