Gestionnaire du suivi des contrats de prestation de services, référent manifestations
Référence : 2025-1929419
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Institut National du Service Public (INSP)
- Localisation : 2 avenue de l'Observatoire 75006 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Selon grade et classification Rifsep
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Gestion des contrats, marchés publics et budget
Gestion des prestataires de services :
- Assurer l’interface avec les prestataires et les fournisseurs
- Organiser l’accueil, la mise en place opérationnelle et le suivi des contrats avec les nouveaux prestataires
- Mettre en place et piloter les points périodiques de rencontre avec les prestataires
- Suivre quotidiennement les interventions des sociétés prestataires et suivre toute anomalie ou dysfonctionnement constaté au responsable de pôle
- Concevoir et gérer des tableaux de bords pour le suivi des prestations de services et assurer un reporting régulier
- Suivre les plans de progrès et d’améliorations des prestataires
Gestion budgétaire des contrats et prestations de services pour tout le site parisien,
- Préparer les demandes d’engagement juridique et de bon de commande
- Contrôler la gestion budgétaire des contrats et des marchés
- Participation au processus de préparation budgétaire (budgets initial et rectificatifs)
En lien avec le Responsable du pôle et le DAAJ, participer aux procédures de marchés publics (évaluation des besoins, à la rédaction des CCTP et analyse des offres dans le cadre des procédures de marchés publics).
Coordination des manifestations internes et externes
Prise en charge des locations extérieures
- Prise en charge administrative des demandes de locations du site de Paris et de leur suivi : traiter les demandes du site internet, évaluer les besoins de la manifestation, rédaction des conventions, réservation des salles, accompagnement lors des visites de repérage, mise en place de la logistique et de la sécurité en lien avec le prestataire de sécurité
- Suivi des encaissements de locations en lien avec le SFACT (service facturier)
- Etablissement d’un tableau de bord des locations extérieures et réalisation du bilan de l’année
Coordination de l’organisation des manifestations sur le site de Paris
- Préparation et coordination de l’évènement en lien avec le service organisateur:
- Rencontre avec le commanditaire pour comprendre les besoins
- Préconisations sur la faisabilité et définition des contraintes
- Rédaction du cahier des charges, établissement de la fiche de besoins et suivi
- Constitution des équipes et participation aux réunions préparatoires
- Etablissement et suivi du rétro-planning
- Surveillance du bon déroulé de l’évènement
- Liaison entre les différentes équipes
- Gestion des problèmes
Opérations
Gestion de l’inventaire physique du site
Validation de l’occupation des salles
Support occasionnel des équipes d’appariteurs en cas d’une demande importante et occasionnelle de moyens logistiques :
- Réorganisation des espaces de travail en lien avec les services demandeurs.
Participation à la rédaction du plan pluriannuel de maintien du patrimoine
- Propose des solutions pour l’amélioration du fonctionnement des services du site de Paris, etc.
Profil recherché
Vous aimez le contact, la gestion opérationnelle de terrain et savez répondre de manière concrète aux situations quotidiennes. Vous disposez de qualités d’analyse et de synthèse et avez des compétences organisationnelles solides. Une expérience complémentaire dans le domaine des marchés publics, de la comptabilité et de la gestion administrative serait appréciée.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Compétences attendues
Savoirs
→ Connaissances du fonctionnement de l'organisation administrative française
→ Procédures et règles comptables et budgétaires
→ Réglementation de la comptabilité publique
→ Connaissances des procédures des marchés publics
→ Connaissances de la gestion des contrats de prestation (sécurité, accueil, nettoyage, espaces verts notamment)
→ Bonnes connaissances des métiers liés à l'exploitation immobilière
→ Connaissance de la logistique
Savoir-faire
→ Pratique des systèmes d'information budgétaire et comptable
→ Rédaction de courriers administratifs
→ Planifier et organiser, gestion des priorités
→ Rechercher, identifier et exploiter les informations
→ Alerter sur les contraintes, les difficultés et problèmes et rendre compte à sa hiérarchie
→ Manipuler les charges et les produits en appliquant les règles de sécurité des matériels et des personnes
→ Appliquer les règles d'hygiène et de sécurité
→ Gérer des flux, des stocks
→ Maîtrise des outils bureautiques et métiers (notamment tableurs)
→ Travailler en équipe
Compétences comportementales transversales
→ Sens de l'initiative
→ Être organisé
→ Être réactif
→ Être à l'écoute
→ Esprit d'équipe
→ Diplomate
→ Sens du service client
→ Très bon relationnel
→ Adaptabilité face à différents publics
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Institut national du service public (INSP), créé le 1er janvier 2022, est le nouvel établissement public français de référence pour le recrutement, la formation initiale et la formation continue des cadres supérieurs français et internationaux. Il a également pour missions de nouer des partenariats d’excellence avec le monde universitaire et de contribuer au rayonnement international de la France.
Le département des moyens généraux et du patrimoine assure la gestion du patrimoine mobilier et immobilier des sites de l’Institut. A ce titre, il est notamment chargé de la modernisation et de la gestion des espaces pédagogiques.
Il assure la programmation et le suivi des travaux réalisés sur marchés, ainsi que l’entretien des bâtiments.
Il élabore le plan pluriannuel de maintien du patrimoine de l'INSP et en assure son suivi.
Il est responsable des questions d’hygiène et de sécurité. A ce titre, il prépare, en lien avec le département des ressources humaines et du pilotage budgétaire, les travaux du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail de l’Institut et procède à l’exécution de ses décisions. Il participe à la rédaction et à la mise en œuvre des plans de continuité d’activités et du document unique. Il participe à la rédaction et à la mise en œuvre des plans de continuité d’activités et du document unique. Il fournit aux directions les moyens matériels nécessaires à leur fonctionnement.
Descriptif du service
Il assure l’optimisation de l’occupation des sites et la sécurité des accès en lien avec les autres directions de l’Institut.
Il fournit les moyens matériels nécessaires au fonctionnement des directions.
Le département est structuré en trois pôles :
A Strasbourg :
—le pôle « patrimoine et maintenance »;
—le pôle « moyens généraux ».
A Paris :
—le pôle « patrimoine et moyens généraux ».
Le pôle « patrimoine et moyens généraux » participe à la gestion du patrimoine mobilier et immobilier du site de Paris en lien avec les autres pôles du département.
Il contribue à la programmation et au suivi des travaux réalisés sur marchés, ainsi qu’à l’entretien des bâtiments.
Il élabore avec les autres pôles du département le plan pluriannuel de maintien du patrimoine de l’Institut national du service public et en assure son suivi. Il participe à la rédaction et à la mise en œuvre des plans de continuité d’activités et du document unique. Il fournit les moyens matériels nécessaires au fonctionnement des directions. Il assure l’optimisation de l’occupation du site et la sécurité des accès en lien avec les autres directions de l’INSP. Il collabore aux travaux du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail de l’Institut national du service public et procède à l’exécution de ses décisions.
À propos de l'offre
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Comment candidater ?
Date limite de candidature | 26/06/2025Envoi des candidatures | Les personnes intéressées transmettent directement et uniquement leur candidature via la plateforme Choisir l’INSP en postulant à l’offre d’emploi en ligne.
Dossier de candidature | Les candidatures doivent obligatoirement comprendre une lettre de motivation et un CV. La lettre de motivation est à adresser à l’attention de M. le Secrétaire général de l’INSP.
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Confidentialité et discrétion.
Permis B exigé.
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Vacant à partir du 04/07/2025
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Gestionnaire logistique
