Gestionnaire de scolarité 1er cycle en études médicales
Référence : 2024-1696203
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université Claude Bernard Lyon 1
Université Claude Bernard Lyon 1 - Localisation : UFR Médecine Lyon Est, 69008 LYON
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
L'agent a pour mission de suivre et de gérer le parcours universitaire des étudiants inscrits en troisième année des
études médicales FGSM3 et participera à toute activité transversale du service ou de la Faculté.
- Accueil, accompagnement et suivi avec bienveillance de chaque étudiant tout au long de son année de formation -
Organisation de la réunion de pré-rentrée des étudiants.
- Soutien aux équipes pédagogiques chargées des UE - Réalisation des inscriptions administratives pour les situations
particulières
- Inscriptions pédagogiques de l'étudiant aux UE suivies.
- Planification des enseignements et des examens en lien avec les équipes techniques sur le site et les enseignants.
- Contrôle l'assiduité des étudiants. - Fiabilisations, SISE.
- Diffusion sur Moodle des informations relatives au parcours pour informer les étudiants.
- Participation à l'organisation et à la gestion des examens.
- Saisie des épreuves d'examens sur la plateforme dédiée.
- Import, saisie et contrôle des notes et des résultats.
- Convocations des jurys.
- Constitution et édition des PV des jurys.
- Aide à l'organisation du Service Sanitaire en lien avec le service de gestion du SSES du Département de Biologie
Humaine.
Ces activités peuvent être amenées à évoluer en fonction des besoins et du projet de Service défini par la
responsable.
Profil recherché
ACTIVITÉS
-Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
-Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
-Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les
diffuser
-Retranscrire des informations orales à l'écrit
-Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
-Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
-Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
-Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
-Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
-Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
-Classer et archiver des documents
-Gérer la scolarité des étudiants : inscriptions, examens, résultats, diplômes
CONNAISSANCES
-Environnement et réseaux professionnels : expert
-Techniques d'élaboration de documents : maîtrise
-Techniques d'accueil téléphonique et physique maîtrise 3 Culture internet maîtrise
-Techniques de communication : maîtrise
-Utiliser les outils informatiques du domaine : maîtrise
-Utiliser les outils bureautiques maîtrise
CONNAISSANCES COMPORTEMENTALES
-Sens de l'organisation
-Réactivité
-Sens relationnel
-Aptitude au travail en équipe
-Rigueur
-Discrétion
COMPÉTENCES OPÉRATIONNELLES
-Accueillir et prendre des messages maîtrise
-Accueillir les populations concernées maîtrise
-Enregistrer et classer les documents maîtrise
-Rédiger des rapports ou des documents maîtrise
-Savoir rendre compte maîtrise
-Travailler en équipe maîtrise
-Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité maîtrise
-Utiliser les outils bureautiques maîtrise
-Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures maîtrise
-Réglementation applicable aux différentes catégories d'étudiants (inscriptions, cursus, bourses)
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, ESPE, Polytech, IUT, ISFA…). Composée de 16 composantes et 47 unités mixtes de recherche (UMR), 15 unités de recherche (UR), 17 structures fédératives dont 5 unités d’appui à la recherche (UAR). Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 000 étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels titulaires et contractuels.
Le budget de l’université s’élève à 478 millions d’euros dont 315 millions au titre de la masse salariale. Elle dispose en outre de deux filiales de droit privé.
L’Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d’excellence et une recherche de pointe.
En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective.
Descriptif du service
La Faculté de Médecine Lyon Est est située au Centre de Lyon sur le Campus
Universitaire de Rockefeller à proximité des Hospices Civils de Lyon, 2ème CHU (Centre Hospitalier Universitaire) de
France. Elle a récemment créé un PASS "déporté" sur le site de Bourg-en-Bresse afin de répondre à la problématique
des déserts médicaux. La Faculté de Médecine de Lyon Est est l'une des plus dynamiques de France. Elle forme et
accompagne en proximité, les étudiants de la première année à la fin de l'Internat. Elle forme également, via le
service Interdisciplinaire en Santé, les étudiants à la Recherche au travers d'Unités d'enseignement du Parcours
Initiation à la Recherche Biomédicale. Au sein de la Faculté de Médecine Lyon Est, équipes pédagogiques et
administratives travaillent de concert pour offrir des formations de grande qualité à leurs étudiant.e.s.
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 01/10/2024
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Gestionnaire de scolarité
