Gestionnaire des déplacements H/F
Référence : 2024-1537665
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Sous-direction des sites historiques et des transports (SDSHT)
Section des moyens généraux et des déplacements - Localisation : Hôtel de Matignon - 57, rue de Varenne - 75007 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
La section des moyens généraux et des déplacements du Premier ministre est composée de 7 agents : la cheffe de section (cat. A), son adjointe (cat.B+) et 5 agents de catégorie B et C. L'adjointe assure également les fonctions de régisseuse d'avances du cabinet.
Sous l'autorité de la cheffe de section, le titulaire du poste se voit confier les missions suivantes :
- Gestion logistique des déplacements :
*proposition au cabinet du Premier ministre et aux autorités des possibilités de voyage en tenant compte de divers critères (règlementation en vigueur, consommation énergétique, coût financier) ;
*préparation des plans de transport, réservations train/avion/véhicule, prestations hôtelières et transmissions des documents de voyages aux délégations/missionnés ;
*suivi d'un tableau logistique chiffré par déplacement ;
Certaines actions sont menées en partenariat avec trois prestataires de voyages.
-Gestion des frais de missions :
*traitement suivi de la base "voyageurs" →création/mise à jour des profils ;
*émission et suivi des ordres de missions permanents ;
*traitement des états de frais avancés/remboursés par la régie d'avance du cabinet ou le ministère de l'Europe et des affaires étrangères.
- Gestion de l'activité financière du périmètre de la section :
*engagement des dépenses / contrôle et service fait des factures (prestataires contractuels ou hors marché) ;
*constitution des dossiers de paiements relevant du périmètre régie du cabinet ou de la SDPAF
Profil recherché
Savoirs
- Base des procédures et formalités administratives liées aux missions temporaires des agents de l'Etat
- Bonne connaissance du tableur Excel
- Avoir des bases en géographie/géopolitique
Savoir-faire
- Impératif : capacité à hiérarchiser les priorités et travailler sur plusieurs dossiers en parallèle
- Sens de l'organisation individuelle et collective
- Capacité de traiter des informations sensibles ou confidentielles
- Polyvalence et réactivité
Savoir être
- Sens accru du travail en équipe - la qualité de service exigée exclue tout comportement individualiste
- Grande résistance au stress et aux situations d'urgence
- Discrétion totale sur les sujets abordés sur le lieu de travail
- Relationnel adapté à un environnement professionnel exigeant et sensible
- Capacité d'adaptation et prise d'initiative tout en sachant rendre compte
Qui sommes-nous ?
La section des moyens généraux et des déplacements est rattachée à la Sous-direction des sites historiques et des transports qui assure les missions suivantes :
*Soutien logistique des services installés sur les sites historiques ;
*Fourniture des prestations permettant le fonctionnement courant de ces services et des sites, l'équipement, l'aménagement ainsi que l'entretien des locaux et des espaces verts. Conduite des actions de prévention des risques professionnels sur les sites historiques ;
*Mise à disposition des moyens humains : assistant-e-s, conducteurs, intendances, agents d’accueil…RH de proximité ;
*Prestations de transport et gestion du parc automobile pour les services de la Première ministre ;
*Intendance du Premier ministre et de son cabinet ;
*Gestion des déplacements de la Première ministre et des missions de son cabinet. Suivi administratif et financier du périmètre d'action ;
*Traitement des courriers adressés au Premier ministre et aux secrétariats d'Etat qui lui sont rattachés ;
*Préparation des promotions de distinctions honorifiques dans les ordres nationaux ;
*Soutien de proximité au commandement militaire, au Groupe de sécurité, aux aides de camps de la Première ministre.
À propos de l'offre
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Poste assujetti à des astreintes hebdomadaires (24/24h - 7/7j) du lundi 19h au lundi suivant 9h. Des interventions peuvent avoir lieu à toute heure, de jour comme de nuit, la semaine, les week-ends et jours fériés. Fréquence prévisionnelle →une astreinte toutes les 7 semaines (plus rapprochée sur les périodes de congés).
Bureau partagé avec les collègues.
Poste soumis à des habilitations spécifiques autorisant l'accès au lieu de travail
Possibilité de télétravailler après acquis d'une totale autonomie dans le travail. -
Susceptible d'être vacant à partir du 10/10/2023
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Gestionnaire de transports exceptionnels
