Gestionnaire des déplacements H/F
Référence : 2024-1579182
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Sous-direction des sites historiques et des transports (SDSHT)
Sous-Direction des Sites Historiques et des Transports (SDSHT) Section des moyens généraux et des déplacements - Localisation : Hôtel de Matignon - 57, rue de Varenne - 75007 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
La section des moyens généraux et des déplacements du Premier ministre est composée de 7 agents : la cheffe de section, son adjointe et 5 agent(e)s.
Sous l'autorité de la cheffe de section, vous vous verrez confier les missions suivantes :
1/ Gestion logistique des déplacements :
- Proposition au cabinet du Premier ministre et aux autorités des possibilités de voyage en tenant compte de divers critères (règlementation en vigueur, consommation énergétique, coût financier),
- Préparation des plans de transport, réservations train/avion/véhicule, prestations hôtelières et transmissions des documents de voyages aux délégations/missionnés,
- Suivi d'un tableau logistique chiffré par déplacement (Certaines actions sont menées en partenariat avec trois prestataires de voyages).
2/ Gestion des frais de missions :
- Traitement suivi de la base "voyageurs" → création/mise à jour des profils,
- Émission et suivi des ordres de missions permanents,
- Traitement des états de frais avancés/remboursés par la régie d'avance du cabinet ou le ministère de l'Europe et des affaires étrangères.
3/ Gestion de l'activité financière du périmètre de la section :
- Engagement des dépenses / contrôle et service fait des factures (prestataires contractuels ou hors marché),
- Constitution des dossiers de paiements relevant du périmètre régie du cabinet ou de la SDPAFI
Profil recherché
Savoirs
- Base des procédures et formalités administratives liées aux missions temporaires des agents de l’État,
- Bonne connaissance du tableur Excel,
- Avoir des bases en géographie/géopolitique.
Savoir-faire
- Impératif : capacité à hiérarchiser les priorités et travailler sur plusieurs dossiers en parallèle,
- Sens de l'organisation individuelle et collective,
- Capacité de traiter des informations sensibles ou confidentielles,
- Polyvalence et réactivité.
Savoir être
- Sens accru du travail en équipe - la qualité de service exigée exclue tout comportement individualiste,
- Grande résistance au stress et aux situations d'urgence,
- Discrétion totale sur les sujets abordés sur le lieu de travail,
- Relationnel adapté à un environnement professionnel exigeant et sensible
- Capacité d'adaptation et prise d'initiative tout en sachant rendre compte
Qui sommes-nous ?
La Section des Moyens Généraux et des Déplacements est rattachée à la Sous-direction des sites historiques et des transports qui assure les missions suivantes :
- Soutien logistique des services installés sur les sites historiques,
- Fourniture des prestations permettant le fonctionnement courant de ces services et des sites, l'équipement, l'aménagement ainsi que l'entretien des locaux et des espaces verts,
- Conduite des actions de prévention des risques professionnels sur les sites historiques,
- Mise à disposition des moyens humains : assistant(e)s, conducteurs, intendances, agents d’accueil…RH de proximité,
-Prestations de transport et gestion du parc automobile pour les services du Premier ministre.
- Intendance du Premier ministre et de son cabinet,
- Gestion des déplacements du Premier ministre et des missions de son cabinet.
- Suivi administratif et financier du périmètre d'action,
- Traitement des courriers adressés au Premier ministre et aux secrétariats d’État qui lui sont rattachés,
- Préparation des promotions de distinctions honorifiques dans les ordres nationaux,
Soutien de proximité au commandement militaire, au Groupe de sécurité, aux aides de camps du Premier ministre.
À propos de l'offre
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Poste assujetti à des astreintes hebdomadaires (24/24h - 7/7j) du lundi 19h au lundi suivant 9h.
Des interventions peuvent avoir lieu à toute heure, de jour comme de nuit, la semaine, les week-ends et jours fériés. Fréquence prévisionnelle → une astreinte toutes les 7 semaines (plus rapprochée sur les périodes de congés).
Bureau partagé avec les collègues.
Poste soumis à des habilitations spécifiques autorisant l'accès au lieu de travail.
Possibilité de télétravailler après acquis d'une totale autonomie dans le travail. -
Susceptible d'être vacant à partir du 01/08/2024
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Gestionnaire de transports exceptionnels
