Gestionnaire de projet événementiel F/H (réf. SEP)

1) Contribue à l’organisation des événements ci-après, pour la période janvier à septembre 2025 :

• Cérémonie des vœux de la présidente de Sorbonne Université (janvier)
• Cérémonie des docteurs honoris causa (mars)
• Jour de la Terre (avril)
• Journée des personnels (juin)
• Evénement « Moodle Moot 25 » en collaboration avec Capsule (juillet)
• Accueil des nouveaux personnels (septembre)

2) Participe à la promotion et la valorisation des espaces interfacultaires auprès de la communauté interne et des clients externes

3) Répond aux attentes de sa hiérarchie, et à celles de ses commanditaires, en étroite collaboration avec les équipes du SEP, les directions universitaires et facultaires pouvant être impliquées, les équipes techniques et logistiques des sites sollicités ainsi que les prestataires sélectionnés.

Activités principales :

1) Gestion de projet événementiel :

• Création de brief auprès des prestataires en identifiant tous les besoins ou étude du cahier des charges des projets événementiels;
• Construction des offres dans leur dimension technique (mise à disposition d’espaces, hébergement, transport, restauration…), et définition des outils et moyens nécessaires pour leur mise en œuvre, en s’appuyant sur des expertises internes ou externes ;
• Définition du budget des projets et respect du budget défini ;
• Demandes de devis, réalisation de demandes d’achat et demandes de bons de commande ;
• Identification et coordination des différents acteurs internes (directions techniques / logistiques / communication & marketing / financières…) et/ou externes (prestataires : agences événementielles, traiteurs, sociétés de gardiennage, transports, hébergements…) pour la réalisation des événements ;
• Planification l’ensemble des tâches nécessaires à la réalisation du projet, pilotage et contrôle de leur réalisation, en amont, pendant et en aval de l’événement ;
• Gestion de l’événement le jour J sur site : gestion des prestataires, mise en place, gestion du planning et des ressources humaines ;
• Gestion de la clôture administrative des projets et la gestion de la facturation ;
• Gestion du retour d’expérience et mesure la satisfaction des usagers.

2) Communication et promotion :

• Promotion des espaces et des services proposés par le SEP auprès des usagers internes (création et rédaction de supports, actions de promotion, promotion sur les sites de référencement partenaires…) ;
• Veille : identification et recensement de prestataires et fournisseurs dans le milieu événementiel ; veille dans le domaine événementiel (équipements, salons, nouveautés…).

Encadrement : Non