Gestionnaire en charge du budget

MISSIONS
L’adjoint(e) administratif(ve) est chargé(e) de fonctions administratives d’exécution comportant la connaissance et l’application de règlements administratifs.
En charge de la gestion budgétaire, l’adjoint(e) administratif(ve) est intégré(e) à l’équipe du siège du Service pénitentiaire d’insertion et de probation du Bas-Rhin et placé(e) sous l’autorité de la secrétaire administrative en charge de la gestion budgétaire.

Domaines d’activité de la fonction
ACTIVITES PRINCIPALES
-          Contribuer à la gestion budgétaire du service (engagements juridiques, constatation des services faits, suivi des dépenses, réalisation des budgets prévisionnels, suivi budgétaire), en lien avec la SA en charge du budget
-          Assistant gestionnaire CHORUS (mise à disposition des crédits, gestion des engagements juridiques, gestion des recettes, gestion des actifs, travaux de fin d’exercice, frais de déplacement)
-          Suivi et enregistrement des pièces comptables (comptabilisation des opérations de trésorerie, états de rapprochement bancaire…)
-          Assurer les commandes des fournitures, des matériels et des prestations sur demande de l’ordonnateur, en lien avec la SA en charge du budget
-          Contribuer à la gestion du parc immobilier du service (suivi des entretiens et des réparations nécessaires), en lien avec la SA en charge du budget
-          Assurer la gestion du parc automobile (entretien / nettoyage / contrôle) du SPIP, en lien avec la SA en charge du budget et les secrétariats d’antenne
-          Tenir à jour les fichiers fournisseurs (prestataires insertion et prestataires commerciaux)
-          Contribuer à l’organisation des contrôles réglementaires (extincteurs, ascenseur, électricité, autocom, CVC, onduleurs, vidéo-surveillance, alarmes agression, alarmes intrusion, alarmes incendie…), en lien avec la SA en charge du budget, la direction, le responsable administratif et financier et les assistants de prévention
-          Participer au suivi statistique de l’activité du siège  
-          Participer à l'accueil des élèves et des stagiaires
-          Assurer la mise en œuvre du programme personnalisé d’accompagnement à l’insertion professionnelle (PPAIP)
-          Traiter les factures de placement extérieur : contrôler les factures avant validation
-          Traiter et suivre les prestations d’interprétariat : téléphonique et mémoires liquidatifs
-          Assurer le suivi et sécurisation de son activité par l’utilisation d’un tableau de bord, ou autre outil de suivi, précisant notamment les tâches à réaliser 

ACTIVITES SECONDAIRES
-          Assurer le secrétariat de l’économat (traitement du courrier, réponses téléphoniques, gestion des fournitures, organisation du classement, prise de rendez-vous, organisation des réunions)
-          Assurer l’accueil physique et téléphonique (9h-12h ; 13h30 – 17 h)
-          Contribuer à la gestion des archives (archivage des pièces)