Gestionnaire de scolarité - Collège des Sciences de l'Homme F/H
Référence : 2025-1830661
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université de Bordeaux
- Localisation : 3, ter place Victoire - Bordeaux
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 23 100 à 24 570 € € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Vous assurez la gestion administrative du cursus de l’étudiant de son inscription à la délivrance de son diplôme : Inscription, examen, saisie des notes et préparation des procès-verbaux, édition du diplôme.
Activités principales :
Gestion administrative
- Vous accueillez, informez et orientez les usagers du service ; vous répondez aux sollicitations mails et téléphoniques des usagers ;
- Traitement des candidatures : vous participez à l'élaboration des calendriers de recrutement ;
-E-candidat : vous vérifiez et suivez les dossiers de candidature à l'aide de l'application e-candidature, vous validez les PJ, validez les avis saisis par les Enseignants-Chercheurs, suivez le dossier jusqu’à l’inscription et saisissez des Opérations Préalables à l'Inscription (OPI)
-Gérer les candidatures des candidats titulaires d'un diplôme étranger : Étude en France, Demande d'Admission Préalable (DAP)
- Vous inscrivez les étudiants à l'aide du logiciel Apogée (inscription administrative et pédagogique) ;
- Vous délivrez les documents : carte d'étudiant, attestations, relevé de notes, diplômes ;
- Vous gérez les demandes de transfert arrivée et départ ;
- Vous instruisez les dossiers de réorientation ;
- Vous procédez aux remboursements de droit (boursier) ;
- Vous contribuez à l'archivage des documents liés à l'activité (dossiers étudiants, PV d’examens...) ;
- Vous saisissez et mettez à jour les bases de données dédiées à la gestion ;
Gestion des examens
- Vous réalisez, contrôlez et mettez à jour les inscriptions pédagogiques (IP) via APOGEE ;
- Vous préparez les maquettages de procès-verbaux, relevés de notes via APOGEE ;
- Vous réalisez les IP des mesures transitoires, étalements, PHASE avec suivi ;
- Vous participez à l'élaboration du calendrier pédagogique intégrant les périodes d'examens (cadrage de jury) ;
- Vous organisez l'aspect logistique des épreuves : reproduction des sujets, liste d'émargement, procès-verbal, copies, surveillant ;
- Vous gérez les QCM sur le logiciel sphinx : paramétrage, édition des grilles, correction, résultats ;
- Vous mettez en ligne les résultats d'examens RENARD, attestation et relevés de notes ;
- Vous éditez les diplômes, supplément au diplôme ;
Gestion des stages
- Vous informez et conseillez les étudiants sur la procédure et ses points de vigilance ;
- Vous assurez le suivi des demandes et des conventions de stage ;
- Vous vérifiez les aspects réglementaires : durée, gratification, assurance ;
Profil recherché
Une première expérience dans l’assistanat pédagogique serait un plus.
Doté de fortes qualités relationnelles et de communication, vous aimez travailler en équipe et savez prendre en compte des demandes et y répondre de manière appropriée.
Vous disposez de bonnes connaissances des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
Vous êtes à l’aise avec l’appropriation de logiciels et savez manier la suite Office (Excel notamment).
Vous avez le goût du travail rigoureux et savez faire preuve de réactivité.
Vous vous reconnaissez ? Alors, candidatez !
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.
Descriptif du service
Le Collège Sciences de l'Homme est composé de cinq unités de formations :faculté d'anthropologie sociale-ethnologie, faculté de psychologie, faculté des sciences de l'éducation et de la formation, faculté de sociologie et faculté des sciences et techniques des activités physiques et sportives - STAPS. Il dispose également de services et dispositifs transverses : le département langues et cultures (DLC), le service de formation tout au long de la vie, le centre de ressources informatiques et pédagogiques (CRIP), l'espace collaboratif relations internationales (ECRIN) et le service des sports.
Le Collège Sciences de l'Homme est localisé sur trois sites géographiques distincts : le site de la Victoire à Bordeaux qui accueille 4 des 5 unités de formation du collège ainsi que les services et dispositifs transverses et sur lequel est situé le siège administratif du Collège (direction du collège et service de gestion de formations et des cursus) et les deux sites d'implantation de la faculté de STAPS sur le campus de Pessac d'une part et sur la Côte Basque d'autre part.
À propos de l'offre
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Poste ouvert prioritairement aux agents titulaires de la fonction publique de catégorie C et aux agents contractuels.
Si recrutement d'un agent titulaire :
Poste à pourvoir idéalement à compter du 01/04/2025.Rémunération : IFSE socle « Adjoint IRTF » Classe Normale : 287€ bruts pour les titulaires de la Fonction Publique
Si recrutement d'un agent contractuel :
Poste à pourvoir idéalement à compter du 01/04/2025 au 31/08/2025Salaire mensuel brut si contractuel : 1925 € à 2048 € selon votre profil et votre expérience
Localisation du poste : poste basé 3, TER place Victoire Bordeaux
Avantages liés au poste :
- Forfait de congés annuels dès la première année de contrat
- Télétravail possible selon nécessités et organisation du service
- Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de Gironde
- Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
- Possibilité de parking du personnel
- Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
Processus de recrutement :
Les candidatures seront étudiées au fil de l’eau. Nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien dès la clôture de l’offre.
Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !
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La scolarité est constituée de 2 pôles : Pôle licence et master. Il est composé de 13 personnes.
L’agent scolarité/examen agit sous l’autorité de la responsable du pôle licence (N+1) et de la responsable de scolarité (N+2). Il travaille en collaboration avec les membres du pôle, du service scolarité, les enseignants-chercheurs, les étudiants, les autres services du collège.
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Vacant à partir du 01/04/2025
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Gestionnaire de scolarité
