Gestionnaire du courrier et achats (h/f) - Vanves
Référence : O092250702002130
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Vanves
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Mission :
Placé sous la responsabilité du chef de service, il assure le gestion du courrier et la gestion des fournitures administratives et petit matériel (pour la Direction générale).
Activités :
GESTION DU COURRIER
Missions opérationnelles :
* Réceptionner (boîtes aux lettres et La Poste), trier, numériser, enregistrer et distribuer le courrier entrant
* Constituer le parapheur des notes et le suivi des signatures
* Assurer les dépôts et reprises des parapheurs et suivre le circuit en interne
* Dispatcher les abonnements « presse »
* Préparer et affranchir le courrier sortant en optimisant les coûts postaux
* Préparer le bac à courriers pour le départ Poste
* Gérer les recommandés avec accusé de réception (entrant et sortant)
* Gérer la boîte de messagerie « formulaire contact secrétariat général » et assurer la bonne direction des emails reçus
Autres tâches :
* Etre l'interlocuteur privilégié dans les relations avec la Poste et autres fournisseurs liés à la mission du courrier
* Contribuer à l'optimisation des processus existants, ainsi qu'au développement du nouvel outil numérique de gestion du courrier « Maarch »
* Suivre la maintenance des équipements de numérisation et des évolutions des outils dédiés (logiciel courrier, machine à affranchir) et alerter sur les dysfonctionnements,
* Assurer une formalisation de l'organisation de ses missions et la formation de binôme pour permettre son remplacement pendant les périodes d'absence
* Proposer des améliorations des process et sensibiliser aux bonnes pratiques
* Rendre compte de l'activité « courrier » par la présentation de statistiques, de tableaux de bord
ACHATS
Assurer la gestion des achats de fournitures administratives et petit matériel (pour la direction générale) :
* Gérer et suivre les stocks (consommables, fournitures de bureau)
* Passer les commandes nécessaires
* Assurer le suivi des livraisons et la bonne réception des fournitures
* Manutention des fournitures et des ramettes de papier
* Suivre les périodes de commande et les factures
* Préparation des commandes des services et distribution
* Assurer la maintenance de 1er niveau des copieurs multifonctions
* Suivre le budget alloué (courrier et fournitures)
* Rendre compte de l'activité « achats » par la présentation de statistiques, de tableaux de bord
SECRETARIAT GENERAL
Remplacement de l'assistante administrative pendant ses absences
Conditions d'exercice :
* Prise de fonction souhaitée : 1er septembre
* Horaires : 38h hebdomadaires. Ponctuellement horaires décalés pour afflux exceptionnel (élections, invitations protocole)
* Cadre d'emploi : Adjoint administratif
* Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle
* Avantages sociaux : CNAS, participation employeur mutuelle et prévoyance
* Restauration : participation employeur pour deux modes de restauration possible : accès à un restaurant d'entreprise ou service de livraison de repas sur site.
* Politique active de formation des agents
Profil recherché
Compétences et aptitudes :
* Organisation, autonomie, sens des initiatives, rigueur, ponctualité, discrétion, respect de la confidentialité disponibilité
* Maîtrise courante des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciel Documalis/Maarch, Ciril)
* Sens du travail en équipe
* Bonne forme physique
* Station debout prolongée
Qui sommes-nous ?
Ville dynamique de plus de 27000 habitants, facilement accessible en transports en commun, et plaçant la qualité du service aux habitants au centre de ses préoccupations.
À propos de l'offre
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Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) à l'attention de
Monsieur le Maire
Mairie de Vanves
23 rue Mary Besseyre - CS40001
92172 Vanves cedex
ou par mail à : recrutement@ville-vanves.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
