Gestionnaire de l'offre de formation pour la FaSEST
Référence : 2025-2001414
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Lille
FaSEST - Service FTLV de la FaSEST Campus : Pont de Bois - Cité Scientifique - Villeneuve d'Ascq - Localisation : villeneuve d'ascq
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
CDD jusqu’au 31/07/2026
La.le gestionnaire de l'offre de formation effectue, sous le contrôle de la directrice adjointe de la FaSEST et de la cheffe de service scolarité dont elle.il est sous l'autorité hiérarchique, des opérations de gestion courante en relation avec la pédagogie et la scolarité.
Le périmètre d'intervention de la Faculté des Sciences Économiques, Sociales et des Territoires couvre les départements de formations qui lui sont rattachés : Économie - Management / Géographie - Aménagement - Urbanisme / Sociologie - Culture.
ACTIVITÉS
Activités principales :
- Accueil orientation, conseils et suivi des étudiants
- Gestion administrative et pédagogique.
- Contribuer au bon déroulement de l'année universitaire en respectant et faisant appliquer le calendrier et le règlement des examens.
• Préparer l’admission des étudiants dans les formations
- Publier le dossier de candidature.
- Réceptionner et gérer les dossiers d’admission, d’équivalence.
- Préparer et gérer les convocations aux entretiens d’admission pour les filières sélectives
• Assurer la gestion administrative et pédagogique des formations
- Élaborer des documents spécifiques (listes et trombinoscopes des étudiants par formation, livret d’accueil, etc.).
- Gérer les inscriptions pédagogiques des étudiants
- Gérer les inscriptions pédagogiques des étudiants
- Élaborer et gérer les emplois du temps des formations en collaboration avec les responsables de formation
- Traiter et suivre les informations relatives aux intervenants extérieurs
- Préparer les réunions de rentrée
- Répondre aux demandes d'informations des autres services
• Assurer l’organisation des examens
- Gérer et suivre le calendrier des examens et les modalités d’évaluation.
- Préparer les examens, les soutenances et les sessions de rattrapage (planification, mise en page des sujets, liste d’émargement, etc.)
- Établir les relevés de notes et les procès-verbaux.
• Assurer la gestion des stages
- Préparer et gérer les soutenances de mémoire de stage.
- Traiter et suivre les fiches d’appréciation de stage.
• Assurer l’accueil, l’information et le suivi des étudiants
- Informer et orienter les étudiants pour toute question relative à l’organisation de la formation ou du cursus.
- Éditer des certificats de scolarité, relevés de notes ou attestations de réussites.
- Préparer et/ou participer à certains évènements : Journées Portes Ouvertes, Forums, etc...
Profil recherché
Connaissances
- Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif ou technique et en vérifier la conformité
- Mettre en œuvre les procédures de gestion et contrôler la bonne application des règles de scolarité et du contrôle des connaissances
- Gérer les aspects logistiques (locaux, matériels, fournitures)
- Organiser et alimenter les bases de données et établir des statistiques
- Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
- Sélectionner, diffuser et archiver les données et documents relatifs au secrétariat pédagogique
Savoir-Faire
- Maîtriser l’outil informatique courant : traitement de texte, tableur, publipostage, diaporama, messagerie, internet, etc...
- Savoir s’adapter à des applications informatiques internes par exemple :
o logiciel spécifique lié à la pédagogie : APOGEE / Ref - formation / Pstage / e-candidat
o logiciel lié aux intervenants extérieurs : Vac’Pro
o logiciel lié à la gestion des salles : Hyperplanning
- Savoir organiser et planifier ses activités, savoir gérer son temps
- Faire preuve d’autonomie tout en sachant informer, rendre compte et travailler en équipe
Savoir-être
- Maîtriser les techniques d’accueil du public
- Faire preuve d’impartialité et de discrétion / confidentialité
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Avoir un sens du contact et de l’écoute
- Faire preuve de ponctualité
- Etre rigoureux.se, consciencieux.se
- Faire preuve de polyvalence
Bac minimum exigé
Connaissance de l'offre de formation de la FaSEST.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
FaSEST - Service FTLV de la FaSEST
Campus : Pont de Bois - Cité Scientifique - Villeneuve d'Ascq
À propos de l'offre
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La fiche de poste est susceptible d'évolution suite aux besoins de service, notamment au niveau du lieu d'exercice de l'activité (sites de Cité scientifique ou Pont de Bois).
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Vacant à partir du 22/09/2025
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Gestionnaire de scolarité
