Gestionnaire de scolarité
Référence : 2025-2074474
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
ENVT
École Nationale Vétérinaire de Toulouse - Localisation : Toulouse
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 26400 à 33600 € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
L’agent :
- assure la gestion de l’étudiant dans toutes les étapes de sa scolarité, de l’admission jusqu’aux opérations de diplomation et suivi post-diplôme
- accueille, informe, oriente et accompagne les usagers ;
- contribue au pilotage de l’activité
Activités principales :
Gestion des stages
• Assurer la gestion des stages obligatoires et facultatifs (France et étranger) :
- Mise à jour et diffusion des informations sur les stages en relation avec les
responsables pédagogiques et le responsable de la Commission des stages
- Suivi et validation des demandes de stages (Outils STAGEVET et SPHINX)
- Suivi des conventions en lien avec les parties concernées : circuit des
signatures, avenants
- Suivi des stages effectués : enregistrement des évaluations, organisation des
soutenances, collecte et enregistrement des résultats pour validation et attribution des crédits ECTS en lien avec la gestionnaire chargée du suivi de la
scolarité des étudiants
- Organisation des rattrapages en appui aux responsables pédagogiques
- Production des bilans annuels par promotion
- Suivi des stages réalisés dans le cadre des enseignements optionnels en année
d’approfondissement A6 en lien avec les enseignants référents et la gestionnaire chargée du suivi de l’année A6
• Assurer la gestion spécifique des stages tutorés en milieu rural (STER), politique publique portée par l’ENVT pour les 4 ENV pour les étudiants en 6ème année :
- Préparation des réunions du Comité de pilotage national pour la sélection des
structures vétérinaires accueillant des stagiaires : centralisation et actualisation
des données de la Base SPHINX « STER », édition des tableaux de suivi
- Information des structures d’accueil
- Suivi des conventions pour les STER des étudiants de l’ENVT, enregistrement
des données pour versement des indemnités et bourses
Gestion des bourses pour les stages à l’international
- Informer les étudiants des droits aux différentes bourses et des plannings à
respecter pour leur demande
- Assurer l’interface avec les étudiants pour enregistrer les dossiers et s’assurer de leur complétude
- Communiquer avec les mandataires afin de transmettre la demande pour les
étudiants de l’ENVT et recevoir les décisions d’attribution
Missions transversales :
Accueil et secrétariat
- Accueil physique, téléphonique et électronique et suivi des demandes
- Elaboration de documents administratifs en lien avec l’activité du service
- Suivi des dossiers du service en lien avec les autres membres de l’équipe
- Elaboration et suivi du dossier administratif des accidents du travail pour les étudiants
- Informations internes et externes à destination des usagers et partenaires
- Diffusion des informations liées à l’activité via différents canaux (supports physiques et électroniques)
- Classement et archivage de documents
Contribution aux activités de la rentrée
Contribution à la mise en œuvre et au développement de la démarche qualité en matière de formation
Profil recherché
Compétences liées au poste :
Savoirs
- Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Cadre réglementaire de l’éducation et de l’enseignement supérieur
- Environnement institutionnel de l’ENVT
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
Savoir-faire
Compétences opérationnelles
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte de manière synthétique
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe (open-space)
- Utiliser les logiciels de bureautique classique et les outils spécifiques à l'activité (Plateforme de gestion des stages STAGEVET)
- Disposer d’une culture internet et une appétence pour les nouvelles technologies
- Participer à la mise en œuvre d’une démarche qualité
Compétences comportementales
- Sens de l'organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel
- Capacité à prendre des initiatives et gérer les imprévus
- Devoir de réserve et de confidentialité
Qui sommes-nous ?
L'Ecole Nationale Vétérinaire de Toulouse (ENVT) est un établissement public administratif d’enseignement supérieur et de recherche relevant du ministère chargé de l’agriculture. Elle forme plus de 950 étudiants, répartis en six promotions de formation initiale et en 4 formations d’internes en clinique animale, et compte environ 330 personnels enseignants-chercheurs, administratifs et techniques.
Descriptif du service
Au sein de la Direction des formations, le gestionnaire de scolarité assure l’ensemble des actes de gestion administrative liés à la scolarité des étudiants qui lui sont confiés. Il est l’interface opérationnelle entre les étudiants, les enseignants et les autres acteurs (internes/externes) de la formation.
L’agent est placé sous la responsabilité hiérarchique du Directeur des études et de la vie étudiante (DEVE).
Liaisons fonctionnelles internes : Directeur des formations, adjoint au DEVE, autres gestionnaires de la DEVE, enseignants-chercheurs, service des relations internationales et autres services supports
Liaisons fonctionnelles externes : Partenaires institutionnels et professionnels, maîtres de stage, développeurs et pilotes des bases numériques pour la gestion des stages, gestionnaires des stages des autres ENV
À propos de l'offre
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Activité dense avec des pics de charge impliquant une nécessité de présence aux périodes suivantes : décembre, mai à juillet
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Base légale article 332-2-2° a)
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/01/2026
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