Gestionnaire de site/ préfigurateur gestion administrative et financière cité administrative

La cité administrative est actuellement gérée par le Préfet avec une délégation de gestion auprès de la DDFIP. La fermeture du compte de commerce 907 conduit à revoir les modalités de gestion de la cité administrative de Clermont-Ferrand par une expérimentation d’internalisation au SGC avec création de 2 postes de préfigurateurs, chargés de la gestion du site en lien avec le Syndic (pôle Budget Immobilier Achats). Une équipe projet,  composée de la directrice du SGC, du chef du pôle Budget Immobilier Achats, de la cheffe du pôle Logistique Courrier Accueil et de la coordonnatrice immobilier (en charge de la mission de syndic), pilote l’opération.

Vos activités
Préfiguration :
Prépare le transfert de gestion du site en lien avec le gestionnaire de site, réf domaine logistique (réf log), la DDFIP, sous le pilotage de l’équipe projet
expertise, propose des modalités d’organisation et de fonctionnement du site
Gestion de site :
Avec le syndic:
Assure la gestion administrative et financière de la cité administrative,
Contribue à la préparation des conseils de cité et à leur déroulement (assiste aux instances, rédige les PV) ainsi qu'à l’élaboration, suivi du règlement intérieur (RI)
et avec le réf log, informe les services occupants sur tous domaines liés à la gestion du site et répond aux demandes particulières sur ces sujets et le RI
En binôme avec le réf log
recense travaux à faire sur les parties communes, demande  des devis, organise, suit les travaux
assure organisation, planification des visites des contrats de maintenance et des contrôles réglementaires
Effectue :
la préparation et le suivi des budgets de fonctionnement du site,  recouvrement des charges dues par les services occupants (gestion des quotes-parts)
l'exécution du budget cité administrative BOP 354/723 (demande d’achat, service fait, suivi dépense dans CHORUS, gestion anomalies) / préparation de l’ensemble des éléments liés à ces programmes (programmation, compte rendu de gestion)
la gestion globale des procédures de marché, notamment dans le domaine immobilier : préparation, publication sur PLACE, suivi contractuel et relationnel avec fournisseurs, titulaires marchés, anticipation du renouvellement des procédures en veillant au respect des clauses et échéances et du délai global de paiement de l’État (CVC, SSI, ELI, Ascenseurs, PPA, toits et toitures terrasses, CRB, autres contrats de fonctionnement)
la gestion des prestations externalisées concernant les parties communes (accueil, nettoyage, contrôle d’accès, entretien des espaces verts)
l'alimentation, l'exploitation des outils de suivi de gestion des bâtiments de l'Etat
la mise en œuvre, suivi de la DTAthèque en prenant en compte les évolutions réglementaires (accessibilité, performances énergétiques, tous domaines applicables au site)
l'exploitation des applications spécifiques (Chorus, Chorus Formulaires, Place, APPACH, RT, Outils d’Aide à la Décision et de suivi des fluides interministériel, ORAE)