Gestionnaire de planning Sorbonne / Malesherbes F/H (réf. 43961)
Référence : 2025-2006440
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Sorbonne Université – Faculté des Lettres
- Localisation : 1, rue Victor Cousin 75005 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Fonctions : Gestionnaire de planning Sorbonne / Malesherbes
Catégorie : B
Corps : Tech
BAP : J
Emploi-type : J4C42 – Technicien-ne en gestion administrative
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an, renouvelable).
A pourvoir dès septembre 2025.
Mission Principale :
La personne recrutée est chargée de la mise en place des emplois du temps et des plannings d’examens du site Sorbonne/Champollion et du site Malesherbes, de la Faculté des Lettres. Elle pourra être amenée à se charger du planning sur l’un des sites en lien hiérarchique, en cas d’absence d’un/e collègue.
Missions :
- Gérer le planning des amphithéâtres et salles de cours attribués à la Faculté des Lettres / Sorbonne-Champollion / Malesherbes/ Maison de la Recherche/ Clignancourt et Centre d’études Slaves
- Travailler en lien étroit avec les collègues du service planning afin d’assurer une continuité de service
- Optimiser l’occupation de ces locaux
- Réserver les salles selon les projets d’emplois du temps adressés par les UFR pour les cours et les examens
- Réserver les salles pour les examens en relation avec le service des examens et assurer (en renfort) la permanence des examens sur le site Malesherbes
- Traiter les demandes ponctuelles internes et externes de demandes d’espace
- Traiter les demandes des services ou des enseignants pour les réunions et manifestations diverses (colloques, séminaires)
Profil recherché
Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
- Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche
- Connaissance générale des aspects juridiques, financiers et contractuels de l’enseignement supérieur et de la recherche
- Connaissances générales dans les domaines de l’hygiène, de l’environnement, de la sécurité au travail, de la protection contre l’incendie et dans le domaine du bâtiment
Savoir-faire :
- Coordonner l’ensemble des activités sur le centre notamment avec les différentes composantes (antennes des UFR, cafétéria exploitée par le CROUS)
- Allouer les moyens en locaux en conformité avec le schéma pédagogique d’implantation des disciplines
- Mettre en application les règles et procédures administratives et de gestion décidées par l’université
- Contribuer à l’optimisation de l’occupation des locaux en lien avec les services centraux Facultaires
Savoir-faire transversaux :
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Travailler en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes
- Capacité à organiser, planifier et coordonner son travail pour assurer ses missions et garantir la continuité du service
- Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
- Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs
- Capacité à assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service
Savoir être :
- Bon relationnel et sens du travail en équipe
- Disponibilité et réactivité
- Sens de l’analyse et force de proposition
- Adaptabilité et autonomie
- Organisation et rigueur
- Sens du service public
- Confidentialité
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.
Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.
Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.
Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr
Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr
Descriptif du service
La Direction des bâtiments et de la logistique de la Faculté des Lettres (DBL), sous la responsabilité de la directrice générale de la faculté et en lien avec la doyenne, participe à la définition de la politique immobilière de la faculté, en apportant tout élément d’aide à la décision en termes stratégiques et techniques, et à la gestion quotidienne du patrimoine mais aussi de la partie logistique de la Faculté.
La DBL assure les relations et elle est interlocuteur avec le niveau Universitaire sur les domaines de bâtiments, logistique et maintenance.
Dans ce cadre, la DBL travaille en lien étroit avec les directions supports telles que les directions des affaires financières et des ressources humaines, mais également les UFR et composantes concernées par les locaux. Elle assure la nécessaire coordination avec les administrateurs de site au sein d’un collectif site (14 sites).
Au sein de la DBL, un Pôle « Gestion Logistique des Usages (PGLU) » prend en charge la mise en œuvre des missions de service concernant les prestations dites « logistiques » en lien avec les utilisateurs. Le Service « Planning et Evènementiel » est intégré au sein de ce PGLU, directement sous la responsabilité d’un(e) Directeur(trice) Adjoint(e) en N+1.
Localisation : Campus Malesherbes - 1, rue Victor Cousin 75006 PARIS
À propos de l'offre
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Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an, renouvelable).
Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée sous la référence 43961 à l'adresse mail : lettres-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr
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Formations obligatoires :
- Oui : AdeSoft – Logiciel planning de la FL
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Assistante / Assistant de direction
