Gestionnaire planning
Référence : 2025-2030700
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Ecole des Hautes Etudes en Sciences Sociales (EHESS)
- Localisation : 54 boulevard raspail-75006 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
MISSIONS
Le.La gestionnaire participe à l'élaboration des plannings des enseignements et des activités de l'EHESS. Il.Elle prend en charge les activités suivantes et assure une circulation fluide des informations dans le service et auprès des structures internes et externes, notamment l'EPCC.
Une formation aux applications métier sera assurée lors de la prise de fonction.
GESTION DU PLANNING DES ACTIVITES D’ENSEIGNEMENT
- Contribuer au contrôle de la saisie des propositions d’enseignement dans NEOBAB (application dédiée au recueil et à la publication de l'offre d'enseignement de l'établissement)
- Contribuer à l'élaboration des emplois du temps : Positionner les enseignements en respectant le calendrier universitaire, les contraintes de locaux, les effectifs étudiants.
- Saisir les emplois du temps dans l'application ADE (logiciel de planification des enseignements) et traiter les demandes de modification d’emploi du temps
- Assurer les réservations de salles pour les soutenances de thèses, les comités de suivi de thèse, les soutenances de mémoire de master.
- En cas de modification de l’emploi du temps : assurer la mise à jour des applications ADE et NEOBAB
- Optimiser la gestion des salles
- Participer à la fiabilisation des heures d'enseignement saisies en perspective du contrôle du service des enseignants
- Faire des extractions basiques depuis le système d’information
GESTION ADMINISTRATIVE DU SERVICE
- Participer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures, des documents.
- Alimenter les tableaux de suivi d’activité et signaler les anomalies
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- En lien avec DRH et la DEVE, assurer la gestion administrative des campagnes de recrutement des attachés temporaires d’enseignement et de recherche : Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- En lien avec la DEVE et la DRH, assurer la gestion administrative des campagnes de recrutement des vacataires d’enseignements : Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Evolution possible du poste, en fonction de l’évolutions des missions du service. Une capacité à acquérir des compétences informatiques nouvelles est attendue.
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES
Connaissances
- Connaissance du système universitaire et de l'organisation des études au sein de l'enseignement supérieur
- Connaissance d’ADE et des outils bureautiques
Compétences opérationnelles
- Maitriser les applications et outils informatiques
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Respecter et faire respecter les procédures aux interlocuteurs internes et externes
- Être rigoureux dans le traitement des dossiers
- Être force de proposition pour l’amélioration du fonctionnement du service
- Esprit d'équipe et aptitude à travailler en collaboration.
Compétences comportementales
- Rigueur/fiabilité
- Grande réactivité
- Sens de l’organisation
Travailler en équipe
PROFIL RECHERCHE
- Baccalauréat exigé pour les agents contractuels
- Une expérience sur ADE d’au moins une année souhaitable
- Première expérience au sein d’un établissement d’enseignement supérieur appréciée
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL
L'Ecole des hautes études en sciences sociales (www.ehess.fr) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, « grand établissement » assurant une mission de recherche dans le domaine des sciences humaines et sociales et de formation à la recherche. L'établissement accueille 3 000 étudiants dont 1 300 doctorants (avec près de 200 thèses soutenues par an dans toutes les disciplines des sciences sociales) et autant de masterants. L’EHESS accueille également 38 unités de recherche organisées autour d'un domaine, d'une approche ou, pour un tiers d'entre elles, d'une « aire culturelle ». En leur sein, plus de 500 enseignants et chercheurs développent les savoirs, forment et encadrent les étudiants de master et les doctorants. Ils sont soutenus par près de 250 personnels administratifs et d’appui technique à la recherche.
L’EHESS est implantée dans plusieurs villes (Paris - Aubervilliers – Lyon - Toulouse – Marseille) et est membre fondateur de l’Etablissement public Campus Condorcet (EPCC).
Descriptif du service
La direction des enseignements et de la vie étudiante (DEVE) est chargée d’assurer la gestion administrative et pédagogique de la scolarité des étudiants, la gestion de l’ensemble des missions et questions liées au doctorat, le suivi de l’offre de formation et des enseignements, l’accueil, l’information et l’orientation des étudiants au sein de ses formations, la professionnalisation, le traitement des conventions de stage, l’accompagnement des étudiants en situation de handicap, la vie étudiante.
Le service des enseignements (composé de 3 agents) organise et assure la diffusion des activités d’enseignement de l’EHESS. En lien étroit avec l’Etablissement public Campus Condorcet, il assure l’élaboration des plannings des enseignements sur le Campus et sur les autres implantations.
Le·la gestionnaire administratif·ive est placé·e sous l’autorité hiérarchique de la responsable du service des enseignements.
À propos de l'offre
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Niveau de recrutement : Technicien (Catégorie B)
BAP et emploi-type : J2C42 – Technicien-ne en gestion administrative
Niveau de rémunération :
- Agents titulaires : rémunération indiciaire et régime indemnitaire statutaires (y compris complément indemnitaire annuel)
- Agents contractuels : selon profil et expérience (+prime de fin d’année)
Localisation du poste : Direction des enseignements et de la vie étudiante (DEVE)/Service des enseignements
54 boulevard Raspail
75006 PARIS
Poste à temps complet, ouvert aux agents titulaires par voie de mobilité interne ou externe et le cas échéant aux agents contractuels (par CDD de 24 mois renouvelable)
Dans le cadre de notre politique d’inclusion, nos postes sont ouverts à toutes et tous. Des aménagements de poste à destination des personnels en situation de handicap peuvent être mis en place pour garantir l’accessibilité et l’exercice des missions dans les meilleures conditions.
Poste à pourvoir immédiatement
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Vacant à partir du 26/08/2025
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Gestionnaire de scolarité
