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Gestionnaire de département
Référence : 2024-1619826
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université d'Evry Val d'Essonne
- Localisation : EVRY
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Activités principales :
Gestionnaire administratif.ve du département :
-Gérer le secrétariat du département (accueil téléphonique et physique, gestion et suivi du courrier, archivage, classement des documents…)
-Accueillir et informer les divers publics (enseignants, étudiants, stagiaires, vacataires, partenaires extérieurs) en assurant une communication adaptée dans la diffusion des informations
-Assurer la gestion et le suivi administratif des activités du service
-Assister le chef de département dans la gestion administrative quotidienne
-Assister les responsables administratifs du département (directeurs des études, responsable de l’apprentissage…)
-Instruire les dossiers de vacataires en collaboration avec le service du personnel enseignant
-Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, compte-rendu…), les reproduire et les diffuser
-Aider à l’organisation des Conseils de département et Conseils de Perfectionnement, en rédiger les comptes rendus
-Participer à la gestion des commandes sur Sifac
-Suivre le recouvrement de la taxe d’apprentissage et prospecter
-Saisir et suivre les états prévisionnels et définitifs des enseignants statutaires et vacataires
-Saisir (Odyssée ou Sisyphe) ou bascule (de VT ou un autre logiciel à Odyssée/Sisyphe) des heures effectuées dans le département
-Participer à la gestion administrative des mandatements en collaboration avec le Chef de département
-Répondre à des enquêtes et des demandes de l'administration
Gestionnaire pédagogique des formations BUT FI, FA et FC :
-Aider au suivi pédagogique des cycles (FI, FA, FC) : communiquer les emplois du temps, tenir le registre des absences et autres documents pédagogiques, organiser les jurys
-Assurer le suivi administratif des inscriptions avec la scolarité administrative en FI, FA et FC
-Assurer le suivi des absences en FI, FA et FC (sur Scodoc et sur la plateforme mise en place par le CFA) avec information régulière des étudiants
-Assurer le suivi administratif des stages de 2ème et 3ème année (saisie des conventions, suivi de remise des rapports, rédaction et envoi des convocations aux soutenances…)
-Aider à l’organisation des soutenances de stage, de projet ou des examens
-Aider au suivi pédagogique des cycles : communiquer les modifications d’emploi du temps et documents pédagogiques
-Assurer la bonne gestion administrative des jurys de la formation (avant et après la tenue des jurys)
-Communiquer aux étudiants toute information en lien avec la formation et la vie universitaire
-Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques (réservation, affichage…) du département
-Suivre et assister pour le traitement des candidatures PARCOURSUP en FI
-Faire l’interface administratif entre l’IUT, l’Université et le CFA
Profil recherché
Connaissances :
Maîtrise des techniques de communication orales et écrites
Connaissance générale des techniques de gestion administrative, financière, de secrétariat et pédagogiques
Connaissances sur les modalités des conventions et des contrats d’apprentissage
Connaissance générale de l’organisation et du fonctionnement des EPSCP, de l’établissement et des composantes
Connaissance de la réglementation relative aux enseignements et des procédures de traitement des dossiers
Connaissance de la réglementation relative au code de l’apprentissage, droit de la formation (lois, subventions etc.
Compétences opérationnelles :
Savoir planifier son activité en anticipant les tâches à réaliser pour respecter les délais
S'exprimer de façon claire et concise
Savoir utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique. Une bonne maîtrise d’Excel sera appréciée.
Rédiger des documents simples d'information et de communication
Compétences organisationnelles (classement, archivage, hiérarchisation, prise de notes…)
Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
Gérer la confidentialité des informations et des données
Travailler en équipe et en relation partenariale
Compétences comportementales :
Rigueur
Sens de l’initiative
Disponibilité
Excellent relationnel
Capacité d’écoute
Localisation
Qui sommes-nous ?
Rejoindre l'Université d'Évry, c'est mettre vos talents au service d'un établissement durable et ouvert sur le monde, mobilisant près de 2 000 enseignants, enseignants-chercheurs et personnels de bibliothèque, administratifs, techniques sociaux et de santé. Ces personnels font vivre les laboratoires et avancer la recherche; ils articulent des formations au plus près des résultats de la recherche ou des besoins des entreprises, notamment par la force de l’apprentissage.
Depuis le début, l'Université d'Évry fixe dans son ADN, une double exigence :
La première est de portée internationale : accompagner nos laboratoires pour qu'ils soient au plus haut niveau mondial dans leurs spécialités tout en formant par la recherche des générations de futurs chercheurs.
La seconde traduit en actes notre responsabilité sociétale : participer à l’émancipation des jeunes par des formations supérieures de qualification et en faire des citoyens et des diplômés, prêts à intégrer la société et le monde professionnel, conformément aux principes républicains.
L’Université d’Évry dispense des formations auprès de 12 000 étudiants, dans la plupart des disciplines du BUT au Doctorat.
Aujourd’hui, notre université est pleinement intégrée à l’Université Paris-Saclay (16è université au classement de Shanghai) en qualité d'université membre-associée.
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 01/09/2024
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Assistante / Assistant de direction
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