Gestionnaire de département

Activités principales :
Gestionnaire administratif.ve du département :
-Gérer le secrétariat du département (accueil téléphonique et physique, gestion et suivi du courrier, archivage, classement des documents…)
-Accueillir et informer les divers publics (enseignants, étudiants, stagiaires, vacataires, partenaires extérieurs) en assurant une communication adaptée dans la diffusion des informations
-Assurer la gestion et le suivi administratif des activités du service
-Assister le chef de département dans la gestion administrative quotidienne
-Assister les responsables administratifs du département (directeurs des études, responsable de l’apprentissage…)
-Instruire les dossiers de vacataires en collaboration avec le service du personnel enseignant
-Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, compte-rendu…), les reproduire et les diffuser
-Aider à l’organisation des Conseils de département et Conseils de Perfectionnement, en rédiger les comptes rendus
-Participer à la gestion des commandes sur Sifac
-Suivre le recouvrement de la taxe d’apprentissage et prospecter
-Saisir et suivre les états prévisionnels et définitifs des enseignants statutaires et vacataires
-Saisir (Odyssée ou Sisyphe) ou bascule (de VT ou un autre logiciel à Odyssée/Sisyphe) des heures effectuées dans le département
-Participer à la gestion administrative des mandatements en collaboration avec le Chef de département
-Répondre à des enquêtes et des demandes de l'administration

Gestionnaire pédagogique des formations BUT FI, FA et FC :
-Aider au suivi pédagogique des cycles (FI, FA, FC) : communiquer les emplois du temps, tenir le registre des absences et autres documents pédagogiques, organiser les jurys
-Assurer le suivi administratif des inscriptions avec la scolarité administrative en FI, FA et FC
-Assurer le suivi des absences en FI, FA et FC (sur Scodoc et sur la plateforme mise en place par le CFA) avec information régulière des étudiants
-Assurer le suivi administratif des stages de 2ème et 3ème année (saisie des conventions, suivi de remise des rapports, rédaction et envoi des convocations aux soutenances…)
-Aider à l’organisation des soutenances de stage, de projet ou des examens
-Aider au suivi pédagogique des cycles : communiquer les modifications d’emploi du temps et documents pédagogiques
-Assurer la bonne gestion administrative des jurys de la formation (avant et après la tenue des jurys)
-Communiquer aux étudiants toute information en lien avec la formation et la vie universitaire
-Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques (réservation, affichage…) du département
-Suivre et assister pour le traitement des candidatures PARCOURSUP en FI
-Faire l’interface administratif entre l’IUT, l’Université et le CFA