Gestionnaire frais de déplacement H/F
Référence : 2025-1846552
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction de l'administration pénitentiaire - Ecole Nationale d'Administration Pénitentiaire
Ecole Nationale d'Administration Pénitentiaire - Localisation : AGEN (47)
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Phase 1 – Information et réglementation :
Préparation du dossier d’accueil des différents publics ;
Accueil physique et téléphonique des différents publics (délégués de groupes, formateurs des établissements de l’administration pénitentiaire, personnels permanents de l’Ecole, tuteurs de stages des élèves effectuant des stages hors institution) ;
Gestion des mails et réponses aux agents (rotation journalière au sein de l’équipe) ;
Transmission des informations auprès du Service Billetterie.
Phase 2 – Préparation des dossiers, calcul et mise en paiement :
- Relance des agents ou des établissements dès la fin du stage pour la promotion concernée ;
- Préparation et saisie les demandes d’avance d’indemnités transmise par l’unité de formation ;
- Vérification des pièces et préparation du calcul des états de frais de déplacement : transport, indemnités de stage ou de mission conformément à la réglementation ;
- Saisie des dossiers sur le logiciel de gestion financière des déplacements (GFD) :
- Import des missions et des agents par le biais de l’application interne VIOLETTE,
- Travail en binômage pour la saisie et le contrôle des dossiers,
- Mandatement et mise en paiement,
- Classement des différentes pièces rattachées à chaque groupe ou promotion ;
- Gestion des pièces et dossiers sous format numérique.
Activités complémentaires :
Participation aux interventions auprès des promotions nouvellement arrivées.
Lorsque l’activité de l’Unité l’exige (périodes creuses et conditions exceptionnelles), une entraide est sollicitée entre les agents des deux services.
Profil recherché
Connaissances
Notions relatives à la réglementation en matière commande publique (GBCP) et connaissance de l’Administration pénitentiaire
Maîtrise des outils bureautiques (Word/Excel/Outlook)
Aisance avec l’utilisation d’applications et logiciels
Savoir-faire
Polyvalence, adaptabilité
Entretien des relations clients/élèves
Travail en réseau interne et externe (dont prestataires de services)
Esprit d’autonomie, tout en sachant rendre compte à la hiérarchie et en s’appuyant sur l’expérience de ses collègues en cas de besoin
Savoir-être
Sens du service public
Dynamisme et réactivité
Méthodologie et organisation
Travail en équipe et qualités relationnelles
Maîtrise de soi et gestion du stress lors des pics d’activité
Loyauté, respect de la hiérarchie, discrétion
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- Madame Christine FABRE (christine.fabre@justice.fr - 05.53.98.91.86)
- Monsieur Philippe AMBROISE (philippe.ambroise@justice.fr - 05.53.98.91.93)
Qui sommes-nous ?
L’ENAP est un établissement public à caractère administratif placé sous la tutelle du garde des Sceaux, ministre de la justice et des libertés. Il assure la formation initiale de l’ensemble des personnels de l’administration pénitentiaire et une partie de leur formation continue. Il dispose d’un service de recherche et de documentation spécialisées et participe à l’activité internationale de la direction de l’administration pénitentiaire.
L’ENAP est administrée par un Conseil d’administration et dirigée par un directeur. Elle est organisée en directions (Direction ; Agence comptable ; Secrétariat général ; Direction de la Formation ; Direction de la Recherche et de la Diffusion).
L’Unité Frais de déplacement-Billetterie assure un service incontournable au sein du Département Budget et Finances. Véritable soutien pour l’Ecole, il est l’élément clé pour permettre aux élèves et stagiaires de vivre leur formation dans des conditions sereines.
En intégrant cette unité, vous serez accueilli.e au sein d’une équipe dynamique, où la bienveillance et l’esprit d’entraide restent des valeurs primordiales.
Descriptif du service
L’Unité Frais de déplacement-Billetterie est rattachée au Département Budget et Finances au sein du Secrétariat général. Elle se compose de deux services.
→ Le Service Frais de déplacement, chargé du traitement des états de frais inhérents aux multiples déplacements et stages des élèves et stagiaires que l’École accueille en formation initiale, d’adaptation ou continue, des personnels permanents et intervenants des services déconcentrés.
→ Le Service Billetterie, chargé de procéder à la réservation des billets de transport et des hébergements, dans le respect de la politique missions/déplacements de l’École.
À propos de l'offre
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Poste ouvert dans le cadre de la mobilité des adjoints administratifs titulaires d'une des trois fonctions publiques.
Groupe IFSE : 2
Poste profilé avec entretien obligatoire.
La Prime de sujétions spéciales sera seulement octroyée aux agents en provenance des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire.
Dans le cadre d'un détachement les pièces suivantes sont nécessaires :
- Avis supérieur hiérarchique sur demande
- curriculum vitae
- dernier arrêté d'avancement d’échelon
- trois derniers comptes rendus d’entretien professionnel
- état des servicesRestaurant administratif sur le site de l'ENAP
Ligne de bus avec arrêt devant l'ENAP
Accès au parking du personnel de l'ENAP
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Gestionnaire d'actifs
