Gestionnaire H/F
Référence : 2024-1669811
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Direction de l'administration pénitentiaire - DISP STRASBOURG
- Localisation : MAISON CENTRALE ENSISHEIM
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Vos activités principales
Secrétariat de direction :
- Traitement du courrier entrant : ouverture, enregistrement, ventilation direction et divers services.
- Traitement du courrier sortant : rédaction, mise en forme, classement, envoi, suivi.
- Mise en forme, distribution et affichage notes de services et informations diverses.
- Gestion documents : labellisation (quartiers arrivant et sortant), recherche documentaires diverses...
- Suivi et réponse avocats dans le cadre des recours des PPSMJ.
- Suivi des délégations de signature, des habilitations, des astreintes.
- Mission ponctuelle venant de la direction (organisation de visites, de réunions, de la prestation de serments des nouveaux agents).
- Organisation Conseil évaluation (mise en forme du rapport d’activité : invitations membres de droit, prise de note, rédaction PV).
Ressources Humaines :
- Accueil agents nouvellement nommés, gestion des boites aux lettres.
- Gestion des dossiers individuels (papier et virtuel): saisie dans le logiciel Harmonie des CMO, Compte Epargne Temps, modification de position administrative (temps partiel, disponibilité…etc. et, travail en synergie avec le gestionnaire de paye à la DI.
- Transmission des informations dans le domaine des ressources humaines, de l’action sociale et suivi des demandes.
- Transmission des informations relatives aux campagnes de mobilité, concours, recrutements et suivi des demandes.
- Suivi et préparation des évaluations et des notations annuelles des agents des différents corps présents à l’établissement.
- Suivi et enregistrements des absences dans le logiciel ORIGINE : des personnels de direction, administratifs et techniques.
- Gestion de la médecine de prévention.
- Gestion des accidents de travail / trajet (enregistrement, saisie dans le logiciel Harmonie, alimentation des tableaux, paiement de factures).
- Gestion des congés bonifiés.
- Gestion de l’assistance juridique (protection statutaire).
- Aide à la gestion des Compte Epargne Temps.
- Transmission au gestionnaire de paye à la DI. : vacations assesseurs, professeur de sport
Nombre d’agents à encadrer
☐ A ☐ B ☐ C ✔ Sans objet
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale ☐ Oui ✔ Non
Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…)
Un bureau comprenant un ordinateur portable et un téléphone. Il aura accès aux logiciels, ORIGINE et HARMONIE
Contraintes, sujétions :
Le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié, relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire.
Profil recherché
Corps / Grade : ADJOINT ADMINISTRATIF
Vos principales compétences à mettre en œuvre :
Connaissances :
Statut général de la fonction publique
Connaissance des outils bureautiques (Word-Excel)
Connaissance souhaitée du logiciel RH (Harmonie)
Savoir-faire :
Sens de l’organisation et de la priorisation des tâches
Esprit d’initiative
Disponibilité
Adaptabilité
Polyvalence
Savoir-être :
Respect de la confidentialité, discrétion
Sens des relations humaines et esprit d’équipe
Expériences professionnelles antérieures souhaitées
Avoir des notions et un intérêt pour les ressources humaines et le secrétariat
Offres de formation associées à votre prise de poste
A étudier en fonction du profil retenu
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- SAHLER TIMOTHEE /Timothee.sahler@justice.fr / 03 89 83 47 87
- Madame Marie Thérèse TERROM marie-therese.terrom@justice.fr 03 89 83 47 64
Qui sommes-nous ?
Les activités du service
Le service Secrétariat de Direction - Ressources Humaines est en charge:
- De tâches de secrétariat de direction (courrier, notes de service, suivi des astreintes, habilitations, délégations de signature, rédaction de PV de réunions …).
- D’organisation de visites, de réunions à la demande des personnels de direction de l’établissement.
- De la gestion administrative de proximité des personnels de l’établissement en synergie avec le gestionnaire de paye de la Direction Interrégionale du Grand Est.
- De la gestion des dossiers de congés bonifiés.
- De la gestion de la médecine de prévention.
- De la gestion des accidents de travail (déclaration, suivi, paiement des factures).
- De la gestion des remboursements santé.
- De la gestion des Comptes Epargne Temps.
- De la gestion de l’assistance juridique (protection statutaire) .
Composition et effectifs du service
Une Secrétaire Administrative Chef de service et deux Adjoints Administratifs
Votre hiérarchie
La Secrétaire Administrative chef de service sous l’autorité directe de l’Attaché d’Administration de l’Etat de l’établissement
Vos interlocuteurs métiers
Les personnels de l’établissement , les personnels de la DISP
À propos de l'offre
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Peuvent faire acte de candidature les fonctionnaires titulaires ou les contractuels à durée indéterminée (CDI) à la date d’ouverture de la période de mobilité.
Organisation du travail :
36 heures 20 du lundi au vendredi (soit 10 demi-journées) – Horaires variables
Restauration :
Administrative (MESS) -
Durée d’affectation attendue sur le poste : 2 ans
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Vacant à partir du 01/03/2025
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Secrétaire
