GESTIONNAIRE ET COORDINATRICE ADMINISTRATIVE DU POLE EXAMEN ET GESTIONNAIRE OPERATIONNELLE DU SERVICE DS
Référence : 2025-2070285
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Direction des sports
DIRECTION DES SPORTS / SERVICE NATIONAL DES METIERS DE L'ENCADREMENT DU SKI ET DE L'ALPINISME - Localisation : 1 rue Chanrion – 38000 GRENOBLE
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
1) Sous la responsabilité de la direction du SNMESA et des référents nationaux, vous assurez la gestion et le suivi administratif des examens des 4 disciplines (ski alpin, ski nordique, AMM, guides) :
- Instruction et validation des dossiers d’inscription aux examens ;
- Gestion et coordination du suivi administratif des examens : arrêtés, convocations, documents supports, attestations candidats … ;
- Préparation et édition du dossier administratif pour le jury d’examen ;
- Gestion de la procédure d’envoi des diplômes parchemins : procédures sécurisées ;
- Gestion et suivi des archives liées aux examens ;
- Lien opérationnel avec les usagers, les services déconcentrées, les établissements et les partenaires.
2) Sous la responsabilité de la direction du SNMESA et des référents nationaux, vous assurez la gestion opérationnelle du service en collaboration avec d’autres agents :
- Préparation et organisation des réunions de travail : réservation de salle, accueil des participants … ;
- Appui à la direction du service : secrétariat (courriers, notes, comptes-rendus, …), archivage … ;
- Soutien administratif selon l’activité ou les besoins du service ;
- Lien avec le Rectorat de Grenoble et le Régisseur de la cité administrative ;
- Intendance, appui à la gestion du matériel, des stocks et des consommables ;
- Participation à l’animation administrative et à l’amélioration des procédures internes.
Profil recherché
Compétences attendues :
-Bonne connaissance des outils bureautiques (Pack office) et capacité à s’approprier des outils numériques ou plateformes métier spécifiques ;
- Compréhension des enjeux liés à la confidentialité, à la traçabilité documentaire et à l’archivage administratif ;
- Instruire et suivre des dossiers administratifs dans le respect des procédures réglementaires (inscriptions, convocations, arrêtés, jurys, diplômes) ;
Savoir-faire :
- Produire des documents administratifs fiables, clairs et conformes (notes, courriers, attestations, comptes rendus) ;
- Gérer la logistique des examens et des réunions (réservations, accueil, dossiers supports, matériel) ;
- Organiser son activité de manière rigoureuse et autonome : priorisation des tâches, planification, respect des délais ;
- Capaciter à organiser et animer le travail collaboratif.
Savoir-être :
- Sens du service public, loyauté, de la relation à l’usager et des responsabilités confiées ;
- Rigueur, discernement, discrétion et fiabilité dans le traitement des dossiers sensibles (examens, diplômes, données personnelles)
- Aisance relationnelle, capacité à travailler en équipe et en réseau avec des interlocuteurs variés (usagers, établissements, services déconcentrés) ;
- Autonomie, sens de l’initiative dans le cadre des missions confiées ;
- Goût pour la polyvalence, la coopération interservices et l’amélioration continue
Formation à l’usage d’applicatifs spécifiques (Portail Montagne, Excel) prévue dans le cadre de l’adaptation au poste de travail.
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
La Direction des Sports (DS):
- définit la stratégie nationale de l'Etat et conçoit les politiques publiques interministérielles du sport en matière de santé, d'éducation, de travail, en entreprise, de développement durable ;
- pilote les relations internationales en matière sportive, pour développer l’attractivité de notre pays, porter et diffuser les valeurs du sport français, nouer des partenariats et développer l'économie du sport ;
- assure la sécurité des pratiquants et veille au contrôle de cette sécurité. Dans ce cadre, la direction des sports prépare les textes qui encadrent les pratiques ou les procédures de contrôle. Elle engage des campagnes de prévention pour la protection des publics sur des problématiques liées à la sécurité des pratiques, aux discriminations, à la lutte contre les violences dans le sport, ou encore aux phénomènes de radicalisation ;
- régule l’action des opérateurs du sport,
- garantit un cadre de formation initiale et continue adapté aux enjeux des politiques sportives et notamment aux problématiques d’emploi spécifiques à ce champ.
Enfin, la direction des sports exerce une mission régulatrice en matière de sport professionnel.
Descriptif du service
Le SNMESA est un service à compétence nationale, placé sous l’autorité de la directrice des sports et localisé à Grenoble. Il assure :
- la gestion du guichet unique national des métiers de l’encadrement du ski et de l’alpinisme pour les ressortissants européens et étrangers ;
- l’organisation des épreuves certificatives et la délivrance des diplômes d’État de ski, d’alpinisme et disciplines associées (ski alpin, ski nordique, accompagnateur en montagne, guide de haute montagne) ;
- l’habilitation et le contrôle des structures partenaires de formation ;
- la coordination et l’appui aux services déconcentrés chargés du contrôle des professionnels ;
- une interface et une expertise privilégiées avec tous les acteurs et institutions de la filière montagne.
À propos de l'offre
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VOS CONTACTS RH
Le/la candidat(e) devra transmettre obligatoirement un cv et une lettre de motivation.
Personne à qui adresser les candidatures (mail) : [email protected]
Personne (s) à contacter (mail et /ou téléphone) : Alexis Gsell [email protected] ou Malika Rezgui [email protected]
Boîte mail générique de recrutement : [email protected]
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- Poste basé à Grenoble, soumis à des pics de charge saisonniers (hiver) liés aux sessions d’examen.
- Déplacements ponctuels possibles.
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Vacant à partir du 03/11/2025
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Chargée / Chargé de la coordination administrative
