Gestionnaire en charge du courrier et du parc automobile

Groupe RIFSEEP : 1


Activités principales :

Met en œuvre la gestion du courrier du périmètre ATE (préfecture, SGCD, DDPP, DDT, DDETS) :
- Tri et ventilation du courrier en arrivée (tri, enregistrement, LRAR, Colis, lettres suivies) ;
- Distribution et transmission du courrier aux différents services ;
- Préparation et réalisation des navettes entre la préfecture et les autres sites du périmètre ATE ;
- Accueil des collectivités territoriales et services extérieurs pour le visa des actes d’urbanisme et des délibérations ;
- Gestion du courrier en départ (affranchissement, préparation des colis) ;
- Gestion et transfert des demandes d’usagers via OTRS ;
- Suivi de la messagerie fonctionnelle du bureau du courrier et transferts des mails aux directions destinataires ;
- Diffusions des communications électroniques aux maires et EPCI du département.

Met en œuvre de la gestion du parc automobile du SGCD et de la préfecture :
- Gestion et suivi des véhicules ;
- Gestion et suivi des cartes carburants et de recharge électrique ;
- Entretien des véhicules : rendez-vous révisions, bilans techniques en vue du contrôle technique, assurance, lavage, télépéage, procès-verbaux ;
- Constitution des dossiers véhicules accidentés ;
- Mise en œuvre des procédures de vente au domaine et d’achat de véhicules pour le renouvellement du parc ;
- Gestion des clés et des réservations des véhicules via les logiciels O’drive et GRR.

Votre environnement professionnel :

 
Le secrétariat général commun est chargé d’apporter un appui au pilotage et d’assurer la gestion des missions et fonctions support pour la préfecture et les directions départementales interministérielles, dans le cadre de contrats de service.

Activités du service :

Le service de l’immobilier et de la logistique a pour activités : gestion administrative et financière des opérations immobilières, courrier, gestion parc auto et parcs de stationnement, reprographie.

Activités du bureau :

Les missions principales du bureau sont le tri du courrier arrivé et sa ventilation auprès des directions et services de la préfecture et des services extérieurs, la réception des colis, l’affranchissement journalier du courrier départ , le visa des actes des collectivités locales, le suivi des messageries fonctionnelles , l’enregistrement du courrier réservé de M. le préfet et des actes administratifs.

Composition et effectifs du service :

Le service de l’immobilier et de la logistique est composé de 18 agents, dont 1 chef de service et 2 chefs de bureau.

Liaisons hiérarchiques :

- Monsieur Brice MAGRO Chef du service de l’immobilier et de la logistique au Secrétariat Général Commun Tél : 05 34 45 35 91.
- Madame Cindy EVRARD Cheffe du bureau du courrier et des moyens au Secrétariat Général Commun Tél : 05 34 45 35 43.

Liaisons fonctionnelles :

Services de la préfecture et des Directions départementales interministérielles.


Durée attendue sur le poste : 3 ans