Gestionnaire de programme et scolarité F/H
Référence : 2025-2059684
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Aix Marseille Université
Aix-Marseille Université - Localisation : Chemin de la Quille, 13540 Aix-en-Provence
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires INM 373
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
L'agent est placé sous l’autorité hiérarchique du responsable du service de la Scolarité de l’IAE. Ce poste a une dimension relationnelle avec de nombreux interlocuteurs : directeurs de programmes, services et départements pédagogiques.
L’agent réalise les actes de gestion administrative dans le domaine de la scolarité.
Il assure le secrétariat et l’assistance logistique des responsables pédagogiques des programmes confiés et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures de scolarité.
Activités principales
1 – Candidatures :
- Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif et en vérifier la conformité : dossiers de candidature, dossiers d'inscription administrative,
- Organiser les entretiens de sélection des candidats (1ère et 2ème sessions) via l'applicatif de candidature et contacts téléphoniques, mails candidats et membres de jury de sélection,
- Traiter les réponses aux candidats (Attente, Refus, Admission) sur l’application de candidature et envoi réponses aux candidats (Admission, Attente, Refus).
2 - Gestion administrative des programmes :
- Accueillir et informer étudiants, enseignants et vacataires,
- Préparer les documents pour les événements pédagogiques (rentrée, intégration, portes ouvertes),
- Mettre à jour les plannings et assurer le suivi administratif (MoveIn pour les candidatures, Apogée pour inscriptions et résultats),
- Gérer le courrier, la messagerie et relayer les informations aux enseignants et participants,
- Suivre les dossiers administratifs : tableaux de bord, rémunérations, heures d’enseignement, accréditations et certifications,
- Organiser les examens et jurys (notes, relevés, PV) et archiver les pièces administratives (candidatures, examens, mémoires),
- Coordonner la logistique des cours (salles, matériel, fournitures),
- Gérer les déplacements des intervenants extérieurs (ordres de mission, supports, besoins matériels),
- Participer aux campagnes de recrutement et entretenir le lien avec les universités partenaires.
3 - Gestion administrative de la mobilité MSc1 (stages et études) :
- Saisir et mettre à jour dans les bases de données et applications dédiées à la gestion administrative des mobilités sortantes (MOVEON, AMUstage, etc.),
- Suivre les dossiers de bourses de mobilité sur la base MOVEON et les conventions/avenants de stages sur l'application AMUstage,
- Assurer le suivi des étudiants sortants pendant la mobilité - Organiser le classement et l'archivage des documents liés à la mobilité,
- Entretenir des liens étroits avec les responsables de formation, et le service des relations internationales de l'IAE et la DRI,
- Suivre les conventions/avenants de stages sur l'application AMUstage.
4 – Activités connexes :
- Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur,
- Participer à l’organisation de salons, manifestations, conférences, Journée Porte Ouverte, Journée d'Intégration, Remise des diplômes.
Profil recherché
Vous aimez organiser, trouver des solutions et faire avancer les choses ? Rejoignez l'IAE !
Dans ce poste, vous serez au cœur de la vie universitaire : accompagner les étudiants, participer à la mise en place des formations et assurer un suivi administratif de qualité.
Curieux(se) et autonome, vous savez vous adapter aux imprévus avec calme et professionnalisme. Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, bases de données) et êtes à l’aise pour rédiger, planifier et conseiller. Votre sens de l’organisation, votre diplomatie et votre esprit d’équipe feront la différence. Avec une connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et un niveau d’anglais B1, vous aurez toutes les clés pour réussir et proposer vos idées afin d’améliorer le quotidien du service.
Si vous cherchez un environnement stimulant où votre rigueur et vos initiatives seront valorisées, ce poste est fait pour vous !
Poste à pourvoir dès que possible – CDD 12 mois – renouvellement possible
Temps complet – du lundi au vendredi
Rémunération : 1520€ net / mois environ puis 1595€ net / mois environ après un an de contrat
Localisation du poste : Chemin de la Quille - Puyricard CS 30063 -13089 Aix-en-Provence Cedex 2
Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.
La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk
Descriptif du service
L’Institut d'administration des entreprises (IAE) d'AMU, premier de France fondé en 1955, a été pensé sur le modèle des Business Schools américaines rattachées à de grandes universités. Cet historique a ancré notre capacité à innover. Ainsi, notre histoire est marquée par des développements pionniers de nombreuses innovations pédagogiques.
Aujourd’hui, l’IAE AMU se démarque par le développement de deux axes stratégiques impactant l’ensemble de sa pédagogie, de sa recherche, et de son rapport à ses participants : le projet I3 et le projet "Humanistic Leadership". L'établissement se positionne volontairement à mi-chemin entre les écoles privées de management et l’université publique. Ce positionnement permet d’allier le dynamisme et la flexibilité d’une école étroitement liée au monde de l’entreprise, aux valeurs de services publics, d’excellence pédagogique et de recherche.
En tant que Business Schools d’Aix-Marseille Université, l’IAE AMU s’inscrit parfaitement dans la stratégie d’excellence académique, d’internationalisation et de professionnalisation de l'université.
Entièrement dédiée à la formation supérieure et à la recherche, l'IAE AMU offre des diplômes Bac + 5 et plus, spécialisés dans les différents domaines de la gestion, en adéquation avec les besoins du monde des affaires.
À propos de l'offre
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Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel. -
Vacant à partir du 15/09/2025
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Gestionnaire de scolarité
