Gestionnaire de scolarité F/H (réf. 25682)
Référence : 2025-1968305
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Sorbonne Université– Services Universitaires
- Localisation : 15 rue de l'École de Médecine 75006 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Fonctions : Gestionnaire de scolarité (vacation)
Emploi-type : J4C42 Technicien-ne en Gestion Administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
CDD de 4 mois.
A pourvoir à compter du 15 septembre.
Missions :
Sous l’autorité de l’adjointe à la responsable du DIADM, le/la vacataire apporte son appui au gestionnaire de scolarité pour le traitement administratif des demandes des doctorantes, doctorants, candidates et candidats à l’HDR.
Activités principales :
Inscriptions :
Être en appui en gestion de scolarité en doctorat dont la phase d’admission a été préalablement validée :
- Vérifier les dossiers et les conditions d’inscription
- Vérifier les dossiers jusqu’à la validation de l’inscription
- Éditer des cartes et certificats de scolarité
Être en appui à la gestion des opérations comptables liées aux inscriptions en liaison avec la régisseuse :
- Calculer les droits d’inscription
- Effectuer les encaissements
- Signaler les besoins de régularisation
- Suivre les inscriptions et effectuer des relances auprès des doctorantes et doctorants
- Recevoir les doctorantes et doctorants et HDR dont l’inscription le nécessite
Organisation des soutenances et établissement du diplôme :
- Assurer les relances pour l’obtention du dossier de soutenance original
- Organiser des rendez-vous pour la remise du diplôme
- Réaliser des documents administratifs comme des attestations
- Vérifier des dossiers de diffusion et d’archivage électronique de la thèse en liaison avec le service des thèses de la bibliothèque
- Assurer l’archivage réglementaire des dossiers administratifs en liaison avec la direction des archives
Suivi des indicateurs :
- Renseigner la base de données et vérifier l’intégrité des saisies sur les logiciels dédiés
- Présenter des indicateurs spécifiques
Accompagner les usagers et usagères du DIADM :
- Assurer les rendez-vous avec les doctorantes et les doctorants, docteures et docteurs et les HDR
- Expliquer et faire appliquer les procédures spécifiques au doctorat
- Accompagner les doctorantes et doctorants dans l’écosystème du doctorat à Sorbonne Université
- Participer à l’animation des évènements organisés par le Collège Doctoral
Activités Annexes :
- Diffuser l’information et contribuer à sa mise à jour
Profil recherché
Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France et plus particulièrement de la recherche et du doctorat
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation de la scolarité
- Réglementation applicable à la formation doctorale en France
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative
- Connaitre les droits et obligations des agent-es publics
Savoir-faire :
- Capacité à appréhender les enjeux des dossiers traités
- Capacité d’analyse, de synthèse et de résolution des problèmes
- Capacité à interagir avec les structures dédiées au doctorat
- Capacité à hiérarchiser et à prioriser
- Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
- Savoir s’exprimer et comprendre à l’écrit et à l’oral l’anglais de façon claire et concise (niveau B1 minimum souhaité)
- Savoir utiliser des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur) et les systèmes d’information de l’université (ex : Adum, Apogée…)
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie, proposer des améliorations
- Rechercher l’information, la vérifier et la classer
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Savoir travailler en coordination avec sa hiérarchie et en lien avec les gestionnaires de scolarité
et du personnel administratif des écoles doctorales
Savoir être :
- Aptitudes relationnelles avec le public et dans l’environnement professionnel
- Aptitude à travailler en équipe
- Autonomie, méthode et rigueur
- Sens de l’organisation et de la coordination
- Disponibilité, discrétion et confidentialité
- Polyvalence et capacité d’adaptation
- Sens de l’accueil et du service public
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.
Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.
Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.
Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr
Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr
Descriptif du service
Le Collège doctoral met en œuvre la politique doctorale de l’université, par la coordination et la mutualisation des actions des écoles doctorales de Sorbonne Université, le suivi d’indicateurs concernant les doctorants et les carrières des docteurs, l’ouverture sur l’environnement socio-économique et la promotion de la plus-value du doctorat, le développement de la coopération régionale, européenne et internationale.
Le Collège Doctoral est composé :
- Des écoles doctorales de Sorbonne Université
- D’un département des inscriptions, de l’accompagnement, des diplômes et des missions
- D’un département formation et carrières
- D’un service des Affaires Générales du Collège doctoral
Le DIADM est le département du Collège doctoral qui assure le suivi du parcours administratif de chaque doctorante et doctorant en collaboration avec les écoles doctorales, ainsi que pour les candidats à l’HDR. Sa mission est d’assurer les actes de gestion administratives des inscriptions jusqu’à la délivrance du diplôme. Il contribue à informer, accompagner et conseiller les doctorants et candidats à l’HDR.
Il est composé d’une responsable, d’une responsable adjointe, de 7 gestionnaires de scolarité et d’un bureau des affaires internationales.
Localisation du poste : Campus des Cordeliers, 15 rue de l’École de Médecine 75006 Paris et 28 rue Serpente 75006 Paris
À propos de l'offre
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CDD de 4 mois.
A pourvoir à compter du 15 septembre.
Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée sous la référence 25682 à l'adresse mail : recrutement@sorbonne-universite.fr
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Vacant à partir du 15/09/2025
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Gestionnaire de scolarité
