Gestionnaire des formations
Référence : 2025-2063764
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université Paris 8
Université Paris 8 - Localisation : Université Paris 8
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Gestion administrative
▪ Accueil, renseignement physique, téléphonique du public et gestion de la boite mail dédiée
▪ Inscription des stagiaires dans le logiciel de scolarité (Pégase), édition des certificats de scolarité et des cartes d’étudiant des stagiaires inscrits en formation continue
▪ Suivi administratif des stagiaires, réception, saisie et contrôle des émargements
mensuels ; saisie des émargements sur les plateformes de financement
▪ Établissement des attestations de présence, des certificats de réalisation et envoi des attestations aux financeurs et employeurs
▪ Saisie des devis, des plans de formation et des entrées en formation des
demandeurs d’emploi inscrits sur la plateforme dédiée
▪ Enregistrement de l’ensemble des documents administratifs dans les dossiers
partagés dédiés
▪ Veille documentaire de l’arborescence des fichiers partagés dans le cadre de la
démarche qualité ; vérification de la conformité du nommage des dossiers
▪ Veille documentaire de la bibliothèque du bureau d’administration des formations
▪ Saisie des prospects dans le logiciel FCA Manager en lien avec le service
communication et les assistantes en ingénierie de formation
▪ En fin de formation, saisie de tous les diplômés inscrits en formation continue dans le logiciel FCA Manager
▪ Préparation et suivi du rétroplanning de l’offre de formation
Gestion financière
▪ Facturation des contrats de formation des stagiaires de l’institut d’enseignement à distance aux échéances prévues
▪ Suivi du protocole de recouvrement, relances de factures et constitution des dossiers de mise en recouvrement ; alimentation des fichiers de suivi financier
Gestion Logistique
▪ Ouvertures de formation : suivi de la reprographie des dossiers d’accueil,
préparation des goodies, réservation de coursier
▪ Sessions d’examens, reproduction des sujets, préparation des copies d’examen et brouillons, préparation des PV de soutenances et des PV de lectures de mémoires
▪ Participation aux réunions de service et aux ouvertures de session de formation
▪ Relevé du courrier et ouverture de salles
Profil recherché
CONNAISSANCES REQUISES POUR LE POSTE
▪ Connaître le fonctionnement de l’enseignement supérieur et de l’université
▪ Connaître la réglementation en matière de formation professionnelle continue
▪ Connaître la diversité des publics en formation continue
▪ Connaître les outils de gestion et d’administration des formations
▪ Connaître les outils de bureautique et de communication
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France
dans le domaine des humanités.
Quelques chiffres :
- 23 935 étudiants,
- Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Économie Gestion,
Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et
des transversalités
- 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Études Européennes et l’Institut Français de
Géopolitique
- 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes
d’université, 80 doctorats.
- 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat
soutenues tous les ans
- 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et
techniques.
L’université de Paris 8 fait partie du Campus Condorcet.
Descriptif du service
Le/la gestionnaire des formations exécute des tâches administratives et de gestion courante dans le domaine de la formation continue. Il/elle épaule les assistant(e)s en ingénierie de formation dans leurs missions de gestion administrative.
Rattachement et caractéristiques du poste :
Bureau administration des formations / Pole administration et gestion financière des
formations de la Direction Formation
Composition et effectifs Bureau administration des formations :
6 assistantes en ingénierie des formations (ASI), 2 gestionnaires et 1 responsable administrative
Liaisons hiérarchiques :
Responsable administrative en charge de la qualité et de l’amélioration continue / Direction
de la formation
Liens fonctionnels :
ASI, ingénieurs des formations et collaborateurs du bureau gestion financière des
formations
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 03/11/2025
-
Gestionnaire de scolarité
