Gestionnaire des doctorants ED 267

- Coordination inter-service sur les sujets transversaux liés au doctorat : lien avec la DEVU, la DAI, la DBU, service juridique….
- Conception et mise en place des outils de gestion administratives, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement du service : rédaction de notes, création de tableaux de suivi et de pilotage…
- Capacité à gérer des réunions et leurs comptes rendus : planification des séances, préparation des ordres du jour, gestion des invités, rédaction des procès-verbaux, création d’un vadémécum, suivi des actions décidées en séance, actualisation de la page internet, référent du pôle concernant la règlementation en lien avec le service des doctorats.
- Création, élaboration et suivi des conventions : séjour de recherche, cotutelle, de codirection nationale et internationale.
- Connaissance des logiciels-métiers de type ADUM
- Veille réglementaire et adaptation des procédures
- Transmettre l’information et rendre compte
- Gestion des dossiers d’admission ; doctorat, cotutelle, séjours : réception, vérification et enregistrement des dossiers.
- Suivi des réinscriptions en doctorat et cotutelle, des dérogations et des césures et des transferts (arrivée/départ)
- Organisation administrative et logistique des soutenances, gestion financière.
- Création de diplômes antérieurs à l’année 2006
- Elaboration de tableaux de bord – suivi des indicateurs de pilotage : Premiers inscrits par ED, Unités de recherche et DR, soutenance par année civile, thèses en cours, doctorants inscrits administrativement, abandons
- Archivage des dossiers.
- Dématérialisation progressive de tous les dossiers.
- Accueil et renseignements auprès des usagers et des enseignants chercheurs.