Gestionnaire Guichet Vie étudiante H/F
Référence : 2024-1690966
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Paris Cité
- Localisation : 5 rue Thomas Maan 75013 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
RÉSUMÉ DU POSTE
Le ou la gestionnaire administratif.ve a pour mission d’accueillir et de renseigner les étudiants nationaux et internationaux se présentant au guichet unique. Il/ elle participe à la gestion des conventions d’accueil des doctorants contractuels et des titres de séjour avec les préfectures de Police d’Île-de-France. Il/elle participe à tous les dispositifs sur critères sociaux proposés par l’établissement.
Il/elle participe aux évènements nécessitant la présence du département Vie étudiante.
DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
Activités de l'antenne guichet unique des Grands Moulins :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs interne et externe
• Assurer l’information et les réponses aux étudiants par voie électronique
• Délivrer les informations, conseiller et orienter les étudiants vers les services spécialisés internes ou externes
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité administrative et juridique (bourses sur critères sociaux, titres de séjours, aides exceptionnelles, etc …)
• Procéder au classement et à l’archivage
• Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
• Alimenter les tableaux de bords
• Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
Développer les services à l'étudiant :
• Participer au développement et à l’amélioration du dispositif d’accueil et d’information des étudiants internationaux et nationaux
• Participer à la création de nouveaux services dédiés aux usagers au sein du département Vie étudiante
• Collaborer à l’identification et à la création de nouveaux partenariats
Communication et évènementiel :
• Organiser et/ou participer aux évènements liés à la vie étudiante et gérer les aspects logistiques / administratifs
• Assurer le soutien logistique dans le cadre de manifestations ou d’ateliers organisées par le département Vie étudiante avec ses partenaires extérieurs
• Participer aux actions évènementielles organisées par l’établissement, la direction vie de campus et/ou le département Vie étudiante
Profil recherché
Connaissances
• Techniques et modes de communication écrite et orale.
• Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
• Notions de base de la vie étudiante en université.
• Connaissance des outils de bureautiques.
• Utilisation d’application spécifique (APOGEE).
• Appliquer la règlementation applicable au domaine et respecter les procédures.
• Connaitre l’organisation générale et le fonctionnement de l’établissement et de ses composantes.
• Compréhension et expression écrite et orale en anglais : niveau C1/B2
• Une troisième langue serait un plus
Savoir-faire – Compétences opérationnelles
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion précis
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Travailler en équipe et en relation partenariale
• Analyser et gérer les demandes d’information
• Garantir la confidentialité des informations et des données
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
Mettre en œuvre des procédures
• Garantir une démarche qualité
Savoir-être – Compétences comportementales
• Sens de l’organisation
• Rigueur / Fiabilité
• Sens relationnel
• Être force de proposition
Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant): Niveau IV - Baccalauréat ou diplôme équivalent
Compréhension et expression écrite et orale en anglais : niveau C1/B2 OBLIGATOIRE
Qui sommes-nous ?
REJOINDRE UNIVERSITÉ PARIS CITÉ
Ancrée au cœur de la capitale, Université Paris Cité figure parmi les établissements français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau, ses formations supérieures d’excellence, son soutien à l’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation.
Labellisée Idex depuis mars 2018, Université Paris Cité s’appuie sur ses enseignants, ses chercheurs, ses enseignants- chercheurs, ses personnels administratifs et techniques, ses étudiants, pour développer des projets scientifiques à forte valeur ajoutée, et former les hommes et les femmes dont le monde de demain a besoin.
Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant par la santé, Université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur fort de son identité.
Elle compte aujourd’hui 64 000 étudiants, 7 500 personnels, 138 laboratoires, répartis au sein de ses trois grandes Facultés en Santé, Sciences et Société et Humanités et de l’institut de physique du globe de Paris.
Rejoindre Université Paris Cité c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle mais aussi de la curiosité et de l’ouverture aux autres et au monde
Descriptif du service
PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE
Le pôle Vie étudiante a pour mission au sein de la DGD Vie de campus, d'accueillir, d'informer et d'orienter l'ensemble des étudiantes et étudiants de l'université en matière d’aides financières, de titres de séjour, de logement, d’aide numérique et de vie quotidienne. Il est organisé en deux guichets
Vie étudiante sur le campus Grands Moulins et le site d'Odéon et est composé de 8 agents.
À propos de l'offre
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• Déplacements réguliers entre les différents sites et campus de l’université
• Participation aux évènements universitaires. L’agent pourra être sollicité le week- end pour des évènements auxquels participe le pôle vie étudiante -
Susceptible d'être vacant à partir du 01/12/2024
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Gestionnaire de scolarité
