Gestionnaire de formation – Diplômes Nationaux F/H - 163/164

Le/la gestionnaire assure l’inscription administrative et financière des actions de formation spécifiques aux Diplomes Nationaux.
Ce bureau fait appel à 14 plateformes d’organismes différents, à 9 procédures et différents modes opératoires.

1-      Assurer l’accompagnement administratif, financier et social des publics FTLV des alternants
Accueillir le public FTLV
            Identifier et analyser la demande
-          Orienter vers l’interlocuteur et/ou le service adéquat à la demande
-          Informer les différents publics
-          Informer individuellement sur l’offre de formation, les conditions d’accès à la formation et sur les sources de financement possible

2-      Inscrire les stagiaires
-          Identifier les dispositifs de formation professionnelle appropriés en fonction de la situation du stagiaire
-          Collecter des informations auprès des responsables et secrétariats pédagogiques
-          Contrôler l’ensemble des pièces constitutives du dossier d’inscription
-          Constituer le dossier de prise en charge financière et établir le devis
-          Assurer l’inscription administrative du stagiaire sur le logiciel APOGEE
-          Assurer la saisie des données relativés aux stages et stagiaires dans le système d’information interne
-          Etablir les conventions ou contrats de formation professionnelle

3-      Assurer la gestion des stagiaires
-          Assurer le suivi et la gestion des assiduités
-          Etablir la pré-facturation et l’ajuster le cas échéant au vu de la présence effective du stagiaire
-          Envoyer la facture définitive avec les pièces justificatives
-          Gestion des factures impayées mensuellement
-          Contribuer à l’établissement de la convention de stage en entreprise (le cas échéant)
-          Suivre le stagiaire dans son cursus universitaire et l’accompagner dans l’évolution de sa situation économique et sociale

4-      Certifier les stagiaires
-          Mettre en place les jurys et élaborer les convocations (le cas échant)
-          Gérer l’édition et la remise des attestations de fin de formation, des diplômes et/ou des attestations de validation des stages (le cas échéant)
-          Classer les diplômes
-          Archiver le dossier des stagiaires

5-      Assurer le suivi des diplômés
-          Réaliser l’enquête sur l’insertion professionnelle (le cas échant)

6-      Accompagner le stagiaire dans ses démarches à caractère social
-          Informer le stagiaire de ses droits
-          Constituer les dossiers de demande d’aide sociale auprès d’organismes tels que France Travail et la Région Occitanie

7-      Participer à des manifestations institutionnelles grand public
8-      Participer à la démarche Qualiopi
-          Répondre au référentiel qualité Qualiopi dans son périmètre
-          Etre amené.e en cas de contrôle qualité à être audité.e
-          Participer aux réunions et aux groupes de travail