Gestionnaire scolarité – 2ème cycle
Référence : 2025-1871152
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université d'Angers
Université d'Angers - Localisation : Université d'Angers-Facutlé de Santé-Site Amsler
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels A partir de 22.000€ (grilles) € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Gestion de l’étudiant :
- Réalisation des inscriptions administratives (dont transferts) et pédagogiques
- Délivrance des certificats de scolarité et diverses attestations
- Établissement et suivi des conventions de stage
- Gestion des fiches d’évaluation du stage, gestion des émargements en TP obligatoires
- Mise à jour de pages Moodle
- Diffusion d’informations de nature variée (usage des « listes de diffusion par email », espace MOODLE, page web)
Assistance aux enseignements :
- Diffusion des informations auprès des étudiants et des enseignants-chercheurs (emplois du temps initiaux et leurs changements, cursus, détail de la formation)
- Proposition du calendrier des périodes d’enseignement
- Détermination des locaux d’enseignement
- Saisie réservations sur l’application CELCAT, modélisation éléments pédagogiques sur APOGEE
- Gestion des enseignements optionnels : inscriptions, plannings et examens, suivi validations
Gestion des Examens :
- Élaboration et diffusion des plannings des examens, réservation des salles sur CELCAT
- Convocation des responsables d’épreuves et des surveillants
- Préparation matérielle des examens dématérialisés : salles d’examens, recueil des sujets (dont épreuves sur plateforme THEIA, examens sur tablettes), préparation des épreuves (dont celles sur plateforme THEIA), paramétrage, transmission, récupération et gestion des résultats
- Saisie des notes provisoires et définitives avant puis après la réunion du jury, édition des procès-verbaux du jury sur APOGEE, publication résultats et mises en annales des sujets
- Édition des relevés de notes, attestations de réussite et assurer leur distribution
- Prise en compte des modifications des modalités de contrôle des connaissances et validations
Secrétariat – Renseignements :
- Rédaction de courriers courants, utilisation des listes de diffusion aux étudiants, messagerie
- Réponse aux enquêtes pédagogiques et statistiques
- Archivage des différentes pièces administratives
- Classement et gestion des informations relatives à la formation (enseignements, stages, etc.)
- Accueillir et informer les étudiants, les enseignants-chercheurs, et répondre aux diverses demandes provenant de l’extérieur
- Reprographie de l’ensemble des documents liés aux activités du poste
Participation aux activités transversales du service scolarité – Département de médecine :
Aide aux activités de la scolarité 2ème cycle (gestion des optionnels ; organisation, assistance à la coordination et pilotage des ECOS ; préparation matérielle Examens Nationaux ; organisation dématérialisée avec enseignants des conférences EDN et conférences ECOS ; gestion des examens de LCA ; gestion espaces Moodle)
Profil recherché
Savoirs :
- Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur, environnement professionnel
- Connaissance de la réglementation afférente à la scolarité des étudiants
- Réglementation régissant les examens
Savoir-faire :
- Intérêt pour la nouveauté dans le travail (modifications des modalités d’organisation pédagogique/administrative, nouveaux outils : modernisation avec examens dématérialisés/informatiques sur les plateformes THEIA/UNESS, gestion d’espaces de ressources MOODLE)
- Savoir hiérarchiser les tâches, organiser et planifier son activité en tenant compte des contraintes et échéances
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Maîtrise souhaitée des applications APOGEE (inscriptions/examens/modélisation) et CELCAT (planification des locaux, emplois du temps)
- Aisance et intérêt dans l’emploi des outils informatiques de gestion administrative (logiciels de bureautique, messagerie, Environnement
- Numérique de Travail)
- Savoir rechercher, vérifier et classer l’information
- Anticiper les évolutions des activités de son domaine
Savoir-être :
- Sens de l’organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Réactivité
- Capacité d’adaptation, à s’investir sur des projets, être force de proposition, esprit d’initiative
- Sens relationnel, savoir travailler en équipe, en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Capacité d’écoute, disponibilité
- Savoir être autonome sur des missions, confiance en soi
- Savoir prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Sens de l’accueil et information du public étudiant et enseignant
- Informer et rendre compte
- Sens de la confidentialité (informations et données), être discret
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Au cœur d’une région reconnue pour sa qualité de vie, l’Université d’Angers, 3è employeur du territoire, offre un environnement propice à l’épanouissement de ses personnels et étudiants.
Elle comprend 4 Facultés, 1 IUT, 1 école d’ingénieur, 1 IAE, 1 Institut de tourisme et 31 unités et structures fédératives de recherche.
Vous vous reconnaissez dans les valeurs d’innovation, de citoyenneté, de partage et d’accompagnement de l'Université d'Angers (UA) ? Rejoignez-nous !
Descriptif du service
La Faculté de Santé compte 6 départements d’enseignement (PluriPASS, Médecine, Maïeutique, Pharmacie, Sciences infirmières, Sciences de la Réadaptation) et un service de formation continue, 130 personnels administratifs et techniques, 230 enseignants titulaires, le tout au service d’une population de près de 5500 étudiants.
Le service Scolarité Médecine est composé de 13 personnels, avec à proximité immédiate, le service Scolarité PluriPASS et les secrétaires pour les étudiants en maïeutique. Le bureau Scolarité 2e cycle (3e à 6e années) est composé de 4 personnels (dont la Responsable du Bureau). Les périodes de forte activité se situent principalement en septembre-octobre, de janvier à mars, juin et juillet.
Le·la gestionnaire scolarité de 2ème cycle agit sous l’autorité de la Responsable de Scolarité 2e cycle (N+1), et du responsable Scolarité Médecine (N+2) de la Faculté de Santé.
Le/la gestionnaire scolarité 2ème cycle est en relation avec :
- les étudiants inscrits au 2e cycle
- les secrétaires/gestionnaires du 1er et 2ème cycle (de la 2ème à la 6ème année de médecine)
- les autres membres qui composent l’équipe Scolarité (y compris la secrétaire de l’École de Sage-Femme)
- les agents d’autres services de la Faculté de Santé (service informatique, ingénieurs pédagogiques, gestionnaire relations internationales, chargée d’accompagnement des étudiants, chargée de projets, etc.)
- le Directeur du Département Médecine, l’Assesseur à la pédagogie, les responsables d’années
À propos de l'offre
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L'activité s'exerce au sein du service scolarité-Examens fréquenté quotidiennement par les étudiants. L'activité peut entrainer des contraintes horaires (périodes d'examens, réunions, activités ponctuelles).
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Vacant à partir du 01/05/2025
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Gestionnaire de scolarité
