Gestionnaire de scolarité – bureau des Emplois du temps des étudiants
Référence : 2024-1715596
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Nantes Université
Nantes Université - Polytech - Site de Saint-Nazaire - Localisation : Saint-Nazaire
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) de 21 828 à 26 784€ brut/an € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Les attributions du poste seront communes au bénéfice des trois composantes du site Heinlex de Saint-Nazaire : IUT de Saint-Nazaire, Polytech Nantes-site de Saint-Nazaire, UFR Sciences et technique-site de Saint-Nazaire.
Relations fonctionnelles liées au poste : Intra-service et université : directeurs des départements de formation et secrétariats des départements de formation, service technique/maintenance du site de Saint-Nazaire.
Missions
Le ou la gestionnaire a pour mission d’élaborer des emplois du temps (EDT) en lien avec les responsables des EDT des filières ou des départements du campus HEINLEX pour les formations initiales et en alternance, dans le respect du calendrier universitaire. Le ou la gestionnaire a pour mission de recueillir et traiter les informations nécessaires à la mise en place des emplois du temps dans le logiciel CELCAT en tenant compte des effectifs étudiants et des contraintes des calendriers des formations.
Activités principales
- Animer le Groupe de travail sur la gestion des salles du campus HEINLEX avec les responsables des EDT des filières ou des départements du campus.
- Pour chacun des deux semestres de l’année, élaborer les emplois du temps des formations du campus HEINLEX à partir des maquettes pédagogiques et en étroite collaboration avec les responsables des EDT des filières ou des départements du campus HEINLEX.
- via l’outil CELCAT.
- -en prenant des rendez-vous avec les responsables des EDT des filières ou des départements du campus HEINLEX.
- en tenant compte des effectifs étudiants, environ 300, du nombre de groupes à respecter, de la mutualisation d’enseignements communs à plusieurs formations, du calendrier universitaire et de la spécificité des salles.
- Appliquer et respecter les règles de gestion des emplois du temps (créneaux horaires des enseignements, interruption de cours, contrôle des conflits de salles …).
- Assurer le suivi quotidien des emplois du temps : saisie des demandes de modification, réservation des salles.
- Garantir un traitement par ordre de priorité des demandes de changements d’emplois du temps, et traiter les urgences.
- Préparer les emplois du temps de la prochaine période (vérification modules, « nettoyage » de la base CELCAT).
Profil recherché
- Formation et/ou qualification : diplôme de niveau bac à bac+2
- Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 1 à 3 ans ; des fonctions de planification, priorisation et répartition d’activité seraient un plus
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Compétences attendues
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
- Connaître le fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur et de recherche
- Maîtriser les techniques de communication, accueil téléphonique et physique
- Connaissance des interactions avec d'autres services
- Connaissance de l'offre de formations d'une université
- Connaissance de la conception d'un emploi du temps, sens de l'analyse et l'élaboration de document
Savoir-faire opérationnels :
- Grande adaptabilité aux changements fréquents de situations et d'interlocuteurs.
- Travailler en équipe
- Savoir rendre compte
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité et les outils bureautiques
- Savoir faire évoluer ses techniques de travail
Savoir-être :
- Sens de la relation et de la diplomatie
- Réactivité, rapidité
- Adaptabilité et flexibilité
- Rigueur
- Anticipation
- Esprit d'initiative
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) et des grandes écoles (Centrale Nantes, École des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire, École d’Architecture de Nantes).
Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.
Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d’études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.
Descriptif du service
Polytech Nantes, école d’ingénieur membre de la conférence des grandes écoles, forme près de 1 740 étudiants et apprentis ingénieurs répartis en 8 départements de spécialité et offre 6 parcours de master international. Elle compte près de 135 enseignants et enseignants-chercheurs exerçant au sein d’un des 9 laboratoires de recherche associés, 86 personnels administratifs et techniques et fait appel à 465 vacataires industriels.
À propos de l'offre
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Spécificités du poste
• Amplitude horaire à adapter lors des pics d’activité
• Interlocuteurs multiples : enseignants-chercheurs, étudiants, services administratifs.
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L332-2, 2
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Vacant à partir du 01/10/2024
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Gestionnaire de scolarité
