Gestionnaire de l'offre de formation
Référence : 2024-1674214
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université de Lille
POLYTECH Service scolarité Cité scientifique - Localisation : Villeneuve d'Ascq
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
1.Accueil physique et téléphonique : Recevoir, orienter et informer les étudiants, les enseignants et tout autre interlocuteur interne ou externe
2. Gestion pédagogique : en lien étroit avec les enseignants et la responsable du service, assurer le suivi des inscriptions et des dossiers pédagogiques, participer à la préparation des jurys, délivrer les relevés de notes et les attestations de réussite, établir les conventions de stage
3. Gestion budgétaire : établir les bons de commande d'achat et les ordres de mission des enseignants et étudiants
4. Gestion administrative : assurer le planning des réunions, rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes-rendus et de manière plus large, assurer la gestion et le suivi administratif des activités du secrétariat
5. Participation à la vie de l'école : Assister aux pré-rentrées et aux évènements organisés par l'école, participer à la préparation et aux déroulés des salons étudiants et de la Journée Portes Ouvertes,
Les activités évolueront dans le cadre du projet de service en cours.
Profil recherché
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel :
Milieu universitaire : connaissances du fonctionnement et de l'organisation de l'Université de Lille
Environnement professionnel : connaissance des cursus de formation proposés aux étudiants, des diplômes délivrés, des règles relatives à la scolarité des étudiants
Poste de travail : maîtrise des techniques de secrétariat et du travail administratif
Savoir faire opérationnels :
Savoir maîtriser les logiciels courants de bureautique
Savoir rapidement prendre en main les logiciels de gestion interne à Polytech et communs à l'ensemble des structures de l'Université (plateformes, applications)
Disposer d'un niveau d'orthographe correct
Avoir un sens de l'accueil et du service public solide et engagé
Faire preuve d'aisance à l'oral et savoir gérer les interactions
Savoir faire comportementaux :
La manière de servir doit refléter
une capacité d'adaptation et une aptitude au changement
un sens de l'initiative et une autonomie dans ses activités
une envie de travailler en équipe
un respect des règles collectives de travail et de la hiérarchie
un investissement sur son poste de travail et de la disponibilité
Domaines de formation et expériences souhaitables :
Accueil du public
secrétariat
organisation administrative
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une communauté résolument tournée vers l’avenir et engagée pour l’excellence académique.
Descriptif du service
Polytech Lille est l’École d'ingénieurs de l'Université de Lille. Accueillant plus de deux mille élèves et étudiants, l'offre de formation de l’École compte neuf spécialités d'ingénieurs, une licence, le parcours PeiP, trois masters, un DU et un Mastère spécialisé.
Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service scolarité et l'autorité fonctionnelle du directeur du département de formation (trois années de formation en cycle ingénieur), l'agent assure l'accueil du secrétariat et la gestion pédagogique qui lui sont confiés.
Le service scolarité est composé de 10 postes d'assistantes pédagogiques.
À propos de l'offre
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Présence attendue lors des temps forts du calendrier universitaire (pré-rentrées, examens, jurys)
Participation à des salons, journées portes ouverte, évènements organisés au sein de l'école
Congés annuels à prendre pendant les vacances des étudiants
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Vacant à partir du 02/09/2024
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Assistante / Assistant de formation
