Gestionnaire de Scolarité (F/H)
Référence : 2025-1921590
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Aix Marseille Université
Aix-Marseille Université - Localisation : Faculté des Sciences - Service scolarité
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du chef de bureau des masters. L’agent travaillera en lien fonctionnel avec les responsables des formations.
Activités principales :
Accueil, diffusion de l’information
Accueil téléphonique des étudiants, des entreprises, des enseignants
Traiter les demandes d'information (envoi de documentations diverses, procédure de candidature, réponse aux demandes des étudiants, entreprises, CFA, etc.)
Accueil physique des vacataires extérieurs, des tuteurs en entreprise
Gestion documentaire (classement, archivage).
Recrutements étudiants :
Veiller au bon paramétrage des éléments, candidatures sur la plateforme de recrutement (Logiciel CFA + AMU)
Assurer la recevabilité du dossier de recrutement dans l’application e-candidat, apporter une réponse aux dossiers incomplets, non conformes
Organiser les entretiens de recrutement avec les responsables formation (RDV entre les alternants/responsable de formation+réservation salle..)
Effectuer les Inscriptions Administratives, Inscriptions pédagogiques (APOGEE), et le suivi de celles-ci (complétude des pièces justificatives)
Informer les apprentis, les accompagner dans l’inscription obligatoire au logiciel Cactus, valider les saisies
Vérifier la liste des apprentis sous le logiciel adéquat (import des apprentis Cactus)
Faire signer en début d’année la charte d’engagement des apprentis
Réaliser et distribuer aux apprentis le livret d’apprentissage annuel après vérification du responsable d’année
Suivre l’attribution des cartes d’étudiant aux apprentis inscrits
Gestion de l'assiduité :
Gérer les feuilles de présence en lien avec les étudiants, les enseignants, le responsable de formation, les tuteurs en entreprise, le CFA et, si besoin, le service de formation continue.
Mettre à disposition un tableau de synthèse de l’assiduité aux responsables de formation analyser les états d'assiduité
Relation CFA/entreprises :
Établir les calendriers d’alternance avec le Responsable de formation. les transmettre aux futurs apprentis, entreprises et au CFA. Saisir les calendriers d’alternance, les fiches apprenants, les fiches entreprises sur le logiciel dédié.
Transmettre les demandes de devis de contrat d’apprentissage/de professionnalisation des entreprises au conseiller référent du CFA et suivre leur réponse
Appuyer administrativement l’organisation d’événements faisant rencontrer les candidats et les entreprises partenaires
Appuyer administrativement le responsable dans l’organisation des visites en entreprise (2 par an règlementairement) tenir à jour un tableau de suivi des visites des apprentis et centraliser les comptes rendus, les envoyer au CFA Faire parvenir aux anciens étudiants les offres d'emploi des entreprises partenaires
Participer en tant que de besoin aux réunions organisées par le CFA (selon ordre du jour en concertation avec l’équipe)
Organiser administrativement l’évaluation de la formation auprès des tuteurs d'entreprises
Profil recherché
Connaissances :
Connaitre l’organisation et des exigences règlementaires des formations en apprentissage
Connaitre l’organisation du CFA
Connaitre les structures et de l’organisation des enseignements de l’UFR
Connaitre la règlementation en vigueur en matière de scolarité.
Maîtriser les logiciels bureautiques courants : Word, Excel.
Maitriser l’environnement numérique de travail de l’établissement
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles
Sens de l'organisation
Rigueur / Fiabilité
Sens relationnel
Posséder une capacité à travailler en équipe
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Compétences attendues
Connaitre l'organisation et des exigences règlementaires des formations en apprentissage
Connaitre l'organisation du CFA
Connaitre les structures et de l'organisation des enseignements de l'UFR
Connaitre la règlementation en vigueur en matière de scolarité.
Maîtriser les logiciels bureautiques courants : Word, Excel.
Maitriser l'environnement numérique de travail de l'établissement
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles
Sens de l'organisation
Rigueur / Fiabilité
Sens relationnel
Posséder une capacité à travailler en équipe
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.
La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk
Descriptif du service
Le service de scolarité formations initiale et continue de la Faculté des Sciences est en charge du soutien pédagogique aux équipes enseignantes et de la gestion administrative et pédagogique des cursus des étudiants inscrits en licence, master et doctorat, du recrutement jusqu’à la délivrance du diplôme. Le poste est situé sur le campus de St Jérôme, au sein d’un service composé d’une équipe de 15 agents.
À propos de l'offre
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Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents -
L’horaire des agents sera contraint par la nécessité d’être présent sur site pour assurer un accueil physique auprès des intervenants ou des responsables de formation.
L’agent est susceptible d’apporter une aide très ponctuelle aux gestionnaires de scolarité des autres sites également en charge de formation ouvertes à l’apprentissage
Présence requise lors des pics d’activité (recrutement, examens notamment).
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Vacant à partir du 10/05/2025
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Gestionnaire de scolarité
