Gestionnaire pédagogique dpt informatique
Référence : 2023-1432972
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université Paris 8
IUT DE MONTREUIL - Localisation : iut de Montreuil -140 rue de la nouvelle France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD de 6 mois
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
· Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que l'orientation et l'information des interlocuteurs internes et externes (étudiants, enseignants, administratifs, etc.),
· Participer à l'organisation et à la gestion des campagnes de candidatures et de réinscription des étudiants et procéder aux inscriptions administratives des étudiants,
· Gérer des dossiers étudiants de leur inscription pédagogique à l'édition du diplôme,
· Saisir les résultats dans le SI scolarité, les notes, les décisions des jurys et éditer les relevés des notes, les PV, et publier les résultats,
· Gérer les conventions de stages (s'assurer auprès du responsable référent de la bonne conformité des documents avant mise à la signature à la direction, …),
· Gérer et suivre les enseignants vacataires pour la constitution de leur dossiers administratifs,
· Préparer les documents relatifs aux instances (réunion et conseil de département),
· Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs, etc.), les reproduire et les diffuser,
· Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité des courriers,
· Classer et archiver les documents,
· Gestion des commandes (devis et bon de commande interne),
· Gérer les stocks de papeterie, cartouches, etc. du département,
· Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés,
· Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du département,
· Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité,
· Participer à la gestion collective du département (suivi des étudiants, statistiques, journée portes ouvertes, élections, remise des diplômes, préparation de salle d'examens etc),
· Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion du département.
Profil recherché
Compétences principales
· Connaissance du fonctionnement de l'université et de l'IUT,
· Connaissance des règles de scolarité en vigueur,
· Connaissance des droits et obligations des fonctionnaires,
· Connaissances technique du secrétariat administratif,
· Maitrise des outils informatiques (bureautique, messagerie),
· Maitrise du logiciel Apogée.
Compétences associées
· Savoir accueillir, écouter, agir
· Avoir le sens des relations avec les étudiants, les enseignants permanents, les chargés de cours,
· Organiser et planifier ses activités,
· Travailler en équipe avec de nombreux interlocuteurs,
· Informer, conseiller et rendre compte à sa hiérarchie,
· Rechercher l'information, la vérifier, la classer,
· S'exprimer avec aisance tant à l'écrit qu'à l'oral,
· Avoir une connaissance des règles de scolarité,
· Bien connaître le système d'information,
· Connaitre et comprendre l'organisation, le fonctionnement et l'activité tant de l'IUTR que de l'université.
Savoir être
· Avoir des aptitudes à se former à de nouveau logiciels,
· Autonomie, méthode et rigueur,
· Esprit d'initiative et ses des responsabilités,
· Sens du service public,
· Qualités relationnelles, écoute et disponibilité.
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Qui sommes-nous ?
L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.
Quelques chiffres :
- 23 935 étudiants,
- Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Economie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités
- 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Etudes Européennes et l’Institut Français de Géopolitique
- 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
- 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans
- 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.
L’université de Paris 8 est membre de la COMUE Paris lumière avec l’université de Nanterre et fait partie du Campus Condorcet.
Descriptif du service
Le gestionnaire pédagogique et administratif assure la gestion administrative et pédagogique des étudiants depuis leur inscription administrative jusqu’à la délivrance de leur diplôme et le secrétariat administratif du département en collaboration avec l’ensemble des enseignants sous la double autorité, déléguée par la directrice de l’IUT, du Chef du département concerné et de la Responsable administrative et financière de l’IUT.
Il assure le suivi de certains dossiers confiés au chef de département qu’il assiste, ainsi que la gestion des relations internes et externes du département. Il intervient dans la gestion administrative des activités de recherche au sein du département, en lien avec le responsable de l'équipe locale de recherche.
À propos de l'offre
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/01/2024
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Gestionnaire de scolarité
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Domaine: Enseignement et formation
Conseiller formation (F/H) - CNFPT DELEGATION REGIONALE ILE DE FRANCE
