Gestionnaire école graduée ENGYS
Référence : 2025-1926250
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Lille
DGD Recherche - DAR - Service des Affaires Doctorales école graduée ENGYS campus cité scientifique - Localisation : villeneuve d'ascq
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
CDD de 3 ans renouvelable pour les agents contractuels
MISSIONS
- Gestion des inscriptions au sein de l'école graduée ENGSYS : vérification des fiches doctorants dans ADUM, mise en oeuvre de la démarche qualité concernant les données
- Accompagnement des doctorants dans leurs démarches d'inscription ainsi que dans leur parcours de formation doctorale
- Gestion du plan de formation des doctorants : inscription, suivi, validation des crédits...
- Contrôle et validation ses conventions de cotutelles internationales de thèse, en lien avec la Direction des Mobilités Internationales
- Gestion de la campagne des avenants d'enseignement des contrats doctoraux et des AAP mobilités pour l'ensemble des établissements co accrédités (Université de Lille, Centrale Lille Institut, IMT Nord Europe, UGE)
- Organisation des évènements divers
- Prise de notes pour rédaction de comptes-rendus (réunion diverses)
- Suivi des dépenses dans SIFAC
ACTIVITÉS
Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, scientifique ou technique et en vérifier la conformité
Accueillir et informer les personnels et les usagers de la structure
Gérer des plannings et des agendas
Gérer le courrier, la messagerie
Appliquer des procédures de gestion
Gérer des bases de données
Gérer les commandes
Gérer les aspects logistiques
Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
Travailler en coordination avec plusieurs établissements co-accrédités
Profil recherché
Connaissances
Techniques de gestion administrative
Techniques et normes de la rédaction administrative
Méthodes d'élaboration de tableaux de bord
Techniques de prise de notes et de rédaction de comptes-rendus
L'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement, et plus particulièrement, maîtrise de l'environnement doctoral et des procédures
Savoirs-être
Capacités d'écoute et de dialogue
Savoir s'adapter à son interlocuteur
Être réactif
Savoir gérer les priorités / travailler en anticipation
Être respectueux des règles
Rigueur
Force de proposition
Être autonome
Gérer les situations d'urgence
Être diplomate
Aptitude au changement
Savoirs-faire
Rechercher l'information, la vérifier et la classer
Informer et rendre compte
Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique
Planifier son activité
Travailler en équipe
Utiliser les techniques de classement et d'archivage
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Construire des tableaux de bord
Rédiger des écrits d'information et d'aide à la décision (notes, rapports, synthèse)
Suivre plusieurs dossiers complexes en parallèle
Maîtriser les outils bureautiques courants
Anglais niveau B2
Bac minimum exigé pour les agents contractuels
Expérience dans le domaine de l'enseignement supérieur et/ou la recherche souhaitée
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
DGD Recherche - DAR - Service des Affaires Doctorales
école graduée ENGYS
campus cité scientifique
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 01/07/2025
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Secrétaire
