Gestionnaire de la scolarité des doctorants

Placé(e) au sein du département DAR, le ou la gestionnaire scolarité des doctorants assurera la gestion administrative des étudiants de l’ESPCI et de l’Institut Curie depuis leur inscription en thèse jusqu’à la délivrance du diplôme du doctorat.

Activités principales

Gestion administrative de la scolarité des doctorants :
-          Gérer administrativement les inscriptions et réinscriptions en doctorat
-          Aider à la récupération des encaissements de frais de scolarité reçues en lien avec le service comptabilité de l’ESPCI
-          Renseigner, vérifier la base de données ADUM et vérifier l’intégrité des saisies
-          Contrôler les dossiers de candidature, assurer la tenue de tableaux de bord d’après les données extraites de l’application de gestion des doctorants (ADUM)
-          Assurer la commande et la délivrance aux doctorants des cartes d’étudiants
-          Effectuer des requêtes et remplir les tableaux des indicateurs de l’ESPCI
-          Elaborer des tableaux d’indicateurs (enquête SISE)
-          Mettre à jour les documents de référence à destination des doctorants

Organisation des soutenances de doctorat et HDR:
-          Préparer et organiser les soutenances
-          Contrôler et valider les informations saisies par les doctorants relatives aux membres du jury, à la composition du jury et ce en conformité avec la réglementation, éditer les courriers aux rapporteurs, coordonner la réception des pré-rapports, obtenir les signatures pour l’autorisation de soutenir, éditer le procès-verbal de l’avis de soutenance, envoyer les convocations au jury et au candidat, réceptionner et traiter les PV et les documents de soutenance

Délivrance des diplômes
-          Editer et envoyer les attestations de réussite aux docteurs
-          Editer et envoyer les diplômes

Accueil et recrutement des doctorants
-          Conseiller et orienter les doctorants auprès des différents services de l‘ESPCI et des écoles doctorales
-          Informer les doctorants étrangers des procédures administratives françaises en lien avec le service des relations internationales de l’ESPCI et le welcome desk de PSL.
-          Participer à la mise en place des contrats doctoraux en lien avec la Direction des Ressources humaines de l’ESPCI : collecter les fiches de renseignement et documents nécessaires à l’établissement des contrats
-          Mettre en place les conventions de cotutelles de thèse l’internationale avec les partenaires étrangers
-          Assurer le suivi des missions doctorales d’enseignement et des conventions de reversement associées.
-          Organiser annuellement la journée d’accueil des doctorants
-          Transmettre aux doctorants les actualités concernant leur doctorat

Convention de séjour de recherche :
-          Mettre en place les conventions de séjour de recherche (CSR) des doctorants et post dpctprants éligibles à ce dispositif, le cas échéant en lien avec le FSD.